Umsetzung eines Output Management Systems bei höchstmöglicher Systemverfügbarkeit

Umsetzung eines Output Management Systems bei KION Information Management Services Name: Peter Schweibert Funktion/Bereich: IT-Administrator Organisation: KION Group Name: Johannes Hesel Funktion: Vorstand Organisation: SEAL Systems AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, die KION Group suchte nach einem Anbieter zur Umsetzung eines High- Performance-Output-Systems (über 1.200.000 Seiten pro Monat) für alle vor- handenen SAP-Systeme. Automatische Prozeduren sollten für erhöhte Produk- tivität sorgen, bei höchstmöglicher Systemverfügbarkeit. Als weltweit führender Hersteller von Gabelstaplern, Lagertechnikgeräten, Flur- förderzeugen ist die KION Group Marktführer in Europa. Mit den Marken Linde, STILL, Fenwick, OM, Baoli und Voltas und einer Präsenz in mehr als 100 Län- dern ist sie ein Global Player und definiert hinsichtlich Qualität, Innovations- und Ertragsstärke das Spitzensegment im Bereich Material Handling. In diesem Interview erfahren Sie von Herrn Peter Schweibert, IT-Administrator bei der KION Group sowie Johannes Hesel, Vorstand Business Development bei der Seal Systems AG, warum die Wahl schließlich auf SEAL Systems fiel und wie das Projekt umgesetzt wurde. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen, Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Schweibert, Frageblock 1: Die Anforderungen der KION Group Als Global Player hat die KION Group hohe Ansprüche an das eingesetzte Sys- tem zum Ausgabemanagement. Die Anforderungen eines großen Unterneh- mens erfordern ein entsprechend leistungsstarkes ECM-System. Wichtige Stichwörter sind hier unter anderem Druck, automatisches Versenden von Fa- xen über einen Faxservice, digitale Signaturen, Archivierung sowie höchste Systemverfügbarkeit und Stabilität. Wie war die Ausgangssituation bei der KION Group und welche Anforderungen wurden an ein neues Output Management System gestellt, welche Verbesse- rungen haben Sie sich erhofft? Antwort: Zum 1.1.2005 wurde bei KION ein bestehendes SAP/R2 durch ein SAP R/3 abgelöst. Wir wollten zunächst ein Outputmanagement System das nur zum Drucken von Business Dokumenten und Arbeitpapieren verwendet werden sollte. Da von Anfang an fest stand, dass nicht nur ein SAP System installiert werden wird, sollte das Druckermanagement so übersichtlich und einfach ges- taltet werden wie möglich. Es sollten mehrere hundert Drucker übersichtlich verwaltet werden können. Wir legten Wert auf höchste Systemverfügbarkeit. Der Ausfall eines Print- servers sollte die Performance der angeschlossenen Drucker in den SAP Sys- temen nicht beeinträchtigen. Im Laufe der Zeit wuchsen die Anforderungen der Fachabteilungen, sodass weitere Features wie automatisches Versenden von Faxen über einen Fax- dienstleister, E-Mailversand, Datenarchivierung über Commonstore Archivsys- tem, sowie Bereitstellung von PDF-Dokumenten, digitale Signatur von Doku- menten hinzukamen. Mittlerweile sind 40 SAP-Systeme ans PLOSSYS ange- schlossen (davon 10 Produktionssysteme). Es werden durchschnittlich 1,7 Mil- lionen Seiten im Monat mit PLOSSYS bearbeitet. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: Aufbau des Output Management Systems SEAL Systems als weltweit führender Anbieter für die Informations- und Doku- mentenverteilung setzte für die KION Group ein Output Management System für alle SAP-Systeme um. Dabei muss für den Kunden eine maßgeschneiderte Lösung gefunden werden. Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt. Warum fiel die Entscheidung bei KION letztendlich auf SEAL Systems und wie ist die Lösung aufgebaut? Antwort: Wir hatten bereits seit Jahren ein PLOSSYS-System für das Engineering Printing (PLM, DVS-Repro). Die Anwender und die Administratoren waren mit dem Produkt, sowie der Betreuung seitens SEAL Systems sehr zufrieden. Insgesamt kamen 3 Anbieter von Outputmanagemt Systemen in die engere Wahl. Die Mitarbeiter von SEAL Systems erwiesen sich als sehr kompetente und flexible Ansprech- partner und erstellten die Angebote in kurzer Zeit sehr übersichtlich. Immer mehr Wünsche und Anforderungen der Fachabteilungen mussten innerhalb kürzester Zeit ins System implementiert werden. Während der Implementationsphase war immer ein erfahrener Mitarbeiter von SEAL Systems bei uns vor Ort und begleitete die Installation, sowie den nach- folgenden SAP Golive. In der jetzigen Ausbaustufe sind 11 PLOSSYS-Server, an 7 Standorten in 2 Ländern im Einsatz. Die Server in den jeweiligen Standor- ten arbeiten im Load-balancingbetrieb, d.h. sie erhalten die Aufträge aus dem SAP so, dass sie gleichmäßig ausgelastet sind. Bei Ausfall eines Servers über- nimmt in sekundenschnelle ein anderer Server die Arbeit. Wenn ein Drucker defekt ist, werden die Druckaufträge mit ein paar Mausklicks vom Administrator auf ein anderes Gerät umgeleitet. Digital zu signierende Dokumente aus allen Standorten, werden an einen zent- ralen Signaturserver weitergeleitet. Sollte dieser Signaturserver einmal ausfal- len, erkennt dies das PLOSSYS-System und leitet die Aufträge automatisch auf einen HotStandby Signaturserver um. Nach dem gleichen Schema wird auch der E-Mailversand abgewickelt. Eine Besonderheit ist der Etikettendruck. Sie werden weiterhin im SAP gene- riert und über PLOSSYS ohne Konvertierung gespoolt. Damit hat man einer- www.competence-site.de Seite 3 seits die gewünschte Ausfallsicherheit und auf der anderen Seite die zentrale Übersichtlichkeit der Operatorkonsole (OCON). www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 3: Arbeitsschritte bei der Projektrealisation Die Umsetzung eines solchen Systems erfordert viel Abstimmung und ist sehr zeitintensiv. Prozessabläufe und Anforderungen müssen vor Projektbeginn ge- nauestens kommuniziert werden um ein passendes Konzept für das jeweilige Unternehmen zu entwickeln. Auf beiden Seiten müssen sich Ansprechpartner mit allen nötigen Informationen versorgen. Können Sie den Ablauf der Arbeitsschritte skizzieren und wichtige Zwischensta- tionen bei der Realisation darstellen? Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit? Antwort: Zuerst musste ermitteltet werden in welchen Standorten aus dem SAP/R3 gedruckt werden sollte. An welchem Standort eigene PLOSSYS-Server aufgestellt werden mussten und welche Standorte lokal aus Aschaffenburg versorgt werden konnten. Dann musste ermittelt werden, welche Drucker in den einzelnen Wer- ken vorhanden waren. Ob sie für das PLOSSYS verwendet werden konnten und wo neue Geräte angeschafft werden mussten. (Aufnahme der Altgeräte) Welche Drucker sind produktionsrelevant, bzw. wo müssen Ausdrucke beson- ders schnell vorhanden sein? Dann erfolgte die Installation der PLOSSYS- Server vor Ort an den 7 Standorten und anschließende Installation der PLOS- SYS-Software durch Mitarbeiter von Seal Systems. Installation von ein paar handvoll Druckern in einem SAP-Testsystem. Erfolgreicher Qualtitätstest. Anschließend Definition aller Drucker mit anschließenden Tests der Druckeran- steuerungen. Begleitend zu der PLOSSYS-Installation erfolgte direkt vor Ort die Schulung und Einweisung der zukünftigen PLOSSYS Administratoren. Anschaffung und Installation von neuen Druckern in Fachabteilung und im PLOSSYS System. Anbindung des Commonstore Archivsystems, Faxanbindung und Ablage von PDF-Dokumenten aus dem SAP auf einem Fileshare. Bei all diesen Arbeiten war ein SEAL Systems Mitarbeiter vor Ort und setzte die zahlreichen Wünsche der Fachabteilungen um. Am Ende stand dann ein erfolgreicher GoLive des Produktionssystems. www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 4: Erfolg für die KION Group Ziel eines neuen Output Managements sind unter anderem immer höhere Effektivität, weniger Administrationssaufwand und bessere Arbeitsabläufe. Was sind die Auswirkungen des neuen Systems bei KION, inwiefern haben sich Pro- zesse verbessert oder beschleunigt? Wie gestaltet sich der Support von SEAL Systems? Antwort: Wir haben durch die Verwendung der Extended Device Configuration (EDC), bzw. in naher Zukunft easyPRIMA, einen deutlich geringeren Administrationausfwand bei der Installation der Ausgabegeräte in den 40 angeschlossenen SAP Systemen. Zentrale Definitionssoftware erhöht die Übersichtlichkeit. Außerdem haben wir mit der Verwendung der PLOSSYS Operatorkonsole (O- CON) eine zentrale Plattform, mit der wir übersichtlich den Status der mittlerweile ca. 1.100 Ausgabegeräte (Drucker, Fax, E-Mail…) managen kön- nen. Ein hochperformantes, ausfallsicheres Outputmanagementsystem mit ca. 1.500 bearbeiteten Ausgabeaufträgen in der Stunde zu Spitzenzeiten. Erster Ansprechpartner bei SEAL Systems ist immer unser zuständiger System Engineer. Falls er nicht erreichbar ist, stehen beim IT-Helpdesk weitere kompe- tente Ansprechpartner zur Verfügung. Außerdem steht mit JIRA noch die Mög- lichkeit der Online-Ticketeingabe, sowie Statusüberprüfung bestehender Tickets über das Web zur Verfügung. www.competence-site.