Flexibilisierung und Optimierung der Personaleinsatzplanung

Fallstudie Dienstleistungen – Servicecenter Kunde: arvato services (Deutschland) Branche: Dienstleistungen (Servicecenter) Anforderung: Flexibilisierung und Optimierung der Personaleinsatzplanung Lösung: InVision Enterprise WFM Nutzen: Effizienzsteigerung von 15 bis 20% bei gleichzeitiger Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen Produktivitätssteigerung durch Reduzierung der Leerlaufzeiten Sprachen-orientierte Multisite-Planung für standortübergreifendes Workforce Management Ausgangssituation Der Standort von arvato services in Münster wurde im Jahr 2000 gegründet. Im Auftrag verschiedener Unternehmen bilden Customer Service und Technik-Support das Kerngeschäft. Desweiteren werden Bestellannahmen sowie Kampagnen-Management durchgeführt. Insgesamt steht ein Pool von weit über 500 Agenten für Kundenanfragen zur Verfügung – zu serviceorientierten Öffnungszeiten, die auch am Wochenende bis in den späteren Abend reichen. In Spitzenzeiten sind alle der 350 verfügbaren Arbeitsplätze besetzt. Die Kundenbetreuung erfolgt in insgesamt 18 Sprac- hen. Pro Tag werden etwa 10.000 eingehende Anrufe bearbeitet – dies macht ca. 95% der Tätigkeit aus. Der Rest der Arbeitszeit entfällt auf Outbound Calls sowie die Bearbeitung von E-Mails und Faxdokumenten. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit (Average Handling Time – AHT) für eingehende Anrufe liegt bei 8 Minuten. Seit Herbst 2006 konzentriert sich die Tätigkeit der Agenten, die in den Branchen Telekommunikation und IT eingesetzt werden, vorrangig auf den technischen Support für ein Entertainmentsystem. Dies ist ein saisonales Geschäft, welches seine Spitzen in der Weihnachtszeit sowie zur Veröffentlichung neuer Spiele erreicht. Die Planung muss somit auf diese Zeiten hin optimiert werden. Die Einsatzplanung für die Mitarbeiter, von denen ca. 30% Teilzeit und 70% Vollzeit arbeiten, wurde viele Jahre mit einer selbstentwickelten Lösung durchgeführt, die auf einem Tabellenkalkulation- sprogramm basierte. Neben dem Servicecenter in Münster wird inzwischen von dort aus auch der Mitarbeitereinsatz für die Standorte Tallinn (Estland), Gurgaon (Indien), Casablanca (Marokko), Buenos Aires (Argentinien), Malmö (Schweden) und Venlo (Niederlande) geplant. Das starke Wachstum der Standorte und die somit steigende Planungskomplexität führte jedoch die bis dahin verwendete Lösung an den Rand ihrer Möglichkeiten und erforderte einen unannehmbar hohen Zeitaufwand. arvato services arvato services bietet effektive Lösungen rund um Kundenkommunikation, Kundenbindung und Supply Chain Management und beschäftigt weltweit rund 35.000 Mitarbeiter in der Dienstleistungsbranche. Die Servicecenter von arvato services bieten Dienstleistungen in mehr als 20 Sprachen. Von den 12.000 Angestellten in Deutschland sind mehr als 7.000 in den 18 in Deutschland ansässigen Servicecentern beschäftigt. www.arvato-services.de arvato services benötigte daher ein Tool, welches in der Lage ist, sowohl die überlangen Öffnungszeiten, das volatile Volumen eingehender Anrufe und die Planung nach verschiedenen (fremd-) sprachlichen Skills der Agenten, als auch die Koordination der firmeninternen Mitfahrzentrale sowie die Vielzahl an arbeitsrechtlichen Regelungen der verschiedenen Länder entsprechend abzubilden. Lösung Da die Softwarelösung InVision Enterprise WFM (iWFM) an den arvato-Standorten Wilhelmshaven und Gütersloh bereits erfolgreich implementiert wurde, hatte sich InVision von Vornherein als zuverlässiger und qualitativ hochwertiger Kandidat profiliert. Im Ergebnis der damals für die beiden Standorte durchgeführten Analyse der auf dem Markt angebotenen Workforce-Management (WFM) -Systemen überzeugte iWFM durch das planvolle, gut abgestimmte und funktionsreiche Gesamtkonzept. Trotz der komplexen und zahlreichen Planungsfunktionen besitzt die Software eine übersichtliche Darstellung und intuitive Be- dienelemente. Auch eigene Skripte sind leicht und schnell integrierbar und das Software Development Kit ermöglicht arvato services die Anpassung an spezifische Anforderungen in Eigenregie. Ergänzt wird dies durch eine hohe Qualität des Projektmanagements, der Beratung sowie des technischen Supports seitens InVision. Innerhalb von zwei Monaten wurde die Lösung in Münster implementiert und Planer sowie Super- visoren erhielten ein entsprechendes Training. In der Implementierung galt es, Rahmenvereinbarungen mit dem Betriebsrat hinsichtlich Arbeitszeiten und Schichten zu beachten. Umsetzung Der erste Schichtplan lag schon kurze Zeit nach Abschluss der Implementierung vor. Zur Ermittlung des benötigten Personalbedarfs fließen folgende Daten in die Prognose ein: Anzahl der täglich und wöchentlich eingehenden Anrufe des Vorjahres, Anrufaufkommen der jeweils letzten 4 Wochen sowie kundenseitige Faktoren wie der Release eines neuen Computerspiels oder Preisänderungen. Die Planung erfolgt in Halbstunden-Intervallen, die Dauer der Schichten liegt zwischen 4 und 9 Stunden. Mit dem AutoScheduler, einem zentralen Modul der InVision-Lösung, können vollautomatisch per Knopfdruck bedarfsgerechte und optimierte Einsatzpläne unter Berücksichtigung aller Planungsregeln erstellt werden. So wird mit dem AutoScheduler der gesamte Optimierungsprozess in einem Schritt erledigt: von der langfristigen Zu- weisung der Arbeitszeiten pro Tag bis hin zur detaillierten Definition einzelner Aktivitäten im Tagesverlauf. Die erstellten Schichtpläne werden jeweils in der Mitte des Vormonats an die Mitarbeiter verteilt. Über den AdherenceMonitor erfolgt das Controlling bzw. der Abgleich von Soll- und Istwerten. So kann z.B. die Krankheitsquote, der Umsatz pro Woche oder auch der Umsatz pro Sprache abgefragt werden. Im Servicecenter von arvato services am Standort Münster steht ein Pool von weit über 500 Agenten für Kundenanfragen zur Verfügung – zu service-orientierten Öffnungszeiten, die auch am Wochenende bis in den späteren Abend reichen. In Spitzenzeiten sind alle der 350 verfügbaren Arbeitsplätze besetzt. Die Kundenbetreuung erfolgt in insgesamt 18 Sprachen. Pro Tag werden etwa 10.000 eingehende Anrufe bearbeitet. Nutzen Auf wirtschaftlicher Ebene zeigte sich eine deutliche Effizienzsteigerung von 15 bis 20% im Vergleich zur vorherigen Lösung. Leerzeiten konnten reduziert und somit die Produktivität gesteigert werden. Auch der ehemals überhöhte Planungsaufwand liegt heute messbar unter dem früheren Niveau: War die Gruppe von 5 Planern früher eine gute Woche für die Planung eines Standortes beschäftigt, kann in diesem Zeitraum jetzt die Planung für alle 7 Standorte durchgeführt werden. Die Software unterstützt ihren Mehrwert zudem durch ihr offenes, stabiles und skalierbares technisches Konzept. Die Tatsache, dass InVision Enterprise WFM auch die Planung geografisch verteilter Standorte unterstützt und somit virtuelle Strukturen abbildet, kommt dem Servicecenter von arvato in Münster für seine Multisite- Planung zugute: Von dort aus werden zentral auch für die sechs weiteren Servicecenter im Ausland die Pläne für den Mitarbeitereinsatz erstellt. Es wird übergreifend ein virtueller Bedarf errechnet und die Einsatzplanung dann zentral von Münster aus – jedoch unter Berücksichtigung der jeweiligen lokalen Anforderungen – durchgeführt. Die Pläne werden für jedes Land regelkonform erstellt und automatisch auf die Einhaltung der Richtlinien überprüft. Dies gilt für alle Regeln, von gesetzlichen Bestimmungen über tarif- und arbeitsvertragliche Regeln bis hin zu indivi- duellen Vereinbarungen mit den Standorten und Mitarbeitern. Seit der Implementierung der Software verläuft dieser Prozess ohne Probleme. Auch die Mitarbeiter nehmen den Systemwechsel, der natürlich auch ihre Wünsche berücksichtigt, sehr positiv auf. Das Modul Infothek Interactive Schedule wird regelmäßig für den automatisierten, papierlosen Schichttausch sowie zur Information hinsichtlich der Dienstpläne und anstehender Aktivitätenwechsel von den Mitarbeitern genutzt. Ausblick Neben der Abwicklung des technischen Supports für das Entertainmentsystem ist geplant, noch weitere am Standort Münster betreute Projekte über InVision Enterprise WFM abzubilden. Auch die Analyse und Steuerung der Personalplanung soll künftig stärker im Vordergrund stehen: Die Software-Lösung überprüft auf Wunsch automatisch und in Echtzeit jede Abweichung zwischen Planung und Realität. So kann am Standort Münster die Effizienz des Mitarbeitereinsatzes konstant gewährleistet werden. „Durch den Einsatz der Workforce-Management-Lösung InVision Enterprise WFM sind wir in der Lage, auch über unsere international verteilten Standorte hinweg eine optimale Abdeckung zu erzielen und haben durch die automatisierte Planung eine Effizienzsteigerung von 15 bis 20% erreicht.