E-Interview zum Thema "Innovative Lösungen in der Personaleinsatzplanung", Dr. Burkhard Scherf, Dr. Scherf Schütt & Zander

Virtual Roundtable Innovative Lösungen in der Personaleinsatzplanung Name: Dr. Burkhard Scherf Funktion/Bereich: Geschäftsführender Partner Organisation: Dr. Scherf Schütt & Zander Kurzeinführung zum Thema Fundamentale technologische Innovationen wie das Web verändern auch die Strukturen, Prozesse und Systeme in den Unternehmen und ermöglichen grundlegende Innovationen. Stichworte wie Unternehmens-Portale und Self Service kennzeichnen den Wandel in allen Unternehmsbereichen von Einkauf, Produktion, Logistik über Marketing/Vertrieb bis hin in alle Unterstützungsfunk- tionen. Welche Auswirkungen haben diese Entwicklungen speziell auf die Personal- wirtschaft und auf scheinbar „traditionellere“ Bereiche wie die Personaleinsatz- planung? Flexibilität, Leistungsorientierung und Kostenminimierung stehen bei den Entscheidern an oberster Stelle. Der Einsatz neuer Technologien und Mo- delle muss zu einer Entlastung der Personalabteilung und zu einer fundierten Unterstützung der Linienverantwortlichen führen. Von der Vereinfachung alltäg- licher Prozesse wie der Planung und Genehmigung von Urlaubstagen bis hin zur komplexen Planung und Steuerung der Arbeitszeit, die flexibel auf Unter- nehmensanforderungen wie z.B. Auftragslage, Servicelevel o.ä. reagieren soll, sind den Einsatzmöglichkeiten von ganzheitlichen, innovativen Personal- einsatzplanungslösungen (fast) keine Grenzen mehr gesetzt. Wir freuen uns sehr, dass es uns gelungen ist, für unseren Virtuellen Roundtable die führenden Experten zu diesem Thema zu versammeln und sie zu aktuellen Themen rund um die Personaleinsatzplanung zu befragen. Moderiert wird der VR von Andre- as Obereder, Vorstandsvorsitzender der ATOSS Software AG und Beirat im Center Personaleinsatzplanung. Viel Spaß beim Lesen wünschen Ihnen Andreas Obereder und Ihr NetSkill-Team! www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Dr. Scherf, Frage 1: Begriffsverständnis zu „innovativer Personaleinsatzplanung“ Innovative Personaleinsatzplanung beschäftigt sich heute nicht mehr nur mit der reinen planerischen Verteilung von Arbeitskräften auf verfügbare Arbeits- plätze. Innovative Personaleinsatzplanung versucht immer mehr und vielfältige- re Aufgaben zu einem ganzheitlichen Konzept zu vereinen. Was muss eine moderne PEP-Lösung Ihrer Meinung nach heute leisten? Was sollte das Ziel einer umfassenden Planung sein? Antwort: Eine moderne, umfassende PEP-Lösung verfolgt das Ziel eines wirt- schaftlich optimierten Einsatzes der wertvollen Mitarbeiter- Ressourcen unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Mitarbeiter selbst. Dazu muss sie vier wesentliche Bereiche unter- stützen: - Personalbedarfsermittlung - Ermittlung der geeigneten Arbeitszeitformen - Erstellung von Einsatzplänen - Unterstützung von Controlling und Feinsteuerung Dafür ist jeweils zunächst eine Reihe organisatorischer Fragen zu lösen: Wel- che Daten ergeben eine sinnvolle Grundlage für die Bedarfsermittlung? Nach welchen Kriterien lässt sich daraus ein Personalbedarf in lang-, mittel- und kurz- fristiger Perspektive ableiten? Welche Rahmenbedingungen für flexible Arbeits- zeiten werden benötigt und sind auf Basis einer entsprechenden Betriebsver- einbarung nutzbar? Was sind die Zielkriterien und Randbedingungen für die Er- stellung von Einsatzplänen und welche Priorität haben die einzelnen Bedingun- gen untereinander? Welche Informationen benötigen die operativen Führungs- kräfte, um die Qualität des Personaleinsatzes im Tagesgeschäft zu verfolgen und ggf. korrigierend einzugreifen? Die Antworten auf diese Fragen sind so vielfältig wie die Produkte und Ge- schäftsprozesse der verschiedenen Unternehmen. www.competence-site.de Seite 2 Erst wenn diese Fragen inhaltlich geklärt sind, stellen sich die Fragen nach ei- ner geeigneten Software-Unterstützung für die Planung. Und erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich überhaupt sagen, welche Form von Soft- ware-Unterstützung im einzelnen Unternehmen benötigt wird. www.competence-site.de Seite 3 Frage 2: Marktpotenzial innovativer Personaleinsatzplanung Generell bieten innovative Lösungen in der Personaleinsatzplanung die Chan- ce, neue Anwender für das Thema zu erschließen oder existierende Anwender noch umfassender zu unterstützen als dies bisher der Fall gewesen ist. Wie verbreitet ist Personaleinsatzplanung (PEP) heute in den unterschiedlichen Branchen? Besteht die Chance durch innovativere (einfachere, leistungsfähige- re oder effizientere) Lösungen, auch neue Branchen und Segmente zu er- schließen? Welche Potenziale bieten solche Innovationen für Anwender, die heute bereits Lösungen zur Personaleinsatzplanung einsetzen? Wie schätzen Sie generell das Marktpotenzial ein? Antwort: Personaleinsatzplanung findet in irgendeiner Form zwangsläufig in jedem Unternehmen statt. Die Frage ist, wie gut organisiert der Pro- zess der PEP in einem Unternehmen ist und mit welchen Werkzeu- gen für die alltägliche Umsetzung er unterstützt wird. Nach unserer Markteinschätzung setzen ca. 30% der Unternehmen mit nicht-trivialen Anfor- derungen an die Einsatzplanung eine PEP-Software (also eine datenbankba- sierte Standard-Software mit ausgeprägter Planungsfunktionalität) ein. Der An- teil der Unternehmen, bei denen dies auch mit einem gut organisierten Pla- nungsprozess einhergeht, ist aber noch deutlich geringer. Es gibt also selbst bei diesen 30% noch erhebliches Optimierungspotential sowohl in der Organisation als auch in der Art der Software-Nutzung. Aufgrund unserer Projekterfahrung können wir als Faustregel prognostizieren, dass in solchen Fällen ca. 3 bis 5 Prozent der Personalkosten durch verbesserte Planung vermieden werden können. Wer übrigens für seine eigene Organisation herausfinden möchte, welche Po- tentiale durch eine verbesserte PEP gehoben werden können, kann mit unse- ren Beratern den „PEP-Check“ machen, der schnell und klar aufzeigt, wo die Stärken und Schwächen der eigenen PEP liegen und wie viel durch eine Ver- besserung der PEP gewonnen werden kann (nähere Informationen unter www.ssz-beratung.de/pep-check.html). www.competence-site.de Seite 4 Zu den Branchen und Segmenten: Es gibt kaum eine Branche, die nicht von ei- ner verbesserten Personaleinsatzplanung profitieren könnte. Wir spüren unter anderem derzeit eine verstärkte Sensibilisierung in Logistik-Unternehmen, die sich mit stark und kurzfristig schwankendem Personalbedarf auseinandersetzen müssen und hierfür bessere Ansätze für die Prognose des Personalbedarfs su- chen. Ein anderes Beispiel für eine Branche mit wachsendem Bedarf an einer gut organisierten PEP sind die Finanzdienstleister, die sich in einem Prozess zunehmender Industrialisierung aller Abläufe befinden, zu der auch eine opti- mierte Einsatzplanung gehört. www.competence-site.de Seite 5 Frage 3: Organisatorische Innovationen in der Personaleinsatzplanung Trends wie B2E-Portal-Lösungen und Employee Self Services verändern auch die heutigen Strukturen, Prozesse und Systeme in der Personaleinsatzplanung. Welche Aufgaben ordnen Sie mittelfristig den Mitarbeitern und den Planern zu? Antwort: Eine gut organisierte PEP muss auch Wünsche und Präferenzen der Mitarbeiter in die Entscheidungen einbeziehen. Die Aufgabe von ESS und Portal-Lösungen ist also, die Möglichkeiten der Mitarbeiter zur Mitwirkung an der PEP so weit wie möglich zu unterstützen. Da- zu gehören die Hinterlegung präferierter Einsatzzeiten durch die Mitarbeiter, die Auswahlmöglichkeit unter den vom PEP-System als optimal vorgegebenen Ar- beitszeiten oder die Organisation eines Schicht- oder Diensttauschs für die Mit- arbeiter. Den Planern verbleiben damit immer noch genügend anspruchsvolle Aufgaben. So z.B. die Auswahl der für die Bedarfsprognose zu verwendenden Daten und Rechenverfahren, das Feintuning der vom Planungssystem vorgeschlagenen Einsatzpläne sowie die Berücksichtigung der „weichen“ Kriterien einer Planung, die sich einer systemgestützten Optimierung entziehen. www.competence-site.de Seite 6 Frage 4: Funktionale und technologische Innovationen in der Personal- einsatzplanung Was kann der Nutzer heute und in mittlerer Zukunft funktional und technolo- gisch von seinem PEP-System erwarten? Wie gelingt der Schritt vom eher ad- ministrativen Tool zum umfassenden strategischen Instrument? Was sind wich- tige funktionale und technologische Aspekte, auf die Anwender in Zukunft be- sonders achten sollten? Antwort: Es ist klar zu erkennen, dass die Anforderungen an PEP-Systeme weiterhin wachsen. Im Bereich der Bedarfsermittlung erwartet man heute eine durchgängige Unterstützung von der Auswertung der Rohdaten bis hin zu einer fertigen Bedarfsprognose auch für kom- plexe Ausgangssituationen. Die Planung selbst muss heute weitgehend auto- matisiert ablaufen und auch unter komplexen Randbedingungen wirtschaftlich optimierte Planungsergebnisse generieren. Und dabei in immer größerem Um- fang die Wünsche der Mitarbeiter an ihre eigenen Arbeitszeiten mit berücksich- tigen. Dass dabei auch die Steuerung und Berechnung der Zeitkonten mit integ- riert sein muss, bedarf kaum noch einer Erwähnung. Immer wichtiger wird auch die Bereitstellung aussagekräftiger Zahlen, mit denen die Qualität der Planung nachvollzogen und die Abweichung zwischen Realität und Planung dargestellt werden können. Dazu müssen auch Daten aus anderen Systemen (z.B.