Effizientes Dokumentenmanagement durch schnelles Erfassen der Dokumente

LEISTUNGSTEST DMS-Scanner Für ein effizientes Dokumentenmanagement ist die Erfassung der Dokumente eine der wichtigsten Voraus- setzungen. FACTS stellt drei kompakte Scanner für den Schreibtisch vor und zeigt, was die Geräte leisten. D ie Archivierung von Doku- Dokumente immer noch häufig nicht in Datei- den ist, benötigt man für das professionelle menten wie beispielswei- form vor. Digitalisierte Dokumente lassen sich Einlesen von Dokumenten einen speziellen se Rechnungen, Diagram- besser archivieren, schneller wiederfinden Scanner, der besonders hohen Anforderungen men oder Lieferscheinen und sind vor allem, im Netzwerk abgelegt, von gewachsen ist. Ein solcher Scanner muss spielt gerade in kleinen allen Mitarbeitern abrufbar. schnell sein und mit den unterschiedlichsten und mittleren Unterneh- Dokumentenscanner sind die Schnittstelle Vorlagen klarkommen. Im besten Fall sollten men eine immer größer werdende Rolle. Ob- von der analogen zur digitalen Schriftgutver- beispielsweise die Mitarbeiter in der Poststel- wohl das „digitale Zeitalter“ schon längst waltung. Obwohl ein Scanner in Form eines le die Briefe öffnen und den Inhalt ungeachtet begonnen hat, liegt eine Vielzahl wichtiger Multifunktionsgeräts oftmals schon vorhan- von der Beschaffenheit auf den automatischen 36 FACTS SPECIAL 09_LT_DMS_Scanner_k6_j.indd 36 25.08.2011 17:37:48 Uhr Einzug des Scanners legen, – den Startknopf Nutzung lassen sich Papierzuführung und Ab- kumentenverwaltung, optischen Schrifter- drücken – fertig. lagefach einklappen, wodurch die Scanner kennung (OCR) und Bildbearbeitung ausge- FACTS hat drei Scanner der 1.000-Euro- weniger Stellfläche benötigen als kleine Tin- liefert. Eine direkte Netzwerkanbindung ist Klasse unter die Lupe genommen. Die kom- tenstrahldrucker (siehe Foto auf Seite 42). bei allen drei Modellen nicht vorgesehen. pakten Scanner DR-M160 von Canon, fi-6130 Für den Anschluss an einen Arbeitsplatz- von Fujitsu sowie i2600 von Kodak bieten nicht rechner setzen die Hersteller für die schnelle KLEIN, ABER OHO nur wertvolle Funktionalitäten in einer papier- Datenübertragung auf eine USB-2.0-High- intensiven Arbeitsumgebung, die Geräte neh- speed-Schnittstelle. Alle drei Modelle werden Trotz der geringen Baugröße liefern die men auch kaum Platz in Anspruch. Nach der mit einem kompletten Softwarepaket zur Do- Geräte eine respektable Scanleistung. SPECIAL FACTS 37 09_LT_DMS_Scanner_k6_j.indd 37 25.08.2011 17:37:51 Uhr LEISTUNGSTEST DMS-Scanner Während die Modelle von Kodak und oder Versicherungsanträge, Darlehensverträ- trasensoren sorgen dafür, dass keine doppel- Canon mit einer maximalen Scangeschwin- ge, medizinische Überwachungsdaten und ten Vorlagen eingezogen werden und ausge- digkeit von 50 beziehungsweise 60 Seiten pro Protokolle stellen kein Problem dar. klügelte Feeding-Technologien ermöglichen Minute (sowohl im Schwarzweiß- als auch im Ganz besonders punktet in diesem Bereich darüber hinaus sogar den Einzug von runden, Farbmodus) arbeiten, erfasst der etwas lang- der Kodak i2600, der Vorlagen mit einer Länge sehr dünnen oder besonders dicken Vorlagen. samere Fujitsu fi-6130 nur 40 monochrome von über vier Metern einscannt. Im FACTS- Ein Vorteil des fi-6130 von Fujitsu ist die opti- und 30 Farbseiten. Diese Grundleistung wirkt Test wurde auch diese Funktion getestet. Ein onale Flachbett-Leseeinheit, die beispielswei- sich natürlich auch auf das vom Hersteller ganz normales Banner von zwei Metern Länge se das Scannen aus Zeitungen zulässt. empfohlene Einsatzvolumen aus. Hier gibt bereitete keinem der Scanner ein Problem. Canon 7000, Kodak 4000 und Fujitsu 2000 Sei- Das Banner mit einem ausgestanzten Fenster AUF DEN PUNKT ten pro Monat an. allerdings konnte nur der Kodak-Scanner ein- Die Scanner können eine Vielzahl unter- lesen. Die beiden anderen Geräte zerrissen die Die vom Hersteller angegebene Grundge- schiedlicher Vorlagen verarbeiten – von Visi- Testvorlage. schwindigkeit wird in allen Fällen bei einer tenkarten im A8-Format bis hin zu A4-Papier. In puncto Laufsicherheit gab es beim Test voreingestellten Auflösung von 200 dpi einge- Auch Dokumente mit Überlänge, wie Kredit- bei allen Systemen nichts zu beanstanden. Ul- halten. Ein Unterschied ist erst dann bemerk- INFO So testet FACTS Die von den Herstellern angegebene Geschwindigkeit pro Minute besagt grundsätzlich nur, wie schnell ein Scanner Papier durch den Einzug ziehen kann. Die Zeit, die das Gerät benötigt, um Daten aufzubereiten und abzuspeichern, bleibt FACTS ermittelt die Scangeschwindig- dabei oft unberücksichtigt. FACTS hat anhand verschiedener Scanjobs die tatsächliche Geschwindigkeit der Systeme ermit- keiten pro Minute in umfangreichen telt und die Produktivität der einzelnen Aufgaben errechnet. Das bedeutet: Im Idealfall speichert eine 20-Seiten-Maschine und praxisnahen Tests. nach 60 Sekunden 20 Vorlagen – dann liegt die Produktivität bei 100 Prozent.