Vom Berichtswesen zu Business Intelligence

Vom Berichtswesen zu Business Intelligence Optimal informiert Unternehmensziele erreichen Camelia Caraban Prinicpal Sales Consultant Switzerland, Germany and Nordics Oracle Software (Schweiz) GmbH Betriebliches Berichtswesen auch als Reporting bekannt, bezeichnet die Gesamtheit der Tools und Maßnahmen eines Unternehmens zur Ausgabe von Informationen über den Betrieb, seine Umwelt und seine Mitarbeiter in Form von Berichten. Früher verstand man unter Berichten Auswertungen oder Listen in Papierform. Heutzutage können sie zwar in elektronischer Form generiert werden, bieten auf den zweiten Blick allerdings keine wesentlichen Vorteile gegenüber der Papierform. Dies ist vor allem auf den statischen Charakter dieser Berichte zurückzuführen. Der Eindruck des Fortschrittes ist hier nur subjektiv, weil man in elektronischer Form auch nichts anders macht, als ’sich Listen zu ziehen’. Die Frage stellt sich: Reicht das in der betrieblichen Human Ressources Praxis? Sehr oft zeigt sich im HR-Alltag, dass eine solch pragmatische Vorgehensweise unzulänglich ist. Zwar liegt eine große Datenmenge vor, zum Beispiel die Mitarbeiterliste eines Grossunternehmens, die Bestimmung der Relevanz dieser Informationen jedoch, ist jedem einzelnen User überlassen. Um die richtigen Schlüsse zu ziehen, zum Beispiel Abweichungen zu identifizieren, sollte der User über umfassendes praktisches Erfahrungswissen verfügen. Da dieses Erfahrungswissen nur in seltenen Fällen vorliegt, bietet sich die Nutzung eines Performance Measurement Systems an, wie zum Beispiel Balanced Scorecard. In einer Balanced Scorecard stehen Key Performance Indicators (KPI) für individuelle Strategie und Vision eines Unternehmens. Diese Kennzahlen gehen über klassische Finanzaspekte hinaus und decken den Einfluss personalbezogener Faktoren, wie zum Beispiel Mitarbeiterentwicklung, - zufriedenheit, -loyalität, oder -potential ab. Alle Berichte, Auswertungen und Ergebnisse sind daraufhin ausgerichtet, den Fortschritt gegenüber den KPIs zu ermitteln. Feste Orientierungswerte erleichtern die Interpretation der Daten, was sich in der Praxis als ein beträchtlicher Fortschritt gegenüber dem klassischen Reporting erweist. Sind nun mit einem Performance Measurement System alle Anforderungen erfüllt? Trotz offensichtlicher Vorteile eines solchen Konzeptes bleiben in der Praxis immer noch Wünsche offen. Selbst wenn der aktuelle Status und die Relation zum KPI bekannt ist, bleibt es beispielsweise offen, mit welchen Maßnahmen das Ziel erreicht werden kann. In solchen Situationen könnte Business Intelligence die richtige Lösung bieten. Mehr als nur automatisiertes Reporting, bietet Business Intelligence Möglichkeiten, Daten aus verschiedenen Perspektiven auszuleuchten, Trendprojektionen vorzunehmen, Benachrichtigungen bei Abweichungen von festgesetzten Wertintervallen zu erkennen und Vorschläge zu Kurskorrekturen zu erhalten. Sollte beispielsweise die Mitarbeiterfluktuation in einem Funktionsbereich eine kritische Schwelle erreicht haben, erhält der Benutzer eine entsprechende Warnung, die zur Datenanalyse auffordert. Mögliche Gründe für den aktuellen Zustand werden dem Benutzer zur Verfügung gestellt. So kann die Fluktuation beispielsweise auf freiwillige oder unfreiwillige Gründe zurückgeführt werden. Dadurch ist der User in Lage die Ursachen zu bewerten und entsprechende Korrekturschritte einzuleiten. Welche Voraussetzungen sollten erfüllt werden, damit Business Intelligence erfolgreich in einem Unternehmen eingesetzt werden kann? Bei der Suche nach der richtigen Lösung sollten die verschiedenen integrierten und vorkonfigurierten BI Module in Betracht gezogen werden. Als Data Warehouse Lösungen bieten sie Anbindung an das HR-System, vorkonfigurierte ETL-Tools (Extract, Transform, Load), die Daten aus dem Transaktionssystem mit einer bestimmten Logik extrahieren. Die Daten werden in einem Data Warehouse geladen und zur Visualisierung bereitgestellt. Vielfach bieten BI Applikationen auch vorkonfigurierte Berichte, Dashboards, Cockpits, etc um das System schnell nutzbar zu machen. Beispielarchitektur der Bestandteile einer BI-Lösung Betrachtet man eine vorkonfigurierte und integrierte Business Intelligence Lösung, die vollständig in die HR-Umgebung integriert ist, im Vergleich zu einem klassischen Data Warehouse Projekt, so gelangt man schnell zu der Einsicht, dass die Vorteile einer vorkonfigurierten Lösung überwiegen. Diese sind vielfältig und zeigen sich bereits auf der Benutzeroberfläche, die sich von derjenigen im transaktionalen HR- System nicht unterscheidet. Doch es liegen noch weitere Vorteile auf der Hand. Integration in das Transaktionssystem bedeutet einheitliche Datensicherheit und Datenzugriff, einmalige Anmeldung an das System und nahtlosen Wechsel zwischen der Graphisches Beispiel von BI- analytischen und Auswertungen transaktionalen Ebene. Neben diesen offen- sichtlichen Vorteilen, gibt es noch weitere auf der technischen Ebene. Die Vorkonfiguration der ETLs, der Star Schemas, des Data Warehouse, und der Berichte und Dashboards bietet einen entscheidenden Vorteil sowohl im Hinblick auf Kosten als auch auf Zeit, Aufwand und Benutzerakzeptanz. Die Systemstarrheit, die irrtümlicherweise der Integration und Vorkonfiguration angelastet werden könnte, ist in diesem Fall unbegründet. Einerseits kann die vorkonfigurierte Lösung als sinnvolles, zeitsparendes Startpaket angesehen werden, welches andrerseits flexibel ausgebaut werden kann. Customizations und Eigenentwicklungen im HR-System können beispielsweise durch Anpassungen der ETLs mit ausgewertet werden. Weitere Datenquellen, etwa Excel, Access oder andere, komplexe ERP- Systeme, lassen sich in das Gesamtkonzept einbinden. In Zeiten von GRC (Governance, Risk & Compliance) sollen Unternehmen auf der einen Seite formellen Anforderungen und Regeln gerecht werden, wobei Datensicherheit, Nachweisbarkeit und Transparenz groß geschrieben werden. Auf der anderen Seite streben sie nach wie vor eine stetige Steigerung der Kosteneffizienz, Optimierung des Ressourceneinsatzes und Verbesserung der Produktivität und des ROI an. Um beide Ziele gleichermaßen zu erreichen, ist die Wahl der richtigen Technologie, die in der Lage ist Informationen vollständig, zeitgerecht und für den User maximal nutzbar aufbereitet zu liefern, der Schlüssel zum Erfolg. Kontakt zum Autor: camelia.caraban@oracle.com