Zukunft Outputmanagement: Datenformate AFP und PDF - Das Beste aus zwei Welten

Zukunft Outputmanagement: Datenformate AFP und PDF - Das Beste aus zwei Welten Output-Management der Zukunft – das ist die Erstellung und Ausgabe von „intelligenten Dokumenten“ mit vielfältigen Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung. Für den Druck genauso wie für elektronische Kanäle. Eine wesentliche Rolle spielen dabei die beiden Datenformate AFP und PDF. AFP oder PDF? An der Frage, welches Datenformat das bessere im Output Management ist, scheiden sich die Geister. Angesichts seines „Siegeszuges“ im elektronischen Dokumentenaustausch wird das Portable Document Format (PDF) oft als alternativlos betrachtet. Sicher: PDF, von Adobe einst für die Bürokommunikation konzipiert, setzt sich in immer mehr Branchen durch. Zahlreiche Spezialversionen existieren, die inzwischen ISO-Standard sind – so in der Archivierung (PDF/A), der digitalen Druckvorstufe (PDF/X) und der Konstruktion (PDF/E) –, andere stehen kurz davor. Auch im Gesundheitswesen und im variablen Transaktions-Output wird PDF als Austauschformat immer beliebter. Kein Wunder, PDF besitzt etliche Vorteile. Hervorgegangen aus der weit verbreiteten Seitenbeschreibungssprache PostScript, bietet es die günstigen Eigenschaften von Vektorgrafiken, die besser als bei AFP sind. Außerdem hat PDF viele Extrafunktionen: direkter Zugriff auf Seiten, Komprimierung, interaktive Navigation. Einer der größten Vorzüge ist zweifelsohne die integrierte Verwaltung der Schriftarten. Alle verwendeten Fonts lassen sich direkt in das Dokument einbetten, so dass der Text bei der Darstellung immer exakt gleich aussieht. Um Platz zu sparen, lassen sich die Schriften einschränken, so dass sie nur noch über diejenigen Zeichen verfügen, die auch wirklich verwendet werden. Weitere Besonderheiten sprechen für PDF. Muss ein Dokument aktualisiert werden, fügt man die abgeänderten Objekte einfach am Schluss hinzu. Auf diese Weise lassen sich kleinere Ergänzungen wie Wasserzeichen oder Textkorrekturen schnell und einfach anbringen. Auch die Erstellung ist unkompliziert. Wird ein PDF erzeugt, ist die Anordnung der Objekte im Dokument irrelevant. Sie müssen nicht zuerst in einem Vorbereitungsschritt geordnet werden, das PDF lässt sich in einem einzigen Arbeitsschritt erstellen. Hinzu kommt die Möglichkeit, Metadaten (Titel, Autor, Datum der Erstellung etc.) einzubetten. Sie sind wichtig für die eventuelle Weiterverarbeitung des Dokuments, beispielsweise die Archivierung, beeinflussen aber nicht das endgültige Aussehen. Zudem unterstützt das Format verschiedene Arten der Verschlüsselung, Zugangskontrollen und digitalen Signaturen und ist gerade deshalb für die Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten geeignet, die übers Internet verschickt oder in einer Webbrowser-Applikation verwendet werden. Längst ist PDF kein reines Dokumentenformat mehr. Gängige Technologien wie Multimedia, XML, Java, Formularverarbeitung usw. sind Teil dieses Formats geworden. Seit es möglich ist, auch ergänzende Attribute wie die Dokumentenstruktur, die Leserichtung, das Erläutern von Bildern durch alternative Texte zu hinterlegen, gewinnt PDF weiter an Attraktivität. Es ist ein hochwertiges und leistungsstarkes Format und AFP hinsichtlich der Darstellung von Dokumenten überlegen. AFP bleibt Nichtsdestotrotz: Im Massendruck ist AFP immer noch das am meisten verwendete Format. Die Gründe dafür liegen in der Kompaktheit dieses Datenstroms, der Druckgeschwindigkeiten von bis zu 3.000 Seiten pro Minuten erlaubt. Außerdem ist die Ressourcenverwaltung hier flexibler und umfassender als bei PDF. So ist beispielsweise die Schachtsteuerung bei AFP intelligenter gelöst: Mittels einer Steuerungsdatei kann festgelegt werden, welche Seiten auf welchen Druckern wie (simplex/duplex) ausgegeben werden sollen. Zudem ist es möglich, den AFP-Datenstrom gleichzeitig für Rollen- und Einzelblattdruck einzustellen; eine Fähigkeit, über die PDF (noch) nicht verfügt. Ein weiterer Vorteil: AFP ist nach wie vor der einzige Datenstrom mit einem integrierten Fehlerhandling. AFP-Drucker kontrollieren automatisch, ob alle Zeichen und Ziffern aus dem Datenstrom tatsächlich gedruckt wurden. Fehlt etwas oder wurde unvollständig gedruckt, gibt es eine entsprechende Fehlermeldung. Diese Kontrollfunktion ist vor allem bei der Generierung von Kontoauszügen und Schecks wichtig. Nicht ohne Grund gibt AFP in der industriellen Produktion von Rechnungen und Kontoauszügen den Ton an. Nahezu alle Hochleistungsdruckmaschinen weltweit werden mit AFP betrieben. Anders die Situation in der Druckvorstufe: Hier hat sich PDF wohl endgültig durchgesetzt. Trotzdem wird PDF auf absehbare AFP nicht ersetzen – und muss es auch nicht. Warum nicht die Vorzüge beider Datenströme bündeln, um das Output-Management eines Unternehmens insgesamt effizienter zu machen? Warum nicht die „Koexistenz zweier starker Formate“ nutzen zur Erstellung und Ausgabe von „intelligenten Dokumenten“ über alle möglichen Kanäle? Während die „Datenanlieferung“ zunehmend in PDF erfolgt – hochwertig, sicher und leistungsstark –, spielt AFP seine Stärken auf der „letzen Meile“ zum Drucker aus. Heute geht es im Output-Management nicht mehr nur darum, möglichst viele Dokumente möglichst schnell auszugeben. Der Trend geht in Richtung Intelligenz, hin zu Dokumenten, die inhaltlich erschließbar und allgemein zugänglich. Barrierefreiheit spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Politische Korrektheit wird auch sachlich immer wichtiger. Ein Mensch mit Sehbehinderung hat genauso das Recht, den Inhalt eines Dokuments zu erfahren wie ein Sehender. Das Format PDF/UA trägt diesem Anspruch Rechnung. Es ermöglicht das semantisch und stilistisch richtige Vorlesen eines Dokuments mittels eines sogenannten Screenreaders (siehe dazu auch Glossar 1). Auch wenn PDF/UA sicher noch nicht das Endziel auf dem Weg zu vollständig barrierefreien Dokumenten ist – es berücksichtigt bereits wichtige Anforderungen, die dafür unerlässlich sind, wie die Definition von Leserichtung, Sprache und Dokumentstruktur sowie die Kennzeichnung von Artefakten. Metadaten sind das A und O Intelligentes und effizientes Output-Management benötigt vor allem eines: Metadaten, die sich auslesen, speichern und über den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung und –konvertierung mitführen lassen. Sie bilden die Grundlage für die nachgelagerte oder parallele Verarbeitung; beispielsweise, wenn ein Dokument nicht nur gedruckt, sondern zusätzlich als E-Postbrief ausgegeben werden soll. Für die Archivierung sind sie ohnehin unerlässlich. Was logisch klingt, ist in der Praxis immer noch ein Problem. In vielen Unternehmen liegen die Daten unvollständig vor. Das PDF schafft hier Abhilfe, denn bei diesem Format können die Metadaten problemlos integriert, angezeigt und ausgelesen werden. Die Potenziale von PDF sind diesbezüglich noch lange nicht ausgeschöpft. Das Engagement vieler Anbieter von Output- Management-Systemen (OMS) bei der Entwicklung neuer PDF-Standards zeigt deutlich, dass mit weiteren Innovationen in der intelligenten Dokumentenverarbeitung zu rechnen ist. Zu den Unternehmen, die dieses Thema seit Jahren vorantreiben, gehört Compart. Der international agierende OMS-Spezialist engagiert sich in zahlreichen Verbänden und Organisationen. Compart arbeitet unter anderem als Gründungsmitglied aktiv im PDF/A Competence Center und kümmert sich um die weltweite Formatstandardisierung im AFP Consortium. Auch bei der Etablierung neuer Standards wie PDF/UA und PDF/VT ist das Unternehmen dabei. Comparts Produkte der DocBridge Reihe unterstützen sowohl eingangs- als auch ausgangsseitig PDF-Standards sowie AFP. Mit seinem umfassenden Know-how zur Optimierung von Datenströmen ist Compart ein wichtiger Impulsgeber für die Entwicklung innovativer Lösungen – hin zu einem effizienten Output-Management, das Betriebskosten senkt und Fehlerquellen bei der Erstellung, Bearbeitung, Konvertierung und Ausgabe von Dokumenten reduziert. Autor: Harald Grumser, CEO Compart (www.compart.com) PDF: ein Klassiker mit vielen Facetten 1994 von Adobe Systems entwickelt, ist das Portable Document Format (PDF) durch seine kontinuierliche Weiterentwicklung für den elektronischen Dokumentenaustausch nach wie vor weltweiter Standard. Es war das erste plattformunabhängige Austauschformat für elektronische Dokumente und ist wegen seiner Vorteile in nahezu allen Marktsegmenten zu finden. Inzwischen existieren zahlreiche Spezialversionen, die die besonderen Anforderungen der jeweiligen Branche bzw. des Anwendungsgebietes berücksichtigen. Die wichtigsten Versionen im Überblick: PDF/X (PDF for Exchange) war der erste ISO-Standard im PDF-Bereich und entstand aus den sehr spezifischen Exchange): Anforderungen der Grafik-/Druckindustrie. Er wurde bereits 2001 publiziert und regelt die Übermittlung von Druckvorlagen. Seitdem wurde er kontinuierlich weiterentwickelt. In der digitalen Druckvorstufe ist PDF/X heute das am meisten verwendete Format. Besonderheiten: • Enthält alle Informationen zu Schriftarten (Fonts), Grafiken und Druck in hoher Auflösung; • Komplette Einbettung der Fonts; • Hinterlegung von Farbprofilen – exakte Definition des Farbmanagements; • Aktuelles Release: PDF-X5. PDF/A (PDF for Archive) für die kompakte, langfristige elektronische Archivierung, seit 2005 ISO-Standard. Ausgangspunkt für die Entwicklung dieses Standards war die Anforderung, Dokumente in großer Zahl so zu archivieren, dass sie auch nach zig Jahren noch in derselben Qualität angezeigt werden können wie zum Zeitpunkt der Erstellung (mit allen hinterlegten Fonts, Farben, Logos, Grafiken etc.). Viele Eigenschaften von PDF/A haben ihren Ursprung in PDF/X, beispielsweise die korrekte Einbettung von Fonts und Farben.