Output Management: Führender Direkt-Mailing-Anbieter bleibt bei der Anwendungs-Versionierung am Ball

Dokumente leben lange. Sie wurden früher häufig auf einem Mainframe-System erzeugt. Zwischenzeitlich findet diese Verarbeitung typischerweise in Open-Systems-Umgebungen statt. Als dann das Marketing anfing, Kundeninformationen zu sammeln und die Kundenansprache zu verfeinern, begann man, die bestehenden Dokumente zu personalisieren. Auf diesem Weg fanden individuelle Änderungen ihren Weg in die verschiedenen Versionen, die, für sich genommen, minimal sein mögen, welche aber die Produktion vor neue Herausforderungen stellten. Diese Fehler alle zu finden ist – sofern überhaupt möglich – ein sehr zeitraubender Vorgang.

Neuere Dokumente stehen vor ähnlichen Problemen. Direkt-Marketing kann Dokumente mit jeder Sendung verändern, wobei die Änderung dezent in Form eines neuen Bindestrichs sein kann oder aber auch auffällig, wie die Verwendung eines neuen Zeichensatzes. Mit guter Gestaltungssoftware können Designer Dokumente entsprechend den Erfordernissen anpassen. Schwierig ist dabei die Abschätzung, wie sich die Veränderungen der Versionen auf die Qualität der gedruckten Seiten auswirken, da selbst kleine Änderungen in der Formatierung das Layout eines gesamten Briefes beeinträchtigen können. Die Unterschiede in der alten und der neuen Version der Gestaltungssoftware können das Produktionsteam tagelang verwirren, wenn sie herauszufinden versuchen, warum das vermeintlich gleiche Dokument eben doch nicht das gleiche ist.

Kleine Unterschiede können die Produktion dramatisch beeinträchtigen

Bei IWCO Direct, einem der führenden Direkt-Mailing-Anbieter, beeinträchtigten derartige Probleme die Produktivität. IWCO Direct ist einer der größten und innovativsten inländischen Anbieter integrierter Lösungen für Direktmarketing. IWCO erstellt über 1.200 verschiedene, kundenindividuelle Mailings pro Monat, in der Regel relativ einfache, doppelseitig gedruckte und personalisierte Briefe und Anschreiben.

Auf ihrem Weg durch Gestaltung und Qualitätskontrolle erfahren die Dokumente oftmals Veränderungen. Diese werden zwar überprüft und bestätigt, doch die Änderungen können immer auch Teile des Layouts beeinflussen.

Compart ist die erste Wahl für Dienstleister

Eine umfangreiche Marktrecherche führte Roger Smith, IWCO Direct Enterprise Architekt, zu DocBridge Delta von Compart. "Compart ist im Bereich von Serviceunternehmen herausragend. DocBridge Delta ist hervorragend für großvolumige Produktionsumgebungen wie die von IWCO Direct geeignet."
"Andere Produkte, die um ein vielfaches teurer sind als DocBridge Delta, haben bei weitem nicht dessen Funktionsumfang", stellt Smith fest.

"Es war offensichtlich, dass alles vorhanden war, was benötigt wurde und man konnte damit sehr einfach arbeiten. Die Stabilität und Vielseitigkeit der Compart Lösung waren die Punkte, die mich überzeugt haben. Dabei ist Compart für Weiterentwicklungsvorschläge des Produkts in enger Abstimmung mit Kunden offen. Basierend auf dem bereits sehr guten Produkt haben wir eine für uns ideale Lösung gefunden."

Grafischer Vergleich ermöglicht eine schnelle Analyse verschiedener Dokumentenversionen

Anwender aktualisieren üblicherweise ein vorhandenes Dokument mittels eines Composition-Tools oder anderer Anwendungen. Sie können dabei überprüfen, ob Inhalt und Darstellung immer noch ihren Vorstellungen entsprechen. Dabei ist es schwierig, bis auf Bit-Ebene zu überprüfen, ob Inhalt und Layout über verschiedene Versionen hinweg identisch sind. Genau diese Aufgabe löst DocBridge Delta, entweder in Form visueller Darstellungen der Unterschiede oder durch Auflistung der analysierten Differenzen. Beim visuellen Vergleich werden beide Dokumente in ein Pixelbild gleicher Auflösung aufgerastert und die umgesetzten Pixelbilder miteinander abgeglichen – ähnlich wie bei einem Leuchttisch, bei dem beide Dokumente übereinander gelegt werden, um Differenzen zwischen ihnen erkennen zu können. "DocBridge Delta zeigt die Stellen an, wo sich zwei Versionen unterscheiden. Auf diese Weise können wir die richtigen Änderungen vornehmen und mit deren Auswirkungen proaktiv umgehen", führte Smith weiter aus.

DocBridge Delta liest zwei Dateien in Formaten wie AFP, PostScript oder Metacode ein, vergleicht das Originaldokument mit dem geänderten Dokument und findet die Unterschiede zwischen den beiden Versionen. Vergleiche auf Pixel-Ebene identifizieren Änderungen und deren Position. Vergleiche auf Strukturebene evaluieren Zeichenfolgen der Texte, Font-Attribute und andere Merkmale, die den Output beeinflussen.

DocBridge Delta zeigte IWCO die Ursachen der Probleme innerhalb der Dokumentversionen auf und führte somit zu höherer Produktivität und Einsparungen. "Der offensichtlichste Gewinn ist, dass wir Produktionsprobleme durch unbeabsichtigte Änderungen an der Sendung vermeiden", sagte Smith. "Reprints bedeuten immer Nachbearbeitungskosten, Erklärungsaufwand und beeinträchtigen unsere Glaubwürdigkeit."

Kunden erwarten qualitativ hochwertige Personalisierung

"Der frührere Direkmarkting-Ansatz war, ein überzeugendes Angebot zu erstellen und dieses an fünf Millionen Leute zu verschicken. Bei einer Rücklaufquote von zwei Prozent hat man sein Geld verdient. Heutzutage sind die Kunden mit solch einer Rücklaufquote nicht mehr zufriedenzustellen. Heutzutage verlangen die Kunden nach immer neuen Personalisierungsvariationen, um somit diese Rücklaufquote zu verbessern."

"Heute haben wir mehr als 1.200 verschiedene Versionen von Dokumenten pro Monat, früher lag diese Zahl bei 600 oder 700. In den folgenden Jahren erwarten wir bis zu 5.000 verschiedene Versionen pro Monat und bei dieser Wachstumsrate werden wir in Schwierigkeiten geraten, wenn wir diese Variationen nicht in den Griff bekommen. Wenn wir schon heute diese Ergebnisse nicht liefern können, dann stellen Sie sich nur einmal die Probleme vor, die wir bei einer Personalisierungsrate haben, die fünf oder zehn Mal so schnell steigt wie jetzt."

Weil hochvolumige digitale Farbdrucker aus Betriebskostensicht immer attraktiver werden, sagt Smith, steigt die Nachfrage nach Personalisierung. "Wir werden dann Bilder und Text vergleichen müssen. Anstelle eines einfachen Briefkopfes hat man womöglich ein Bild einer Familie, aufgenommen im Winter oder am Strand, eines bestimmten Alters oder einer bestimmten Hautfarbe."

Regressionstest

DocBridge Delta hat sich ebenfalls als wirksam im Rahmen von Regressionstests erwiesen, um technische Unterschiede und mögliche Probleme in verschiedenen Versionen einer Software zu entdecken. Diese Tests sind immer dann wichtig, um bei Systemänderungen unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden, die mit solch einem Wechsel einhergehen können.

"Wir führten Regressionstests zwischen den Versionen unserer Composition-Software aus und fanden heraus, dass die Standardeinstellungen der Silbentrennung verändert wurden. In einem weiteren Fall entdeckten wir bei den Tests eine kleine Abweichung in der Zeichensetzung in den Adressfeldern. Eine Version setzte Punkte nach Abkürzungen, die andere nicht," erklärte Smith. "Zeichensetzung mag für Außenstehende vernachlässigbar sein, ist aber ein gewichtiger Faktor, wenn es darum geht, dem Kunden genau das zu liefern, was er verlangt." DocBridge Delta zeigt diese Abweichungen auf, sodass Kunde und Kundenberater eine Entscheidung fällen können.

"Früher konnten wir nur eine ziemlich kleine Anzahl von Tests durchführen, weil wir diese große Dateimenge physisch nicht überprüfen konnten. Sogar wenn wir mehrere Dutzend Testfälle erledigten, konnten wir nicht alle Änderungen abfangen. Heute arbeiten wir produktiver, effizienter und zuverlässiger."

Schließlich unterstützt DocBridge Delta mehr als 100 Vergleiche pro Tag. "Solch eine Menge von Hand zu erledigen, war nicht möglich. Jetzt, mit DocBridge Delta, konnten wir die Effizienz des gesamten Prozesses steigern und darüber hinaus die Qualität unserer Tests drastisch verbessern", sagte er.

Customer Service Tool

"Wir haben ein webbasiertes Online-Überprüfungs-Programm, OneProof, womit jeder die verschiedenen Versionen überprüfen und sehen kann, was mit ihnen geschieht und was produziert wird. Damit konnten wir aber nicht so einfach die neue mit der alten Version vergleichen. Wir musstenn die alte Version ausdrucken und mit dem vergleichen, was wir auf dem Vergleichsbildschirm sahen. Das ist viel Aufwand, nur um herauszufinden, dass sich etwas geändert hat. Mit DocBridge Delta konnten wir diese Vergleiche automatisieren und direkt die Unterschieden zwischen ursprünglicher und aktueller Version erkennen."

Nachdem die Vergleiche in einem Dokument zusammengeführt wurden, können Fachanwender im Kundendienst diese verwenden, um die Jobs im Auftrag des Kunden zu evaluieren. Ein Bericht, der die Unterschiede zusammenfasst, wird intern von über 40 Kundendienstmitarbeitern verwendet. Eine grafische Darstellung der Unterschiede ermöglicht eine schnelle und einfache Entscheidungsfindung.

"Stellen Sie sich einen Brief vor, der zwar Okay aussieht, dessen 'überlaufendes' Adressfeld aber den Inhalt nach unten zu verschieben droht", sagt Smith. Ein grafischer Vergleich zeigt Layout-Beeinträchtigungen und grenzt den Bereich ein, in dem der Inhalt betroffen ist. So kann man schnell bestimmen, ob der Text derselbe ist, Umbrüche die gleichen sind und ob der Text im gleichen Font dargestellt wird. „So konnten wir alle Zeichenfolgen des Texts vergleichen und erkennen, dass der Text zwar derselbe war, allerdings einfach verschoben wurde. War der Text aber verschieden, konnten wir sofort erkennen, wo exakt die Unterschiede lagen."

Für die Zukunft werden die Compart Produkte DocBridge Mill und DocBridge Pilot wichtig werden, da IWCO Direct eine fortschreitende Digitalisierung anstrebt. "Wir sind von Compart als Geschäftspartner beeindruckt, weil Compart offen für unsere Anforderungen ist und weiß, wie man sie erfüllt." erklärt Smith.