Fachartikel: Dokumenterstellung und Output Management in der Cloud – Chancen und Hindernisse

Fachartikel: Dokumenterstellung und Output Management in der Cloud – Chancen und Hindernisse – ca. 12.000 Z Zweifellos ist Cloud Computing derzeit in der Branche der meistdiskutierte innovative Ansatz zur Bereitstellung von IT-Leistungen. Im Folgenden wird diskutiert, was das Prinzip Cloud für Unternehmen bedeutet, die die Produktion und den Versand großer Mengen qualitativ hochwertiger Geschäftsdokumente als zentrales operatives Geschäft betreiben. Wie können also Unternehmen vom Paradigmenwechsel des Cloud Computing profitieren? Oder ist daran auf absehbare Zeit nicht zu denken, weil dieser Ansatz die hohen Anforderungen an Sicherheit, Compliance, Interoperabilität und Integration in heterogene IT-Landschaften gar nicht erfüllen kann. Die Meinungen darüber gehen stark auseinander, das Thema polarisiert in hohem Maße. Die Aussichten: verbreitet wolkig Laut Untersuchungen des IDC Verlags wurden 2009 weltweit 17 Milliarden Dollar mit Cloud Computing umgesetzt. Die daraus abgeleiteten Prognosen sprechen von 26% Prozent durchschnittlichem Wachstum für die nächsten fünf Jahre.1 Und auch die Studien für den deutschen Cloud-Markt sprechen von Wachstumsraten mit jährlich etwa 40% bis zum Jahr 2015.2 Dass in diesem neuen Marktsegment eine enorme Dynamik steckt, ist nicht von der Hand zu weisen. Um uns auf die hier relevanten charakteristischen Cloud-Merkmale zu verständigen, ziehen wir die Definition des BITKOM heran: „Cloud Computing ist eine Form der Bereitstellung von gemeinsam nutzbaren und flexibel skalierbaren IT-Leistungen durch nicht fest zugeordnete IT-Ressourcen über Netze.“3 Bei dem Leistungsangebot für den eingangs genannten professionellen Nutzerkreis geht es um „SaaS“, Software as a Service mit allen Varianten der Text- und Dokumenterstellung – von der automatischen Dunkelverarbeitung im Hintergrund über halbautomatische Verarbeitung unter Mitwirkung von Sachbearbeitern und Fachabteilungen bis hin zum freien Individualbrief, der im Editor erstellt wird. Hinzu kommen Batch-Anwendungen und die Verarbeitung aller im Unternehmen erstellten Dokumente im gemeinsamen Output Management System. Wer letztlich in welcher Verantwortlichkeit die nötige Infrastruktur als „IaaS“ oder die Plattform als „PaaS“ bereitstellt, ist ein variantenreiches und wichtiges Thema, das im vertraglichen und nutzungsrechtlichen Bereich angesiedelt ist. In diesem Zusammenhang ist wohl davon auszugehen, dass Unternehmen dieser 1 Veröffentlicht auf der IDC Homepage unter der URL http://blogs.idc.com/ie/?p=543 (Stand April 2011) 2 Einzusehen unter http://experton-group.blogspot.com/2010/10/cloud-computing-der-markt-in_06.html (Stand April 2011) 3 BITKOM Leitfaden Cloud Computing – Was Entscheider wissen müssen. 2010, S. 15 Größenordnung zum Betrieb einer sogenannten Private Cloud mit sicherem Zugang für autorisierte Nutzer tendieren. Sie kann vom Kunden ganz oder teilweise „insourced“ oder einem externen Dienstleister nach dessen Vorgaben „outsourced“ betrieben werden. Dieser Cloud-Typ gestattet es zweifellos, grundlegende Anforderungen an Datenschutz, Daten- und Betriebssicherheit, Compliance und Investitionssicherheit umzusetzen. Aber eine vollständig privatisierte Cloud ist letztlich nichts anderes als Outsourcing auf anderer technologischer Basis. Das heißt, der Clou der Cloud geht verloren: Kostenersparnis durch Standardisierung und gemeinsame Ressourcennutzung. Hier kommt die Option der Mischform, der Hybrid Cloud ins Spiel. Sie verknüpft mehrere Clouds unterschiedlichen Typs miteinander und nutzt diese z.B. für Failover-Strategien oder zur Abdeckung von Belastungsspitzen. Denkt man also über eine Ablösung der heute auf dedizierten Ressourcen „konventionell“ – meist inhouse – betriebenen Anwendungen nach, so kommt wohl in erster Linie ein SaaS-Modell in einer Private bzw. Hybrid Cloud in Frage. Wie bereits angesprochen, verlangt diese potentiell höchst vielschichtige und verteilte Betriebsumgebung klar zugeordnete und in Service Level Agreements vertraglich vereinbarte Verantwortlichkeiten zwischen den neuen Geschäftspartnern Kunde, SaaS-Anbieter, Cloud-Provider, Netzwerkbetreiber und Enablern, die die Leistungen der Partner über entsprechende Cloud-Dienste integrieren. Up to the sky! Wie wirkt sich der Cloud-Ansatz im Hinblick auf die Software-Entwicklung und das Angebot des Providers aus? Was unterscheidet eine „bodenständig- hardwareorientierte“ Client- Server-Anwendung von einem cloud-betriebenen Dokumenten-Service mit integriertem Output Management? Dokumenterstellung und Output Management in der Cloud Webfähigkeit Grundlegende technische Voraussetzung für den Cloud-Betrieb ist eine geeignete Software- Architektur wie z.B. Java, die die Lösung plattformunabhängig macht und den uneingeschränkten Betrieb im Web gestattet. Speziell in der Textverarbeitung kommt einem im Browser betriebenen HTML-Editor große Bedeutung zu. Für die interaktive Online Brieferstellung heißt das etwa: einfache Auswahl von Brief- und Formulartypen, übersichtliche Eingabedialoge und Nutzung dynamischer Vorlagen, leichtes Einfügen von Textbausteinen und nicht zuletzt die vertrauten Editierfunktionen für die freie Textgestaltung im Rahmen des vorgegebenen Corporate Design. Für die Prozesse des nachfolgenden Output Managements ist das Prinzip des Benutzerkomforts auf die Administrationsebene des Systems zu übertragen, wenn es z.B. um den Nachdruck von Stapeln oder Einzeldokumenten geht, oder die Einrichtung neuer Ausgabeparameter. Hier darf das Niveau der Web-Lösung nicht hinter der Desktop-Variante zurückbleiben, sonst drohen Akzeptanzprobleme bei der Migration. Skalierbarkeit Typische Branchenanwendungen wie Quartals- oder Jahresendabrechnungen, personalisierte Massenmailings oder periodische Kundeninfos erzeugen einen stark schwankenden Ressourcenbedarf für Dokumenterstellung wie Output Management. Wie geschaffen für eine Cloud-Lösung mit per definitionem flexibel skalierbaren Ressourcen. Dies setzt jedoch voraus, dass auch die Anwendungs-Software für Textverarbeitung, Dokumenterstellung und Output Management horizontal skalierbar ist. Eine stateless Client- Server Architektur in Verbindung mit entsprechender Middleware ermöglicht es beispielsweise, die geforderten Performance-Ergebnisse problemlos durch Zuschaltung weiterer Ressourcen zu erreichen. Datenversorgung Ein zentrales Thema des Anwendungs-Designs ist die Versorgung der Dokumentenprozesse mit den nötigen Daten. Üblicherweise legt man heute großen Wert auf eine strikte Trennung zwischen der Datenhaltung und -pflege (in Fach- und CRM-Systemen, Kundendatenbanken etc.) und der Nutzung dieser Daten in dokumentenbezogenen Prozessen z.B. zur Erstellung von Kundenkorrespondenz, Anschreiben, Mailings etc. Die Kunden- und Anwendungsdaten aus den genannten Systemen werden meist vollständig zur Verfügung gestellt – im Batch wie im interaktiven Onlinebetrieb, z.B. in Form von XML-Dateien. Daneben gibt es aber auch Anwendungen, die eine dynamische Datenbeschaffung zum Zeitpunkt der Verarbeitung vorsehen, beispielsweise um Adressdaten für die Briefschreibung online aus der Kundendatenbank abzurufen. Dieses Vorgehen ist aus technischer Sicht auch in der Cloud möglich, aber es kann durchaus aufwändig werden, den Zugriff auf die lokal oder in Clouds residierenden Ressourcen mit Sicherheitsanforderungen, organisatorischen Vorgaben und Performance-Gesichtspunkten in Einklang zu bringen. Output Management Die Anforderungen an erfolgreiche, hochpersonalisierte Kundenkommunikation sind ohne unternehmensweites Output Management heute nicht mehr zu bewältigen. Deshalb liegt es nahe, diese zentrale Sammelstelle in die überall erreichbare Cloud zu verlegen. Wer unterschiedliche Textsysteme auf unterschiedlichen Plattformen im Einsatz hat, steht vor der aufwändigen Aufgabe, jedes der erzeugten Outputformate mittels Capturing-Verfahren oder Dokumentanalyse für die Weiterverarbeitung im Cloud-basierten OMS aufzubereiten. Eine Steilvorlage für den Organisator, die im Unternehmen benötigten Dokumente über entsprechende Dokumenten-Services in der Cloud zu erzeugen und sie „maßgeschneidert“ mit allen Ausgabeparametern an das angeschlossene oder integrierte OMS zu übergeben. Zum Druck bestimmte Dokumente wie Briefe, Verträge etc. können anschließend porto- und versandoptimiert an das hauseigene Druckzentrum oder den Druckdienstleister versandt werden. Elektronische Dokumente lassen sich direkt über entsprechende Fax- oder E-Mail Server aus der Cloud versenden, die E-Postbrief Schnittstelle bietet alternativ auch physischen Versand, je nach Infrastruktur des Empfängers. Multimandantenfähigkeit Die Wirtschaftlichkeit des Cloud-Prinzips beruht im Wesentlichen auf dem Angebot standardisierter Services, die über das Cloud-Netzwerk vielfach multipliziert, skaliert und in dedizierter Form einer Vielzahl von Kunden oder Mandanten zugänglich gemacht werden. Dediziert bedeutet für Services wie Dokumenterstellung und Output Management, dass Dokumente und Ressourcen für jeden Mandanten strikt getrennt gehalten und verarbeitet werden müssen. Diese Trennung ist im typischen Cloud-Betrieb eine programmtechnisch- logische, da alle Mandanten auf die gleiche Software-Installation und damit die gleiche physische Datenbank zugreifen. Eine Erhöhung des Sicherheitsstandards z.B. durch eine dem Kunden eigens zugewiesene Java Virtual Machine (JVM) oder eine physisch getrennte Datenhaltung auf einer mandantenspezifischen Datenbank ist technisch kein Problem, erhöht aber drastisch den Pflegeaufwand und konterkariert den cloud-typischen Kostenvorteil durch Standardisierung. Umgekehrt ließe sich im Bereich des physischen Postversands ein Modell denken, in dem sich verschiedene Unternehmen temporär via Cloud zu einer Porto- und Versandoptimierungs-Gemeinschaft zusammenfinden, um gemeinsam die Rabatte höherer Versandmengen oder einer rentablen Postauflieferung in Anspruch nehmen zu können.