Mehr Transparenz bei weniger Administration: Die Allgaier Werke setzen auf Mitarbeiter-Selbstbedienung

Mehr Transparenz bei weniger Admi- nistration: Die Allgaier Werke setzen auf Mitarbeiter-Selbstbedienung von Alexander Spitzer* Im Automobilmarkt herrscht starker Wettbewerbsdruck. Für die Allgaier Werke GmbH als Systemlieferant der internationalen Automobilindustrie sind eine hohe Pro- duktivität und effiziente interne Prozesse daher äußerst wichtig. Beim Thema Arbeitszeitmanagement identifi- zierte das Unternehmen noch maßgebliches Optimie- rungspotenzial. Mit der Einführung einer Komplettlö- sung, bestehend aus der ATOSS Startup Edition (ASE) und dem ATOSS Employee Self Service (ESS), will das Unternehmen die Abläufe in der Zeitwirtschaft deutlich effizienter, kostengünstiger und zudem auch transpa- renter für seine Mitarbeiter gestalten. Zu hoher Administrationsaufwand Die Allgaier Werke GmbH ist ein führender Systemlie- ferant mit Fokus auf Umformtechnik. Darunter fallen insbesondere Pressteile und einbaufähige Komponenten für die Automobilbranche. Weiterhin entwickelt und produziert das Unternehmen verfahrenstechnische Ma- schinen und Apparate wie Trocken- oder Kühlsysteme und garantiert seinen Kunden dabei höchste Produkt- qualität. Dieser Anspruch macht die kontinuierliche Op- timierung der internen Prozesse zu einem grundlegen- den Erfolgsfaktor. In der Zeitwirtschaft des Unterneh- mens identifizierte man deutliche Verbesserungspoten- ziale hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Bisher erfassten die über 1.300 Mitarbeiter am Stammwerk Uhingen ihre Abwesenheiten und Fehlzei- ten, wie z.B. Urlaub, manuell über Fehlmeldungen. Die Fehlmeldungen wurden dann zentral an die Abteilung Entgeltabrechnung des Bereiches Personalwesen wei- tergeleitet. Die Entgeltabrechnung gab die Daten aus den Fehlmeldungen am PC ein, um sie dort weiterbear- beiten zu können. Für die Mitarbeiter der Entgeltabre- chung bedeutete dieses Vorgehen einen enormen ad- ministrativen Arbeitsaufwand. Sie investierten einen substanziellen Teil ihrer Arbeitszeit für diese Routinetä- tigkeiten. Außerdem verursachte das bisherige Vorge- hen hohe Druck- und Papierkosten und steigerte durch die doppelte Erfassung die Fehlerhäufigkeit. Auch für die Beschäftigten erwies sich die bestehende Lösung als zu unflexibel und wenig transparent, da es nicht mög- lich war, während des Monats wichtige Informationen, wie z.B. Saldenstände, online einzusehen. Effizientere Lösung gesucht Mit dem Ziel, die Zeitwirtschaft deutlich effizienter zu gestalten, machte sich das Unternehmen auf die Suche nach der richtigen Lösung. Der administrative Aufwand sollte auf ein Minimum reduziert und so die Abteilung Entgeltabrechnung maßgeblich von Routinearbeiten entlastet werden. Auch die aktive Beteiligung der Mit- arbeiter bei der Personaladministration und damit die gezielte Förderung von Eigenverantwortung war dem Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Über eine leicht bedienbare, IT-gestützte Lösung sollten sie mehr Transparenz erhalten, indem sie permanenten Zugriff auf ihre Zeitsalden und Urlaubstage haben. Die Arbeitszeit im Griff Die Allgaier Werke GmbH entschied sich für die ATOSS Startup Edition, eine integrierte Lösung für Arbeitszeit- management mit den Funktionen Zeitwirtschaft, Perso- naleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Employee Self Service. Mit dem Employee Self Service (ESS) sollten 60 Prozent der Mitarbeiter des Unternehmens aktiv in die Personaladministration eingebunden werden, indem sie über eine leicht bedienbare, modern gestaltete Web-Oberfläche ihre Zeitwirtschaftsdaten eigenständig verwalten können. Überzeugt hat die Allgaier Werke GmbH auch, dass mit dem ESS der Zugriff auf die Zeit- wirtschaftsdaten mit dem standardmäßigen Internet- Browser erfolgt. Es ist keine neue Software auf den ein- zelnen Rechnern notwendig, auch ältere PCs erfüllen die geringfügigen Systemanforderungen problemlos. Weiterhin kann der ESS leicht in das bestehende Mitar- beiterportal des Unternehmens eingebunden werden. Die Belegschaft greift so auf die Informationen und Funktionen im gewohntem Look & Feel zu. Mit der Mo- natsübersicht haben die ESS-Benutzer ihre Arbeitszei- ten und Zeitsalden jederzeit im Blick. Auch der manu- ellen Erfassung mit Fehlmeldungen schiebt der ESS ei- nen Riegel vor – ein individueller, mehrstufiger Geneh- migungs-Workflow erlaubt es den Mitarbeitern, eigen- ständig Abwesenheiten und Fehlgründe zu beantragen. Der jeweilige Vorgesetzte wird über neue Anträge per E-Mail informiert und kann diese auch direkt im ESS bearbeiten und genehmigen. Armin Loch, Leiter Ent- geltabrechnung bei Allgaier Werke GmbH, resumiert: „Durch die Einführung des Employee Self Service haben wir den Administrationsaufwand innerhalb der Entgelt- abrechnung wesentlich verringert. Des Weiteren haben unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mehr Flexibili- tät beim Zugriff auf ihre Zeitkonten und mehr Trans- parenz über ihre An- und Abwesenheiten. Durch den ESS und die Workflow-Funktionalität wird jetzt auch die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten einfacher, schneller und effizienter gestaltet.“ Messbare Ergebnisse Für die Entgeltabrechnung bedeutet der Employee Self Service eine enorme Entlastung. Durch den Wegfall vie- ler administrativer Routinetätigkeiten können täglich bis zu fünf Arbeitsstunden eingespart und für andere Auf- gaben aufgewendet werden. Darüber hinaus reduzieren sich die Druck- und Papierkosten maßgeblich, weil die Mitarbeiter nun ausschließlich mit dem Internet- Browser auf ihre Daten zugreifen. Die Einsparungen belaufen sich auf etwa 100.000 Blatt Papier pro Jahr. Durch die intensive Zusammenarbeit und ein professio- nelles Projektmanagement konnte das Unternehmen den Employee Self Service und die ATOSS Startup Edi- tion bereits nach vier Monaten effektiv einsetzen. Die Leitung Personal- und Entgeltabrechnung und auch die Mitarbeiter von Allgaier sind sehr zufrieden mit der neuen Lösung. Das Arbeitszeitmanagement wurde auf ein neues Fundament gestellt und konnte so erheblich kostengünstiger, effizienter und in hohem Maße trans- parent gestaltet werden. Für die Mitarbeiter bietet der Employee Self Service deutlich mehr Flexibilität, z.B. bei der Planung und Beantragung von Fehlzeiten und Abwesenheiten sowie beim Zugriff auf ihre Zeitinforma- tionen. Das Projekt auf einen Blick: Zielsetzung Reduzierung des administra- tiven Aufwands für die Abteilung Ent- geltabrechnung Aktive Beteiligung der Mitar- beiter an der Personaladministration Flexiblerer Zugriff der Mitar- beiter auf die Daten der Zeitwirtschaft Mehr Transparenz für Belegschaft und Personalabteilung Systemlandschaft Betriebssystem: Windows Datenbank, Oracle Lohn- und Gehaltssystem Paisy Mitarbeiter im System 1300 Ergebnisse Einsparung von Papier- und Druckkosten in Höhe von unge- fähr 100.000 Blatt Papier pro Jahr Direkte Beantragung von Fehlzeiten und Abwesenheiten durch ei- nen elektronischen Workflow Reduzierung des Administra- tionsaufwands in der Entgelt- abrechnung um rund fünf Ar- beitsstunden pro Tag