Dokumentenmanagement mit dem i4200-Scanner von Kodak

OrganisatiOn Dokumentenmanagement Herkulesaufgabe Er scannt und scannt und scannt, acht Stunden täglich, und dies Monat für Monat – noch bis weit ins Jahr 2011 hinein ist der Kodak i4200-Scanner bei der Hausverwaltung Haus & Grund Kiel damit beschäftigt, insgesamt rund 50.000 Mieter- und Objektakten vom Papier- ins Digitalformat zu verwandeln. kostengünstig in das neue System überführen kann. Da ein Outsourcing zu teuer gewesen wäre, nahm sich Michael Raddatz eine Mus- terakte und machte sich auf nach Hannover zur CeBIT, um dort vor Ort verschiedene Scan- ner einem „Live-Härtetest“ zu unterziehen. „Unsere Belege sind teils sehr alt und teils in scheußlichem Zustand. Die ältesten Akten reichen zurück bis ins Jahr 1964“, erklärt der Systemadministrator. „Das ist ein Mischmasch aus dick und dünn, Postkarten- bis Übergrö- ße, extrem vergilbtem Pergamentpapier, Fotos und aufgeklebten Tesa-Zetteln. Jede Akte ist so zwischen 100 und 200 Seiten stark.“ Im Gegensatz zu vielen anderen Herstel- lern war das Standpersonal von Kodak begeis- tert über die Herausforderung und tatsächlich bewältigte das i4000-Demomodell am CeBIT- Stand die Aufgabe mit Bravour und viel besser als alle seine Konkurrenten, sowohl was Ge- schwindigkeit angeht wie auch die schnelle Unterscheidung der unterschied- lichen Formate und die Lesbarkeit des End- ergebnisses. U Der ELO-Partner icon GmbH empfiehlt m die Herausforderung zu Serie auf dem Markt verfügbar war. Im Rah- ebenfalls die Kodak-Technologie: „Mit der meistern, riesige Mengen men einer Neustrukturierung der Aufgaben- i4000-Serie adressiert Kodak mittelständische an Akten zu digitalisieren, gebiete wurde es vor einiger Zeit notwendig, Firmen, die ihre Eingangspost produktiv und suchte die Hausverwaltung dass die Haus & Grund-Mitarbeiter mehrerer kostensparend digitalisieren wollen“, sagt Haus & Grund aus Kiel ei- Abteilungen an unterschiedlichen Standor- Matthias Rump von icon, der das DMS-System nen Scanner, der Geschwin- ten gleichzeitig auf alle Mieter- oder Objektak- ELOprofessional und die Scanlösung bei der digkeit, Qualität und Zuverlässigkeit mit ei- ten zugreifen können. Mit den vorhandenen Haus & Grund verkauft hatte. „In Kombination ner einfachen Handhabung verbindet. Recht klassischen Hängeordnern war das natürlich mit der bewährten Capture-Pro-Software hat schnell kam man auf Produkte des Stuttgarter nicht realisierbar. der neue Scanner auf breiter Linie überzeugt.“ Unternehmens Kodak. Weitere Features wie eine Smart-Touch-Funk- „Der Kodak i4200 erfüllt unsere An- tion ermöglichen es, digitale Dokumente per TaUsende von akTen forderungen zu 100 Prozent“, sagt Michael Knopfdruck an typische Ziele wie beispiels- Raddatz, Systemadministrator des Kieler Tra- Vor diesem Hintergrund wurde die Ent- weise E-Mail, Desktopanwendungen, Netz- ditionsunternehmens. Schon auf der diesjäh- scheidung zur Einführung eines elektroni- werkordner und Microsoft SharePoint-Server rigen CeBIT in Hannover war das Haus & schen Dokumentenmanagement-Systems zu verschicken. Grund-Team so begeistert, dass man das Vor- getroffen; die Wahl fiel schließlich auf die Lö- Das Haus & Grund-Team war so beeindruckt führgerät als Leihgabe gleich mitnahm – noch sung ELOprofessional. Die Frage dabei war, von der Leistung und den kompakten Abmes- bevor der brandneue Scanner überhaupt in wie man Tausende von Altakten effizient und sungen des Scanners, dass die Hausverwaltung 2 FACTS SPECIAL ging bei Kodak. Denn auf einige der typischen Fotomotiven, etwa Schimmel auf weißer Wand, kann die automatische Farberkennung nicht angewendet werden. In Graustufe ist dann allerdings das Motiv nur noch schlecht zu sehen. Die durchgängige Farbwiedergabe erlaubt es Haus & Grund Kiel, die Scanauflö- sung etwas zu reduzieren, was die Images um durchschnittlich zwei Drittel verkleinert. Die Vorteile bei Speicherplatz und Zugriffsge- schwindigkeit wiegen die minimal niedrigere Scangeschwindigkeit bei Weitem auf. DMS-Technologie und der i4200-Scanner von Kodak ermöglichen der Haus & Grund heute eine effizientere Arbeitsweise und schnellere Informationsflüsse. Die Mieter pro- fitieren davon, dass ihre Sachbearbeiter sofort auf die benötigten Unterlagen zugreifen kön- nen, falls diese schon digital vorliegen. Nach- dem alle 8.500 Mieterakten gescannt sind, soll EInfAcHE BEDIEnUnG: Bei Haus & Grund in Kiel legte man großen Wert auf eine einfache der Kodak-Scanner als Nächstes die gut 40.000 Handhabung des Scansystems. Objektakten digitalisieren und sich nach und nach auch des gesamten Posteingangs anneh- die nächsten zwei Monate – bis das Serienmo- der Blätter übernimmt die integrierte Scan- men.