Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Transparenz in der Personalwirtschaft

Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Transparenz in der Personalwirtschaft Moderne Zeiterfassungslösungen erleichtern den Arbeitsalltag im Personalwesen IT-Lösungen sollen einerseits das Personalwesen von administrativen Routinetätigkei- ten entlasten, andererseits den Anwendern die Informationen zur Verfügung stellen, die sie unterstützen, die Produktivität und die Arbeitsqualität zu steigern. Zu den Kern- aufgaben zählt nach wie vor die Zeiterfassung, die kostbare Ressource Zeit zu ord- nen, zu erfassen und gleichzeitig nach den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter lebenswert und effizient zu strukturieren. Abhilfe schaffen hier moderne Zeiterfassungslösungen wie Time 3010 der AZS System AG. Die Lösung besteht aus einer Hardwarekomponente, z. B. einem Buchungsterminal und der Software, die auf einem Arbeitsplatzrechner installiert ist. Die Mitarbeiter buchen ihre Zeiten an einem Terminal, das die Daten an einen Arbeitsplatz der Personalabteilung weiterleitet. Das Kernstück dieser Lösung ist die Zeiterfassungssoftware. Sie bündelt alle Informationen und gibt dem Sachbearbeiter die Möglichkeit, die Daten nach den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen zu bearbeiten, weiterzuleiten oder auszuwerten. Das modulare branchenunabhängig einsetzbare System unterstützt die Weitergabe der Daten zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen mit integrierten Über- gabe-Schnittstellen. Die Zeiterfassung Time3010 ist funktional sehr breit aufgestellt. Alle anfallenden Aufgaben wie Gleit- und Teilzeit, Kontenführung für die Jahresar- beitszeit, Pausenregelungen, komplexe Schichtmodelle, automatische Feiertagsvor- planung und Feiertagsverrechnung werden abgebildet. In den Stammdaten werden alle Daten rund um den Mitarbeiter zusammengefasst und übersichtlich dargestellt. Die Lösung führt unterschiedliche Listen, Übersichten und Aufstellungen, so dass der Anwender auf einen Blick dank Ampelkonten das An- /Abwesenheitsverhältnis der Mitarbeiter mit der Summierung der einzelnen Gründe sehen kann. Routinearbeiten werden durch die Web-Services und die Workflow-Funktionen spür- bar minimiert, Papierberge reduziert und der Verwaltungsaufwand für Urlaubsanträ- ge, Fehlzeiten und Korrekturen erheblich gesenkt. Ein Mitarbeiterportal stellt nicht nur Infos zur Verfügung, sondern bezieht die Mitarbeiter aktiv in administrative Vorgänge mit ein. Über die gängigen Internetbrowser können Mitarbeiter ihre Zeit- und Auf- tragsdaten auch ohne Terminal buchen, Zeitnachweise kontrollieren oder Urlaubs- und Zeitkorrekturanträge stellen und diese direkt an die Zentrale übermitteln. So wird den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortlichkeit übertragen, die Motivation wird er- höht und das Personalwesen von anfallenden Routinearbeiten entlastet. Mit den Workflow-Funktionen unterstützt Time 3010 den Weg zu einer übersichtliche- ren Organisation und sorgt für reibungslose Abläufe. Sämtliche Workflows können exakt so abgebildet werden, wie sie im jeweiligen Unternehmen benötigt werden. Stammdaten können geändert, vergessene Zeitbuchungen nachgetragen und Auswertungen, wie Überstundensalden, Fehlzeitenkalender oder Monatsberichte eingesehen werden. Erfolgt eine Veränderung, so wird ein Sachbearbeiter oder der Vorgesetzte über ein E-Mail-System benachrichtigt. Eine der größten Herausforderungen ist die Aufgabe, nicht nur für Unternehmen, in denen in Schichten gearbeitet wird, einer konsequenten und übersichtlichen Perso- naleinsatzplanung. Denn falsch, über- oder unterbesetzte Abteilungen kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Nur mithilfe einer richtigen Planung können Mitarbeiter effizienter eingesetzt und Engpässe und Bedarfe frühzeitig erkannt wer- den. Time 3010 Personaleinsatzplanung ist vollständig in die Zeitwirtschaft integriert. So sind Saldenstände, Urlaubskonten und Mitarbeiterdaten immer aktuell verfügbar. Die Arbeitsplatzanforderungen beinhalten Daten wie Besetzungsstärke, Zeitraum und Mitarbeiterqualifikation. So werden Arbeitsplätze gemäß den Anforderungen im Un- ternehmen umgehend besetzt. Auswahl- und Bestimmungsmodelle werden frei defi- niert, die nach Bedarf mehrfach verwendet werden können. Komplexe Vorgänge werden auf diese Weise automatisiert und Fehlermöglichkeiten minimiert. Das erspart enorm viel Aufwand bei der Administration. Ergänzend unterstützt das Projektzeitmanagement den Überblick über Produktions- aufträge genauso wie über Dienstleistungsprojekte zu behalten. Dabei ist die Projekt- zeiterfassung, d.h. die mitlaufende Arbeitszeit-Kalkulation von entscheidender Bedeu- tung. Die Daten werden über die Zeiterfassungsterminals, an einem PC oder von un- terwegs über Browser erfasst. Die Projektverteilung kann wahlweise aktuell oder rückwirkend per Intra- / Internet erfolgen. Die Leistungen bzw. Aufträge können auf Kostenträger oder Kostenstellen verteilt werden. Projektdaten, wie Projektbeginn und Projektendzeiten, aber auch zusätzliche Informationen wie Auftragsnummern und Kosten werden zur Weiterverarbeitung an das PPS-System übergeben oder Time 3010 als autonomes Projektzeitmanagement System genutzt. Die transparenten und aus- sagekräftigen Listen und Auswertungen geben eine klare Sicht auf Projekte, Tätigkei- ten und Kosten. So steht jederzeit der aktuelle Projektstatus zum Abruf bereit. Das Sys- tem unterstützt die präzise Angebots- und Nachkalkulation und hilft so sicherzustellen, dass die Projekte wirtschaftlich rentabel sind. Die AZS System AG setzt bereits seit Anfang der 90er Jahre auf wegweisende Client/Server-Technologien. Neue Lösungen werden immer abwärtskompatibel ent- wickelt, so dass von einem Unternehmen einmal getätigte Investitionen gesichert sind. Time 3010 kann sowohl als Einzelplatzlösung als auch mit mehreren Buchungs- terminals und auch in komplexen LAN-Netzwerken vorhandener Infrastrukturen ge- nutzt werden. Die Technik basiert auf einem leistungsfähigen Bussystem, das eine si- chere Übertragung auf Strecken von bis zu 1000 Meter bietet. An einen Schnittstel- lenwandler können direkt mehrere Terminals angeschlossen werden, auch der Mischbetrieb von verschiedenen Terminals ist möglich.