Output-Management – Status quo, Trends und Visionen

Output-Management – Status quo, Trends und Visionen Das Thema Output-Management wird – im Vergleich zu klassischen Dokumentenmanagement- Lösungen – in Unternehmen bisher eher vernachlässigt. Wir befragten Harald Grumser, CEO der Compart Systemhaus AG, und Jürgen Weinhardt, Vertriebsleiter der Compart Systemhaus Deutschland GmbH, was unter dem Begriff Output-Management zu verstehen ist und mit welcher künftigen Entwicklung unter anderem in Hinblick auf die derzeit wirtschaftlich schwierige Situation sie rechnen. Nach wie vor herrscht im Markt Unwissenheit darüber, was sich hinter dem Begriff Output- Management verbirgt. Können Sie uns bitte verständlich erläutern, was Output-Management umfasst und welche Vorteile es hat. Harald Grumser: In der Tat kann man zehn unterschiedliche Definitionen von Output- Management bekommen, wenn man acht Leute aus der Branche fragt. Dennoch gibt es eine zwar etwas sperrige, aber doch brauchbare, allgemein gültige Bestimmung des Begriffs in Wikipedia: „Output-Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens.“ Er umfasst also das breite Feld von denjenigen Anwendungen, die in Form von Daten das Rohmaterial von fertigen Dokumenten liefern, bis hin zum Versand, der mit diversen Mitteln aus dem Hard- und Software-Bereich ablauf- und kostenseitig optimiert sein kann. Dass wir damit über einen riesigen Kostenblock innerhalb der gesamten IT reden, wird klar, wenn man sich vor Augen führt, dass allein die Deutsche Post AG pro Jahr über 22 Milliarden Sendungen an die Adressaten verschickt – von denen übrigens nur ein sehr kleiner Teil von Privatanwendern erzeugt und versandt wird. Der überwiegende Teil wird also in Unternehmen durch IT-Anwendungen erzeugt, seien es eigen entwickelte Spezialanwendungen oder Standardprodukte zur Erstellung von Dokumenten. Selbst bei einem Tarifmix reden wir hier von über sechs Milliarden Euro Porto – ohne die sonstigen Erstellungs- und Verarbeitungskosten berücksichtigt zu haben. Unter diesen Umständen wird klar, warum der Teil des Output-Managements, der den gesamten, in einem Unternehmen durchaus komplexen Prozess bis zum kanalgerechten Versand optimiert, für die Unternehmen so interessant ist: Er bringt Kosteneinsparungen in gewaltigen Größenordnungen, welche die Investitionskosten in kurzer Zeit wettmachen. Welchen Stellenwert hat das Thema Output-Management Ihrer Meinung nach Stand heute in der Unternehmensführung? Jürgen Weinhardt: Viele Unternehmen betrachten fatalistisch die Output-Management- Kosten als vorgegeben und sehen nicht das beträchtliche Kosteneinsparungspotential. In dieser Beziehung ist die Wahrnehmung der Unternehmensleitungen von dem, was Output-Management bedeutet, aus unserer Sicht noch ungefähr zehn Jahre hinter dem zurück, was inzwischen mit Dokumenten-Management bzw. DMS oder ECM in den Köpfen der Verantwortlichen angekommen ist. Output-Management wird immer noch nicht als eigene Disziplin innerhalb der IT verstanden – zugegeben: ein äußerst dankbares Aufklärungsumfeld für uns als Berater eines Anbieters von Software, die diese Verarbeitungsprozesse optimiert. …und welche Bedeutung hat es künftig? Harald Grumser: Der Teil des Output-Managements, der für optimierte Abläufe im Gesamtprozess sorgt, ist derzeit enorm wachsend. Das merken wir in den letzten Jahren nicht nur beim Umsatz, sondern das ist auch bei den Kunden deutlich zu spüren. Von den Beteiligten wird das insbesondere dann heftig wahrgenommen, wenn durch das Aufbrechen alter monolithischer Anwendungsstrukturen durch neue Steuerungswerkzeuge Freiraum für ganz andere Verarbeitungsabläufe geschaffen wird. Dieser Umdenkungsprozess wird aber auch zunehmend dadurch vorangetrieben, dass die Anwender selbst für die Kommunikation mit ihren Kunden immer mehr Flexibilität fordern. Welche Voraussetzungen sollte eine Output-Management-Lösung erfüllen? Jürgen Weinhardt: Das Aufbrechen monolithischer Strukturen ist, wie gesagt, der Schlüssel zum Erfolg: Dazu gehört zum einen, dass die elementaren Verarbeitungseinheiten modular abzubilden sind und dass man weg vom großen Dokumentenspool zum einzelnen Dokument kommen muss. Nur so bringt man über Spool-Grenzen hinaus auch Einheiten zusammen, die aus Sicht des Versands zusammengehören. Dazu gehört aber auch, dass man auf der Eingangsseite in der Lage sein muss, das gesamte Spektrum der unterschiedlichen Formate, welche die Dokumente erstellenden Anwendungen produzieren, zu verarbeiten. Ebenso sind auf der Ausgangsseite die heute verwendeten Versandkanäle wie Druck mit Postversand, E-Mail, Fax, Archiv und Webportal nebeneinander zu unterstützen. Gibt es technologische Entwicklungen, die das Output-Management künftig beeinflusst? Harald Grumser: Durchaus, und zwar in mehreren Bereichen: Die notwendige Modularisierung des Gesamtablaufs und die Kommunikation mit benachbarten Anwendungen fördern die Entwicklung von möglichst durchgängigen und kommunikationsstarken Schnittstellen. Stichworte sind hier Webservices, serviceorientierte Architekturen (SOA) und Enterprise Service Bus (ESB). Im Datenstrombereich bemüht man sich um stärkere Normierung über alle Plattformen hinweg: Vor diesem Hintergrund ist das AFP Consortium entstanden und wurde PDF zu einem ISO-zertifizierten Format. Auf der Dokumentenerstellungsseite gibt es ebenso Bestrebungen, wegzukommen von proprietären Formaten, hin zu normierten Standards wie XSL-FO. Und nicht zu vergessen: Die Einführung von Farbe im Massendruck birgt für alle Output-Management- Anbieter nicht nur eine, sondern gleich ein ganzes Bündel von technischen Herausforderungen. Hier sind noch einige technologische Weiterentwicklungen zu erwarten. Welche Rolle spielt die augenblickliche Krise im Output-Management? Jürgen Weinhardt: Wegen des riesigen Kosteneinsparungspotenzials und den relativ schnell wieder hereinzuholenden Investitionskosten ist gerade in solchen Zeiten der Druck auf die Unternehmen, hier möglichst bald etwas zu tun, gewachsen.