Personalauswahl

978-3-7910-2758-6 Kanning, Personalauswahl © 2008 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) Inhaltsverzeichnis Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V 1 Wenn das Bauchgefühl täuscht – Fallstricke der Personaldiagnostik . . . . . . . . . . 1 1.1 Was ist Personaldiagnostik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Systematische Fehler bei der Beurteilung anderer Menschen . . . . . . . . . . . 5 1.3 Fehler im Prozess der Personaldiagnostik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.4 Fehleinschätzung der Ökonomie eines Auswahlverfahrens . . . . . . . . . . . . . 17 1.5 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.6 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2 Jenseits des Bauchgefühls – Kriterien professioneller Personaldiagnostik . . . . . . 22 2.1 Objektivität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2.2 Zuverlässigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.3 Gültigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.4 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 2.5 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3 Diagnostische Methoden im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.1 Bewerbungsunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.2 Tests und Fragebögen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 3.3 Einstellungsinterview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.4 Arbeitsprobe, Praktikum und Probezeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.5 Assessment Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 3.6 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.7 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4 Welche Mitarbeiter werden gesucht? – Anforderungsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . 48 4.1 Ziel einer Anforderungsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 4.2 Methoden der Anforderungsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 4.2.1 Die intuitive Methode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 4.2.2 Die arbeitsanalytische Methode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 4.2.3 Die personenanalytische Methode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 4.2.4 Die Methode der erfolgskritischen Ereignisse . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 4.3 Systematisches Vorgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.3.1 Erstellen eines Anforderungsprofils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.3.2 Festlegung der Minimalanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 4.4 Praxisbeispiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.5 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.6 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 5 Bewerber gezielt anwerben – Personalmarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 5.1 Grundprinzip des Personalmarketings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 5.2 Prozess des Personalmarketings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 5.3 Methoden des Personalmarktings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 5.4 Personalmarketing jenseits der Anwerbung von Bewerbern . . . . . . . . . . . . 83 VIII Inhaltsverzeichnis 5.5 Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.6 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 5.7 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 6 Bewerbungsunterlagen analysieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 6.1 Grundprinzipien der Analyse von Bewerbungsmappen . . . . . . . . . . . . . . . 91 6.2 Bausteine der Bewerbungsmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 6.2.1 Mappe und Lichtbild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 6.2.2 Anschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 6.2.3 Lebenslauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 6.2.4 Zeugnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 6.3 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 6.4 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 7 Einstellungsinterviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 7.1 Funktionen des Einstellungsinterviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 7.2 Rechtliche Aspekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 7.2.1 Rechtsquellen des Arbeitsrechts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 7.2.2 Rechtliche Grundsätze und unzulässige Fragen . . . . . . . . . . . . . . . 111 7.2.3 DIN 33430 – Richtlinien für eine berufsbezogene Eignungsbeurteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 7.3 Fragetypen und rhetorische Mittel im Einstellungsinterview . . . . . . . . . . 116 7.4 Strukturierungsgrade von Einstellungsinterviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 7.5 Das Multimodale Interview MMI® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 7.6 Chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 7.6.1 Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 7.6.2 Durchführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 7.6.3 Nachbereitung und Entscheidung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 7.6.4 Checkliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 7.7 Systematisches Vorgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 7.8 Praxisbeispiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 7.9 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 7.10 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 8 Kommunikation im Bewerbungsprozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 8.1 Schriftliche Kommunikation im Bewerbungsprozess . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 8.1.1 Eingangsbestätigung für eine Bewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 8.1.2 Direkte Absage nach Eingang der Bewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . 159 8.1.3 Zwischenbescheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

978-3-7910-2758-6 Kanning, Personalauswahl © 2008 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) Vorwort Unabhängig von der Frage, ob in einem Unternehmen 10, 100 oder 10.000 Menschen beschäftigt sind, einerlei ob sich diese Menschen mit der Herstellung von Dachziegeln, der Reparatur von Heizungsanlagen oder der Vermittlung von Versicherungen beschäf- tigen und unabhängig von Rechtsform, Umsatz, Gewinn und dergleichen, gilt für alle Unternehmen, dass es letztlich auf die Mitarbeiter ankommt. Es sind die Mitarbeiter, die mit ihren fachlichen und sozialen Kompetenzen, mit ihrer Einsatzbereitschaft und Kreativität über Wohl und Wehe des Unternehmens entscheiden. Die besten Maschinen nutzen wenig, wenn die Mitarbeiter nicht willens und in der Lage sind, sie richtig zu bedienen. Die sinnvollste Investition verpufft, wenn die Mitarbeiter gegen die Firmenlei- tung arbeiten, und selbst die besten Produkte werden ihren Markt kaum finden, wenn sich das Verkaufspersonal im Umgang mit Kunden ungeschickt verhält. Den Mitarbeitern kommt somit eine Schlüsselfunktion zu, die in keiner Weise hinter der Bedeutung unter- nehmerischer Entscheidungen oder wirtschaftlicher Rahmenbedingungen zurücksteht. Wer als Unternehmer dies erkannt hat, der wird sich auch der Einsicht nicht verschließen können, dass die richtige Personalauswahl und anschließende Platzierung der Mitarbei- ter im Unternehmen zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören. Schauen wir uns die Praxis großer Unternehmen an, so stellen wir fest, dass hier mitunter beträchtliche Anstrengungen unternommen werden, um die richtigen Mitar- beiter zu finden. Angefangen von Unternehmensplanspielen und aufwändig gestalte- ten Internetplattformen zur Werbung potentieller Bewerber, über den Einsatz speziell entwickelter Leistungstests und Fragebögen, bis hin zu strukturierten Interviews und mehrtägigen Assessment Centern, wird viel Geld und Mühe investiert. Eigens geschulte Mitarbeiter oder Psychologen zeichnen für aufwändige Verfahren verantwortlich, die im besten Fall die aktuellen Erkenntnisse der einschlägigen Forschung in die Tat umsetzen. Doch bei weitem nicht alle Großunternehmen verfügen über ausgereifte Auswahlver- fahren. Auch hier entscheidet viel zu häufig »der Bauch«. Bewerbungsmappen werden ohne explizites Bewertungssystem in Minutenschnelle gesichtet, Einstellungsinterviews laufen ohne Interviewleitfaden oder objektiviertes Bewertungssystem, und Beobachter in Assessment Centern werden sehr oft nicht ausreichend geschult. Und wie ist es um die Auswahlpraxis in klein- und mittelständischen Unternehmen bestellt? Wie häufig treffen wir hier auf Entscheidungsträger, die für die Personalaus- wahl und -platzierung ausgebildet wurden, die um die Fehler und Fallen der Perso- nenbeurteilung oder um die Vor- und Nachteile bestimmter diagnostischer Verfahren wissen? Für die meisten Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung haben, ist die Personalauswahl und erst recht die Personalplatzierung immer noch ein reiner Akt der »Bauchentscheidung«. Erkennt man dann Jahre später, dass ein Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen nicht erfüllen kann, so hat dies selten Konsequenzen für das eigene diagnostische Vorgehen, schließlich sieht man den Fehler allein beim Mitarbeiter, nicht aber bei den Verantwortlichen, die ihn falsch ausgewählt bzw. platziert haben. Dabei sind Investitionen in eine professionelle Personaldiagnostik auch für Kleinun- ternehmen von besonderer Bedeutung. Hat der Betrieb nur 10 Mitarbeiter, wirkt sich eine Fehlentscheidung zwangsläufig sehr viel gravierender aus im Vergleich zu einem mittelständischen Unternehmen mit 200 oder einem Großunternehmen mit 100.000 Mitarbeitern. VI Vorwort Bedenken wir, dass jährlich nicht weniger als 25 Millionen (!) diagnostische Perso- nalentscheidungen getroffen werden (Wottawa, 2000), so offenbaren sich die skizzier- ten Schwächen als ein gewaltiges Problem der Volkswirtschaft. Letztlich werden viele Milliarden Euro durch fehlerhafte Personalentscheidungen zum Fenster hinausgeworfen und für so manches Unternehmen bedeuten derartige Fehlentscheidungen das endgültige Aus. Dabei geht es nicht einmal in erster Linie um die Frage, ob ein neuer Mitarbei- ter entlassen werden muss oder ein Auszubildender vorzeitig die Ausbildung abbricht. Verluste entstehen bereits dann, wenn die eigene Personaldiagnostik nicht in der Lage ist, unter den Bewerbern die besten für die zu besetzende Stelle auszuwählen. Auch innerhalb der Gruppe derjenigen, die die Mindestanforderungen erfüllen, gibt es enorme Leistungsunterschiede. Höchste Zeit also, dass hier etwas unternommen wird. Das vorliegende Buch hat es sich zum Ziel gesetzt, die Professionalisierung der Perso- nalauswahl und -platzierung voranzutreiben. Ausgangspunkt unseres Vorhabens war das Projekt »Personaldiagnostik in klein- und mittelständischen Unternehmen«, das zwischen April 2006 und Juni 2007 im Münsterland durchgeführt wurde. In dem aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und der Wirtschaftsförderung NRW finanzierten Projekt ka- men insgesamt 10 Projektpartner zusammen: drei Bildungsträger (Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH, Handwerkskammer Münster, Kreishandwerkerschaft Waren- dorf), sechs produzierende Unternehmen (August Kreienbaum GmbH, Bernd Münster- mann GmbH & Co. KG, Börger GmbH, Grunewald GmbH & Co. KG, Holzbau Terhalle GmbH, MEM Maschinenbau GmbH) sowie die Beratungsstelle für Organisationen (BfO) des Fachs Psychologie der Westfälischen Universität Münster. Unter Leitung der BfO wur- de in mehreren Workshops und Einzelsitzungen ein für jedes Unternehmen spezifisches Konzept der Personalauswahl entwickelt, das zum einen den besonderen Anforderungen der Praxis Rechnung trägt, zum anderen aber auch die Kriterien einer wissenschaft- lich fundierten Personaldiagnostik erfüllt. Unser Buch klärt über die Prinzipien einer solchen Personaldiagnostik auf und liefert dabei praktisch nützliche Materialen, die in Unternehmen zur Anforderungsanalyse, zur Sichtung der Bewerbungsunterlagen sowie zur Entwicklung und Auswertung strukturierter Interviews eingesetzt werden können. Hierzu stellen wir auf einer beigefügten CD entsprechend Formblätter zur Verfügung. Darüber hinaus enthält die CD die wichtigsten Abbildungen und Checklisten des Buches sowie eine reichhaltige Sammlung konkreter Anforderungsprofile und Interviewfragen, die aus dem skizzierten Projekt hervorgegangen sind. An dieser Stelle wollen wir nicht vergessen, all jene zu erwähnen, die das Projekt auf ihre ganz besondere Weise unterstützt haben. Wir danken recht herzlich Herrn Dipl.- Psych. Dr. Ralf Hagedorn von der Regionalagentur Münsterland, auf dessen Initiative hin das oben genannte Projekt ins Leben gerufen wurde. Ohne sein großes Durchhalte- vermögen und seine feine Kenntnis des öffentlichen Antragswesens wäre die Projektidee niemals verwirklicht worden. Ferner danken wir den Studierenden der Psychologie Hang Kempermann, Kirsten Nagel und Vera Sidikh für ihren tatkräftigen und immer hoch motivierten Einsatz bei der Planung und praktischen Durchführung des Projektes. Ohne Euch hätte uns die Arbeit nur halb soviel Spaß bereitet. Last but not least möchten wird Frau Margret Unger danken, die wieder einmal unermüdlich mitgeholfen hat, die Anzahl der Tippfehler auf ein erträgliches Maß zu reduzieren. Münster, im Winter 2007 Uwe Peter Kanning Jens Pöttker Katharina Klinge 1 Wenn das Bauchgefühl täuscht – Fallstricke der Personaldiagnostik Ein großer Konzern stellt in jedem Jahr 300 Auszubildende ein. Die 5000 eingehenden Bewerbungsmappen werden von einem ganzen Heer von Personalreferenten gesichtet. Die Auswahl erfolgt auf der Basis von Erfahrungswerten der einzelnen Mitarbeiter. Man- che achten besonders auf Rechtschreibfehler, während andere sich vor allem für die Deutsch- und Mathematiknoten interessieren. Wieder andere legen Bewerbungsmappen, die einen unprofessionellen Anschein machen, gleich zur Seite. Im späteren Auswahlver- fahren kommt ein Leistungstest zum Einsatz, den man bei einer Unternehmensberatung eingekauft hat. Der Grund für die Auswahl war vor allem die weite Verbreitung des Verfahrens im In- und Ausland. Wolfgang Pinsel ist Inhaber eines Maler- und Lackierbetriebes mit 15 Angestellten. Vor 20 Jahren hat er gemeinsam mit seiner Frau das Unternehmen gegründet und seither kontinuierlich ausgebaut. Die Geschäfte laufen gut und so kann er auch in diesem Jahr wieder einen Auszubildenden einstellen, den er nach der Ausbildung übernehmen möchte. Nachdem Herr Pinsel eine Anzeige in der örtlichen Tageszeitung geschaltet hat, flattern 23 Bewerbungen auf den Tisch des Hauses. Seine Frau – die für die Verwaltung des Betrie- bes zuständig ist – sichtet schon einmal die Unterlagen und sortiert die Bewerbungsmap- pen in zwei Stapel »völlig ungeeignete Kandidaten« und »interessante Kandidaten«. Beim Abendessen berichtet sie von nachlässigen Bewerbungsmappen, die sie am liebsten gleich in den Papierkorb geworfen hätte, von Anschreiben, die von Tippfehlern übersät waren, und von zwei Kandidaten, die offenbar vom Arbeitsamt zu einer Bewerbung genötigt wur- den. Da Herr Pinsel mehr als genug zu tun hat, liest er gleich nach dem Abendessen kurz die fünf positiv bewerteten Mappen. Zwei Bewerber fallen ihm dabei besonders positiv auf. Der eine von beiden macht ganz einfach einen patenten Eindruck und kommt aus der unmittelbaren Nachbarschaft, der andere gibt an, dass sein Vater selbst einen kleinen Betrieb führt, den er in ferner Zukunft einmal übernehmen möchte. Beide Kandidaten lädt er zu einem Vorstellungsgespräch ein, die anderen Bewerbungsmappen werden mit einem freundlichen Brief zurückgeschickt. Herr Pinsel hat noch Glück gehabt.