Zentralisierte und empfängerspezifische Ausgabe von Dokumenten - Ein Pilot für alle Fälle

Ein Pilot für alle Fälle Anwenderbericht | Compart ▪ Abb.: Roland Der Versicherer ROLAND Rechtsschutz hat sein Output-Management erneuert. Kernstück der Umstellung ist die Software DocBridge Pilot für die zentralisierte und empfängerspezifische Ausgabe der Dokumente. Rund dreieinhalb Millionen Dokumente fallen Maßgeschneiderte Sendungen für war zweifelsohne die Umstellung auf ein neues jährlich bei der ROLAND-Gruppe an: Policen, jeden Kanal System für das Versicherungskerngeschäft, die Korrespondenzen mit Anwälten und Klienten, eine Erneuerung aller vor- und nachgelagerten Beitragsrechnungen, Kundenkarten, Reports etc. ROLAND suchte deshalb ein Tool, das automa- Soft- und Hardwaresysteme nach sich zog, so Davon gehen 260.000 direkt ins Archiv, der Rest tisch erkennt, welches Dokument wie zu bear- auch im Dokumentenmanagement. Hier gab es wird über verschiedene Kanäle ausgegeben: als beiten und über welchen Kanal auszugeben ist. bei der Generierung von Reports den größten Fax, E-Mail und als Druck. Demnächst will der Zudem wurde eine Software benötigt, die ein- Handlungsbedarf. „Wir mussten uns mit der Frage international agierende Rechtsschutz-Versiche- und ausgangsseitig alle gängigen Datenformate beschäftigen, wie sich die Berichte überhaupt rer bestimmte Schreiben auch als E-Postbrief unterstützt; PCL und PDF genauso wie AFP, denn drucken lassen“, erinnert sich Ilja Wiemers, bei versenden. Die Steuerung dieser unterschiedli- mit diesen arbeitet das Unternehmen hauptsä- der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG chen Dokumente über verschiedene Kanäle ist chlich (Mehr zu Datenformaten siehe Glossar). zuständig für das Dokumenten-Management eine komplexe Angelegenheit. Allein im Printbe- (DM). Es gab ein IBM-basiertes Print-Tool, das reich bedient ROLAND 90 verschiedene Drucks- In der Vergangenheit hatte es beim Versiche- aber nur die „letzte Meile“ zum Drucker dars- tapel, bezogen auf Kategorie und Empfänger rungskonzern immer wieder Veränderungen in tellte. Was fehlte, war ein komplettes DM-Sys- der Schreiben. Wie schnell können hier Daten der IT-Infrastruktur gegeben. Die bedeutendste tem, mit dem die Daten für den Druck ausgelesen vertauscht oder Dokumente falsch ausgegeben werden; beispielsweise die Beitragsrechnung nicht wie festgelegt als physischer Brief, sondern Executive Summary als E-Mail-Anhang. Oder bei der Versicherungs- police fehlt die zugehörige Kundenkarte, weil das Die ROLAND-Gruppe, international agierender Versicherer mit Fokus Rechtsschutz, hat ihr System nicht die notwendige Information hatte, Output-Management erneuert. Kernstück der Umstellung ist die Software DocBridge Pilot, mit dass hier eine Beilage hinzugefügt werden muss. der das Unternehmen den Druck seiner jährlich rund zwei Millionen Dokumente steuert: Poli- Kurz: Die Herausforderung besteht darin, die in cen, Korrespondenz, Beitragsrechnungen, Kundenkarten, Berichte, Anhänge. Die von Compart unterschiedlichen Abteilungen erstellten Doku- entwickelte Lösung wurde in drei Monaten eingeführt. Sie bedient rund 90 unterschiedliche mente zentral zusammenzuführen, zu bündeln Druckstapel, bezogen auf Kategorie und Empfänger. und adressatengerecht zu versenden. DocBridge Pilot ist eine plattformunabhängige Software, mit der sich maßgeschneidert Sendun- gen für jede Ausgabeform erstellen lassen: als Druck, E-Mail, Fax, Archivdatei und zum Down- load in Webportalen. Anwenderbericht | Compart | 2011 Ein Pilot für alle Fälle und als Spooldateien aufbereitet werden können. alle gängigen Formate umgewandelt werden. Da- sehr spezifischen Anforderungen ließen sich in- Im Zuge dessen stieß man auf DocBridge Pilot. durch lassen sich die Dokumente nahezu überall nerhalb kürzester Zeit umsetzen.“ So mussten un- darstellen, drucken, archivieren und auf andere ter anderem Ausgangskanäle nach Postleitzahlen Mit der von Compart entwickelten plattformu- Art und Weise verarbeiten. Die dafür notwendi- sortiert und anschließend nach einem vorgege- nabhängigen Software lassen sich maßgeschnei- gen Informationen werden dabei als Metada- benen Wert segmentiert werden bei gleichzeitig dert Sendungen für jede ten extrahiert. Während die fortlaufender Nummerierung der Sendungen im „Um ehrlich zu sein – die Compart Ausgabeform erstellen: Software die Dokumente ei- Adressfenster. Eine weitere Herausforderung war Software war ein Glücksgriff. Alle als Druck genauso wie nem zentralen Pool zuordnet, das Erzeugen eines AFP-Ausgabedatenstroms, in unserer doch sehr spezifischen als E-Mail, Fax, Archiv- werden die Metadaten in einer dem die verschiedenen Dokumente als Bilder hin- Anforderungen ließen sich inner- und Downloaddatei in relationalen Datenbank abge- terlegt sind. halb kürzester Zeit umsetzen.“ Ilja Webportalen. Dabei ist legt. Mittels eines an den PC- Wiemers, bei ROLAND zuständig für der Import der zu verar- Arbeitsplätzen (Clients) imple- Etliche der Anpassungen gehören heute zum das Dokumenten-Management beitenden Dokumente mentierten Druckertreibers Standard von DocBridge Pilot, unter anderem die von der Ausgabe der Sendungen getrennt. Die sind die Anwender in der Lage, auch Office-Do- Möglichkeit, Druckjobs einfach zu kopieren. Für Software übernimmt die Daten und konvertiert kumente im selben Sendungspool abzulegen und Wiemers war die schnelle Umsetzung ein wesent- sie, wobei die Formatierung der Datei erhalten sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen. licher Faktor für den Projekterfolg insgesamt. bleibt. Das Dokument kann nun je nach Bedarf modifiziert, verteilt, klassifiziert, indiziert und in Dokumente werden automatisch abgeholt Bei ROLAND kommt DocBridge Pilot nur im Druck zum Einsatz. Einmal täglich werden über eine integrierte „Scheduling“-Funktion alle ers- tellten Dokumente aus einem zentralen Daten- pool abgeholt und nach DocBridge Pilot geladen. Dort erfolgt die Aufbereitung und Konvertierung in AFP- bzw. PDF-Spooldateien. ▪ Q.: Roland Ilja Wiemers: „Um ehrlich zu sein – die Compart Software war ein Glücksgriff. Alle unserer doch Glossar Advanced Function Presentation (AFP) AFP ist der am häufigsten anzutreffende Druckdatenstrom – vor allem bei der industriellen Ver- arbeitung von großen Dokumentenmengen. AFP erlaubt hohe Druckgeschwindigkeiten und zeichnet sich durch eine exzellente Trennung von Nutz- und wiederkehrenden Daten (Formulare) aus. Wegen seiner umfassenden, flexiblen Ressourcenverwaltung und Kompaktheit ist AFP in Anwenderkreisen äußerst beliebt. Entwickler schätzen seine durchdachte und gut dokumen- tierte Architektur. Ursprünglich für den digitalen Schwarz-Weiß-Druck konzipiert, ist AFP inzwi- schen auch im digitalen Farbdruck als Standard etabliert. Compart AG PDF (Portable Document Format) Otto-Lilienthal-Str. 38 ist durch seine kontinuierliche Weiterentwicklung nach wie vor weltweiter Standard. Es war das 71034 Böblingen erste plattformunabhängige Austauschformat für elektronische Dokumente und ist wegen seiner Deutschland Vorteile in nahezu allen Marktsegmenten zu finden. Inzwischen existieren zahlreiche Spezialver- Telefon: +49 7031 6205-0 E-Mail: info@compart.com sionen, die die besonderen Anforderungen der jeweiligen Branche bzw.