E-Interview zum Virtual Roundtable "Workforce Management / Personaleinsatzplanung" mit Andreas Obereder

E-Interview zum Thema Personaleinsatzplanung/Workforce Management mit Andreas Obereder von der Atoss AG In Zeiten hoher Arbeitslosigkeit haben Begriffe wie Arbeitszeitflexibilisierung und Arbeitszeitmanagement Hochkonjunktur. Als Folge des anhaltenden Kostendrucks und des immer noch sehr hohen Anteils der Lohnkosten an den Gesamtkosten, ist eine optimale Ausnutzung der Ressource Personal unabdingbar geworden. Dabei ist die effektive Personaleinsatzplanung nicht nur eine wichtige Aufgabe in personal- intensiven Produktionsbetrieben, sondern in gleichem Maße von hoher Bedeutung für die Dienstleistungsunternehmen der modernen Wissensgesellschaft. Im Kontrast zu seiner wirtschaftlichen Bedeutung steht die öffentliche Wahrnehmung des Themas Personaleinsatzplanung. Über flexiblere oder verlängerte Arbeitszeiten wird gerne und häufig diskutiert. Dabei wird aber meist die entscheidende Frage über- sehen, mit welchen Steuerungsverfahren die vereinbarten Arbeitszeitmodelle genutzt werden können, um den Personaleinsatz tatsächlich flexibel an den jeweiligen Bedarf anzupassen. Viele Konzepte und Strategien machen hier die Runde und es fällt schwer, Erfolgskonzepte zu identifizieren. Frage 1: Was sind die wichtigsten Veränderungen in der Zeitwirtschaft und ihrem Umfeld, die zum Treiber der Personaleinsatzplanung geworden sind oder noch werden können? Welche Branchen und Geschäftsbereiche sind besonders prädestiniert für Personaleinsatzplanung? Für wen ist es empfehlenswert, von einer konventionellen Lösung zu einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung überzugehen? Die auslösenden Faktoren für die Personaleinsatzplanung sind der zunehmende Kostendruck und die hohen Lohnkosten, die durch globalen Wettbewerb bzw. den zusammenwachsenden Arbeitsmarkt entstehen. Obwohl eine genaue Kenntnis des Ist-Zustandes unerlässlich ist, reicht die Betrachtungsebene der Zeitwirtschaft bei weitem nicht aus, um effizient agieren zu können. Besonders für personalintensive Branchen wie zum Beispiel Handel, Logistik oder Gesundheitswesen, ist die PEP ein zentrales Thema. Auch überall dort, wo teure Mitarbeiter ihrer Qualifikation entsprechend eingesetzt werden müssen, gewinnt die Personaleinsatzplanung zunehmend an Bedeutung. Den Überblick über die geeigneten und vor allem auch verfügbaren Mitarbeiter kann dabei nur eine Lösung liefern, die zu jedem Zeitpunkt alle relevanten Daten aktuell bereithält. Während die Zeitwirtschaft die Basis für effizienteres Arbeitszeitmanagement bildet, ist die Personaleinsatzplanung das Instrument, mit dem das operative und strategische Potenzial ausgeschöpft werden kann. Eine Studie von ATOSS, der DEKRA und der Süddeutschen Zeitung ergab, dass zahlreiche Personalverantwortliche vielfach mit Hilfe von Excel-Listen und aus einem „Bauchgefühl“ heraus den Personaleinsatz planen. Dieses Vorgehen werden sich Unternehmen im Hochlohnland Deutschland künftig nicht mehr leisten können. Wir bieten im Rahmen unserer Arbeitszeitberatung Nutzenanalysen und ROI- Betrachtungen an. Dabei stellt sich immer wieder heraus, dass eine PEP nahezu für Netskill AG • Salierring 43 • 50677 Koeln www.competence-site.de • pep@netskill.de Seite 1 von 4 jedes Unternehmen Chancen birgt. Frage 2: Wie ist die augenblickliche Situation zu beurteilen und wie sind in naher Zukunft die Personaleinsatzplanungs-Potenziale allgemein und insbesondere im Mittelstand zu bewerten? Welche Faktoren halten Unternehmen bisher vom Einsatz einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung ab und wie können diese beseitigt werden (z. B. durch Forschungsförderung, Verbandsarbeit)? Was kann man aus Erfahrungen in anderen Ländern (USA, Skandinavien) lernen? In Zeiten der Arbeitszeitflexibilisierung hat das Thema Personaleinsatzplanung generell großes Potenzial. Gilt es doch heute verstärkt, Auftragsschwankungen, längere Öffnungszeiten oder höhere Servicelevel kostenoptimiert zu bewältigen. Häufig wird beim Personaleinsatz noch auf manuelle oder teilautomatisierte Planungen gesetzt. Es fehlt vielfach noch das Bewusstsein, welches Potenzial sich hier verbirgt. Wenn Unternehmen über Kostenoptimierungen oder Produktivitätssteigerungen nachdenken, wird das Thema Arbeitszeitflexibilisierung oft zu spät oder zögerlich angegangen. Dies gilt ganz besonders für den Mittelstand. Hier wird leichter in neue Maschinen investiert, als über Organisationsmaßnahmen rund ums Personal nachzudenken. Aber die konjunkturelle Lage zwingt gerade den Mittelstand zu noch größerer Flexibilität als in der Vergangenheit. Wer im Wettbewerbs- und Kostendruck überleben will, muss jetzt flexible Arbeitszeitmodelle in seinem Betrieb einführen. In der Praxis lässt sich das kostengünstig und effizient nur über eine professionelle Lösung für den Personaleinsatz realisieren. Generell ist beim Thema PEP noch eine Menge Aufklärungsarbeit zu leisten. Wir arbeiten u.a. intensiv mit Verbänden wie dem DGFP oder dem EHI, aber auch mit Unternehmensberatungen oder der Initiative Mittelstand, zusammen, um dem Thema den gebührenden Stellenwert zu verschaffen. Von manchen europäischen Nachbarn und auch den USA können wir uns generell eine höhere Flexibilität und weniger Bürokratie zum Vorbild nehmen. In Deutschland ist vieles überreguliert. Oftmals werden aber noch nicht einmal die vorhandenen rechtlichen und tariflichen Rahmenbedingungen ausgeschöpft. Frage 3: Was charakterisiert eine ideale, ganzheitliche Personaleinsatzplanungs- Lösung? Wie wird eine unternehmensspezifische Anbindung an die Wertschöpfungsprozesse und an die strategische Kompetenzentwicklung der Unternehmen erreicht? Welche Gestaltungsebenen sind dabei relevant? Was sind heute die wichtigsten Personaleinsatzplanungs-Technologien? Was sind typische Probleme bei Personaleinsatzplanungs-Projekten? Eine ideale PEP-Lösung ist nur mit einem integrierten Zeitwirtschafts-System möglich, welches alle für die Planung relevanten Daten online zur Verfügung stellt. Außerdem sollte ein professionelles System Managementinformationen liefern und Netskill AG • Salierring 43 • 50677 Koeln www.competence-site.de • pep@netskill.de Seite 2 von 4 Themenstellungen wie Arbeitszeitmodellgestaltung, Personalbedarfsermittlung oder Schichtplanoptimierung einbeziehen. Darüber hinaus muss die Anbindung an Lohn- und Gehalts- sowie ERP-Systeme gegeben sein. Wir haben zum Beispiel eine Lösung für unseren Kunden Meyer Werft realisiert, die eine auftragsbezogene Personaleinsatzplanung, also das optimale Zusammenspiel von PPS und PEP, möglich macht. Bei der Personaleinsatzplanung steht nicht die Technologie im Vordergrund, sondern die Funktionalität und der Nutzen. Natürlich setzen wir bei ATOSS auf modernste Java/J2EE-Architektur, die sich in jede IT-Gesamtlandschaft einfügt. Unser System ist plattform-, datenbank- und terminalunabhängig. Das garantiert langfristige Investitionssicherheit. Typische Probleme bei der Einführung flexiblerer Arbeitszeiten sind bestehende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen sowie der Widerstand der Gewerkschaften. Dazu kommt unternehmensseitig häufig noch die Scheu vor der Komplexität der Aufgabe. Frage 4: Wie können Controller, Personaler, Organisationsentwickler und Strategen für ein gemeinsames Vorgehen gewonnen werden, um Unternehmen fundamental zu verändern und eine „ideale“ PEP-Lösung zu realisieren? Welche anderen Konzeptwelten/Prioritäten sind hier u.U. hinderlich? Wer sollte für Personaleinsatzplanung der Treiber im Unternehmen sein bzw. wo und wie sollte die Personaleinsatzplanung im Rahmen einer Gesamtkonzeption im Unternehmen verankert werden? Die Nutzeneffekte für alle Beteiligten, d.h. Management/Unternehmen, Planer und Mitarbeiter müssen klar herausgearbeitet, kommuniziert und mit messbaren Zielen versehen werden. Aus unserer Sicht ist Personaleinsatzplanung Chefsache. Die Initiative geht bei unseren Projekten häufig von Fachbereichsleitern aus. Allerdings zögern noch viele Entscheider, da sie trotz der Dringlichkeit erst wenige Erfahrungswerte mit komplexen PEP-Projekten haben. Ist die Entscheidung für eine strategische PEP gefallen, müssen alle Gruppen bis hin zum Betriebsrat in Konzept und Realisierung eingebunden werden. Frage 5: Wie sieht ein empfehlenswertes Vorgehen zur Realisierung von softwaregestützter Personaleinsatzplanung in den Unternehmen aus? Wie wird zum guten Schluss die Wirtschaftlichkeit bzw. der ROI nachgewiesen, bzw. welche „harten Zahlen“ hierzu gibt es bereits? Wie bereits erwähnt ist aus unserer Sicht ein ganzheitlicher Ansatz unerlässlich – von der Anforderungsanalyse und Konzeption über die Realisierung bis zur Implementierung. Wir starten bei unseren Kunden üblicherweise mit Workshops zur ausführlichen Analyse des Istzustandes und klarer Definition des Sollzustandes. Grundsätzlich stehen drei Themenblöcke im Mittelpunkt der Überlegungen: Effekte und Nutzen für Unternehmen, Planer und Mitarbeiter. Netskill AG • Salierring 43 • 50677 Koeln www.competence-site.de • pep@netskill.de Seite 3 von 4 Die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte überprüfen wir gemeinsam mit unseren Kunden anhand von kurz-, mittel- und langfristigen Indikatoren. Das sind z.B. Reduktion der Über- und Unterkapazitäten, Verringerung des Planungsaufwandes oder geringerer Fluktuation aufgrund höherer Mitarbeiterzufriedenheit. So spart beispielsweise unser Kunde Österreichische Post allein in den Logistikzentren durch optimale Steuerung und Verwaltung der Arbeitszeiten jährlich bis zu einer Million Euro.