Vom vergilbten Papierstapel zur digitalen Mieterakte

Success Story from KODAK Vom vergilbten Papierstapel zur digitalen Mieterakte Die Hausverwaltung Haus & Grund Kiel digitalisiert ihre Papierberge mit einer leistungsfähigen Scan- Lösung von Kodak “Generell war uns eine optimale Bildqualität der Scans wichtig” Michael Raddatz Systemadministrator Hausverwaltung Haus & Grund Kiel Er scannt und scannt und scannt, Die Haus & Grund Kiel blickt auf Die Frage war, wie man Tausende von acht Stunden täglich und dies Monat über 135 Jahre Erfahrung mit Haus-, Altakten effizient und kostengünstig in für Monat – noch bis weit ins Jahr Wohnungs-und Grundeigentum zurück. das neue System überführen kann. Ein 2011 hinein ist der KODAK i4200- Die Historie beginnt mit dem 1873 Outsourcing wäre zu teuer gewesen, Scanner bei der Hausverwaltung gegründeten Grundeigentümerverein deshalb nahm sich Michael Raddatz Haus & Grund Kiel damit beschäftigt, von Kiel und Umgegend („Haus eine Musterakte, machte sich auf zur insgesamt rund 50.000 Mieter- & Grund Kiel“) , der ab 1932 eine CeBIT und unterzog verschiedene und Objektakten vom Papier- ins eigene Abteilung für die Verwaltung Scanner-Hersteller dem Live- Digitalformat zu verwandeln. Eine der Immobilien seiner Mitglieder Härtetest. „Unsere Belege sind teils echte Herkulesaufgabe also. Hierzu unterhielt. Daraus ging 1954 die sehr alt und zum Teil in scheußlichem suchte die Hausverwaltung einen Hausverwaltung Haus & Grund Kiel als Zustand. Die ältesten Akten reichen Scanner, der Geschwindigkeit, Qualität eigenständige GmbH hervor. Rund 50 zurück bis ins Jahr 1964“, erklärt und Zuverlässigkeit mit einfachster Beschäftigte verwalten heute an die der Systemadministrator. „Das ist Bedienbarkeit verbindet. „Der KODAK 9.000 Wohnungen. Im Rahmen einer ein Mischmasch aus dick und dünn, i4200 erfüllt diese Anforderungen zu Neustrukturierung der Aufgabengebiete Postkarten- bis Übergröße, extrem 100 Prozent“, sagt Michael Raddatz, wurde es vor einiger Zeit notwendig, vergilbtes Pergamentpapier, Fotos, Systemadministrator des Kieler dass die Mitarbeiter/innen mehrerer aufgeklebte Tesa-Zettel. Jede Akte ist Traditionsunternehmens. Auf der Abteilungen an unterschiedlichen so zwischen 100 und 200 Seiten stark.“ CeBIT 2010 war das Haus & Grund- Standorten gleichzeitig auf eine Team so begeistert, dass man das Mieter- oder Objektakte zugreifen Extrem schlechte Vorlagen – extrem Vorführgerät als Leihgabe gleich können – und das war mit den gut verarbeitet mitnahm – noch bevor der brandneue klassischen Hängeordnern nicht Scanner überhaupt in Serie auf dem realisierbar. Vor diesem Hintergrund Das Standpersonal von Kodak war Markt verfügbar war. wurde die Entscheidung zur Einführung begeistert über die Herausforderung eines elektronischen Dokumenten- und tatsächlich bewältigte das i4000- Management-Systems getroffen; die Demo-Modell am CeBIT-Stand die Wahl fiel schließlich auf die Lösung Aufgabe mit Bravour und besser ELOprofessional. als alle seine Konkurrenten, sowohl Leistung ist vor allen Dingen den sechs auch sehr kleine Formate sauber zu was Geschwindigkeit angeht wie Auszubildenden der Hausverwaltung erfassen, sind für ihn die größten auch die schnelle Unterscheidung zuzurechnen, denn ohne sie Vorteile des i4200. Und wenn es doch der unterschiedlichen Formate und wäre eine derartig umfangreiche einmal vorkommt, dass der Scanner die Lesbarkeit des Endergebnisses. Aktenumwandlung in so kurzer Zeit eingezogene Klebezettel auf einem Auch der ELO-Partner icon GmbH nicht möglich gewesen. Das einfache A4-Papier als Doppeleinzug analysiert, empfiehlt die KODAK-Technologie: Bedienkonzept des i4200 kam ihnen dann wird die Seite gelöscht, der Post- „Mit der i4000-Serie adressiert dabei entgegen: Die Auszubildenden it-Zettel auf die Rückseite des Blattes Kodak mittelständische Firmen, die konnten den Betriebsablauf schnell und geklebt und nochmals eingescannt. ihre Eingangspost produktiv und ohne Schulungsaufwand durchführen. kostensparend digitalisieren wollen“, Um die Auszubildenden etwas zu OCR und Indexierung mit Kodak sagt Matthias Rump von icon, der das entlasten, stellte die Hausverwaltung Capture Pro-Software DMS-System ELOprofessional und die Haus & Grund zusätzlich studentische Scan-Lösung bei der Haus & Grund Aushilfskräfte für das Vorbereiten Nach dem Einzug der Blätter verkauft hatte. „In Kombination mit der Akten ein. Heute scannen die übernimmt die integrierte Scan- der bewährten Capture Pro Software Auszubildenden täglich im Wechsel die Software KODAK Capture Pro die hat der neue Scanner auf breiter Linie Akten ein. optische Texterkennung (OCR). überzeugt.“ Weitere Features wie eine Dadurch sind die Mieterakten später Smart Touch-Funktion ermöglichen es „Wichtig ist ein gutes Vorsortieren“, im Archiv im Volltext durchsuchbar. digitale Dokumente per Knopfdruck erklärt Michael Raddatz. „Vor dem Die aktuelle Capture Pro Version ist an typische Ziele wie z.B. E-Mail, Scanvorgang muss man darauf achten, kompatibel mit Microsoft Windows 7 Desktopanwendungen, Netzwerkordner dass alle Seiten bündig oben angelegt und zeichnet sich durch verbesserte und Microsoft SharePoint-Server zu werden und eventuell vorhandene OCR-Fähigkeit und Funktionen zum verschicken. Klebezettel so aufgeklebt sind, dass automatischen Importieren und sie keinen Text abdecken.“ Ist dies Indexieren aus. Capture Pro beinhaltet Schulungsaufwand gleich Null erledigt, legen die Auszubildenden die ein Template, in welches die Scan- Blätterstapel nur noch in den Schacht Arbeitskräfte für die Verschlagwortung Das Haus & Grund-Team war so und der Scanner zieht sie automatisch die Mieter- oder Objektnummer der beeindruckt von der Leistung und binnen weniger Minuten ein. „Andere jeweiligen Akte als Index eingeben. den kompakten Abmessungen des Geräte haben sich schon an den vielen Diese wird dann Teil des Dateinamens Scanners dass die Hausverwaltung Post-it-Zetteln verschluckt, die auf den des von Capture Pro erzeugten die nächsten zwei Monate – bis das Seiten kleben. Beim i4200 können PDF-Dokuments, welches die Scan- Serienmodell lieferbar war - zunächst wir die Klebezettel meistens dran Software zur weiteren Bearbeitung mit dem CeBIT-Demogerät als lassen und sie werden mit gescannt. und Archivierung an das ELO-System Leihgabe arbeitete. Ein Pilotanwender Doppeleinzüge, wie sie immer wieder übergibt. also, wie er im Buche steht. Zwischen vorkommen, erkennt das Gerät März und Juni 2010 waren bereits besser als seine Konkurrenten“, so die Nach ihrer Digitalisierung werden 3.500 von insgesamt rund 8.500 Erfahrung von Michael Raddatz. Diese die Altakten zunächst in Kartons Mieterakten digitalisiert. Diese Duplex-Funktion und die Fähigkeit, zwischengelagert. In einer Excel-Liste Situation: Die Hausverwaltung Haus & Grund Kiel implementiert ein elektronisches DMS. Dafür muss sie rund 50.000 Dokumente vom Papier- ins Digitalformat umwandeln. Ziel: Die altakten sollen schnell, kostengünstig und ohne Schulungsaufwand gescannt werden. löSunG: KoDaK i4200-Scanner mit KoDaK Capture Pro Software KoMMentar: „Je besser die Scan-lösung, desto einfacher lassen sich Page, mit welcher der i4200- DMS-Technologie und der i4200- die Belege später im DMS Scanner wie alle Modelle von Kodak Scanner von Kodak ermöglichen weiterverarbeiten.“ selbstverständlich ausgerüstet ist. der Haus & Grund heute eine effizientere Arbeitsweise und Michael raddatz, Nach der Grundeinrichtung des schnellere Informationsflüsse. Die Systemadministrator Systems durch die icon GmbH gab Mieter profitieren davon, dass ihre Hausverwaltung Haus & Grund Kodak im weiteren Verlauf des Sachbearbeiter heute sofort auf die Kiel Projektes weitere gute Hinweise benötigten Unterlagen zugreifen zur Optimierung des Systems. „Wir können, falls diese schon digital hält das Scan-Team fest, was bereits empfahlen unter anderem vom vorliegen. Nachdem alle 8.500 gescannt wurde und in welchem Karton Graustufen-Scan auf komplett Farbe Mieterakten gescannt sind, soll der sich welche Altakte befindet – falls umzusteigen“, erklärt Godo Jessen, Kodak-Scanner als nächstes die gut doch noch etwas nachzuscannen ist.