Systeme für Dokumentenaufbereitung und Druckersteuerung im Vergleich

BARC-SOFTWARE-EVALUATION Output Management Systeme für Dokumentenaufbereitung und Druckersteuerung im Vergleich Produktbeschreibung Pitney Bowes Software EngageOne Communication Suite II Kontakt: Business Application Research Center – BARC GmbH Steinbachtal 2b D-97082 Würzburg Tel.: +49 (0)931 / 880651 - 0 Fax: +49 (0)931 / 880651 - 28 E-Mail: info@barc.de Autoren Martin Böhn, Dipl.-Kfm., ist Senior Analyst am Business Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement, Prozessma- nagement und Wissensmanagement. Er ist Co-Autor verschiedener BARC-Marktstudien und berät Unternehmen unterschiedlicher Branchen in den Bereichen Strategiedefinition und Softwareauswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent. Vor seiner Tä- tigkeit bei BARC war er am Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre und Wirt- schaftsinformatik beschäftigt und war in einer Reihe von Industrie- und For- schungsprojekten zu den Bereichen strategische und operative Aspekte des eBusi- ness sowie insbesondere Dokumenten- und Wissensmanagement tätig. BARC 2011 III Michael Schiklang, Dipl.-Kfm., ist Analyst am Business Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement und Input- /Output-Management. Zu diesen Themenstellungen hat er bereits verschiedene Arbeiten veröffentlicht und Marktanalysen durchgeführt. Seine Schwerpunkte liegen in der Softwareevalua- tion, der Erstellung vergleichender BARC- Marktstudien und in der Beratung von Unternehmen in Fragen der Strategie und Software-Auswahl. BARC 2011 4 Inhaltsverzeichnis 1 Kurzbeschreibung Pitney Bowes Software (EngageOne Communication Suite) ________ 5 2 Detailbeschreibung Pitney Bowes Software (EngageOne Communication Suite) _______ 8 2.1 Allgemeine Kriterien _______________________________________________________ 10 2.1.1 Unternehmensprofil ______________________________________________________________ 10 2.1.2 Produktprofil ____________________________________________________________________ 10 2.1.3 Dienstleistungsspektrum ___________________________________________________________ 11 2.1.4 Referenzprojekte _________________________________________________________________ 12 2.1.5 Preisgestaltung __________________________________________________________________ 13 2.1.6 Supportangebot __________________________________________________________________ 13 3.1 Technische Kriterien _______________________________________________________ 14 3.1.1 Architektur _____________________________________________________________________ 14 3.1.2 Accounting _____________________________________________________________________ 14 3.1.3 Reporting ______________________________________________________________________ 14 3.1.4 Sicherheit und Back-Up ___________________________________________________________ 15 3.1.5 Rechteverwaltung ________________________________________________________________ 15 3.2 Dateneingang und Dokumentenaufbereitung ___________________________________ 16 3.2.1 Integration ______________________________________________________________________ 16 3.2.2 Eingangsformate _________________________________________________________________ 16 3.2.3 Drittprogramme und Ressourcenintegration ____________________________________________ 16 3.2.4 Templates und Formulare __________________________________________________________ 17 3.2.5 Dokumentendarstellung und Anreicherung ____________________________________________ 19 3.2.6 Individualisierung des Layouts ______________________________________________________ 20 3.2.7 Text und Schriften _______________________________________________________________ 20 3.2.8 Finishing Codes _________________________________________________________________ 21 3.3 Optimierung und Versand ___________________________________________________ 22 3.3.1 Druckjobverwaltung ______________________________________________________________ 22 3.3.2 Problemaufdeckung ______________________________________________________________ 23 3.3.3 Druckermanagement ______________________________________________________________ 23 3.3.4 Digitaler Output _________________________________________________________________ 23 3.3.5 Output auf Drucker _______________________________________________________________ 24 3.3.6 Reprint ________________________________________________________________________ 25 3.3.7 Dokumentenendverarbeitung _______________________________________________________ 25 3.3.8 DV-Freimachung und Portooptimierung ______________________________________________ 26 3.3.9 Dezentraler Druck ________________________________________________________________ 26 3.3.10 Elektronisches Archiv __________________________________________________________ 26 3.4 Ausblick __________________________________________________________________ 28 BARC 2011 Kurzbeschreibung Pitney Bowes Software (EngageOne Communication Suite) 5 1 Kurzbeschreibung Pitney Bowes Software (EngageOne Communication Suite) Pitney Bowes Software bietet ein System für das Customer Communication Ma- nagement an. Kern der Lösung ist die EngageOne Communication Suite, welche unter anderem aus den Lösungen DOC1 (hochvolumige Stapel- und Transaktions- verarbeitung) und EngageOne (flexible Stapel- und Transaktionsverarbeitung, inter- aktive Dokumentenerstellung, onDemand), sowie den Komponenten ContentAuthor (Transpromo), Data Flow (Datenbeschaffung und Prozesssteuerung) und Emtex Intelligence Suite (Nachbearbeitung) besteht. Das Portfolio wird durch die Busi- ness Services Engage-One Vault (Speicherung und Verwaltung von Dokumenten), e-Messaging (Web-basierte Lösung zur automatischen Abwicklung von ein- und ausgehenden e-Mails und SMS) und EngageOne Liaison ergänzt. Abbildung 1: Pitney Bowes Software: Kiviatgraph zum Thema technische Kriterien BARC 2011 6 Die Lösung unterstützt verschiedene Windows-, Linux- und UNIX-Betriebssysteme. Zudem bietet die Suite Werkzeuge für das Accounting an. Eine grafische Aufberei- tung der Ergebnisse (Reports) ist über Data Flow im Standard möglich. Im Bereich der Kostenrechnung werden die Verbrauchsdaten ermittelt. Die Suite unterstützt alle Anforderungen im Rahmen des Reportings. Der Zugriff auf Funktionen und Da- ten wird über das Benutzer- bzw. Rechtekonzept gesteuert. Back-Up Routinen ste- hen in der Lösung DOC1 zur Verfügung oder können über Back-Up-Systeme von Drittanbietern über Schnittstellen integriert werden. Abbildung 2: Pitney Bowes Software: Kiviatgraph zur Dokumentenaufbereitung Pitney Bowes Software nutzt zum Import von Daten aus Fremdsystemen das ei- geneentwickelte Produkt Data Flow, welches im Rahmen des Studientests nicht evaluiert wurde. Die Integration der Lösung EngageOne in Fremdsysteme erfolgt über Webservice Schnittstellen. Die Lösung unterstützt eine große Zahl verschie- dener formatierter und unformatierte Eingangsformate. Zudem erfüllt das System die Anforderungen bezüglich Templates und der Individualisierung des Layouts vollständig. Die Lösung unterstützt die Erstellung sowie Nutzung von Textbaustei- nen und bietet eine große Zahl von Finishing Codes an. BARC 2011 Kurzbeschreibung Pitney Bowes Software (EngageOne Communication Suite) 7 Abbildung 3: Pitney Bowes Software: Kiviatgraph zur Versandoptimierung Die Suite erfüllt die Anforderungen im Bereich der Druckjobverwaltung vollständig. Funktionen zur Aufdeckung der Probleme sind nicht Fokus des Produktes. Für die Druckerverwaltung werden diverse Werkzeuge angeboten. Allerdings wird das Ma- nagement von Warteschlangen nicht unterstützt. Neben klassischem Papieroutput kann die Lösung auch digitalen Output, wie PDFs und E-Mails, erzeugen. Eine Ge- nerierung von SMS ist über E-Messaging möglich. Bei der Erzeugung von Druck- eroutput werden verschiedene Ausgabefunktionen und –Formate unterstützt. Die Ansteuerung von Druckern über LAN und WAN ist problemlos möglich. Zudem werden diverse Reprint-Funktionen angeboten. Die Software bietet verschiedene Funktionen für die Steuerung von Beilagen und das Bündeln von Output an. Pitney Bowes Software verfügt über die Emtex Intelligence Suite ein Werkzeug für die DV- Freimachung und Portooptimierung. Das Werkzeug war jedoch nicht Bestandteil des aktuellen Tests und wurde aus diesem Grund nicht bewertet. Die Lösung un- terstützt auch den dezentralen Druck, jedoch ist in diesem Kontext keine Vorfeld- diagnose möglich.