Personaleinsatzplanung: Prozess oder Software - Was löst die Probleme?

PEPper Newsletter zum bedarfsorientierten Personaleinsatz PROZESS ODER SOFTWARE: WAS LÖST DIE PROBLEME? Im Zeitalter der Informations- Einmal wurden wir zu einem In- herausstellen, dass die beschaff- technologie sind wir es gewohnt, teressenten gerufen, der gerade te Software ungeeignet ist, einen dass es für viele Probleme soft- eine Software zur Personal- solchen Prozess zu unterstützen waretechnische Lösungen gibt. einsatzplanung erworben hatte. Dies ist auch der Grund dafür, Während der Implementierung Um derartige Situationen zu ver- dass wir uns vielen Fragestellun- der Software war es zu Irritatio- meiden, unterstützen wir unsere gen erst aus der Softwaresicht nen gekommen, weil der Soft- Kunden im Zusammenhang mit nähern. Wir wollen Projektmana- ware-Berater erwartete , dass der Software-Auswahl in folgen- gement machen? Also kaufen wir der Kunde ihm vorgibt, was er in den Themen: ein Projektmanagement-Tool. Wir der Software einstellen sollte. wollen unsere Personaleinsatz- Der Kunde wiederum erwartete Definition eines Personaleinsatz- planung optimieren? Lasst uns vom Berater, dass er gesagt be- planungsprozesses (ggf. auch eine Software kaufen. kommt, wie er das System ein- weitere HR-Prozesse) stellen sollte, um ein gutes Pla- Ableitung der Anforderungen an Dabei wird leider oft übersehen, nungsergebnis zu erzielen. Dar- eine IT-Unterstützung aus dem welche Probleme eigentlich gelöst aufhin wurde das Projekt erst Prozess werden sollen. Unsere Erfahrung einmal abgebrochen. Erstellen eines Lastenheftes aus vielen Projekten hat uns ge- Auswahl und Analyse von An- lehrt, dass es zunächst eines klar In diesem Fall hatte der Kunde bietern definierten Prozesses bedarf, der zu wenig präzise Vorstellungen genau beschreibt, wie die von seinem Planungsprozess Unsere Unabhängigkeit und de- Einsatzplanung erfolgen und was (und damit von seinen Anforde- taillierte Kenntnis der gängigen als Ergebnis herauskommen soll. rungen an die Software) und der Softwareprodukte im Markt tra- Der Prozess ist die Lösungsbe- Software-Berater kein Prozess- gen zu einer objektiven Entschei- schreibung für das konkrete Know-how (was auch nicht seine dung bei, die auf Basis von kla- Problem. Innerhalb des Prozesses Aufgabe war, die eigentlich darin ren Fakten und nicht subjektiven muss dann entschieden werden, bestand, die vorgegebenen An- Eindrücken basiert. welche der einzelnen Prozess- forderungen des Kunden in der schritte maschinell unterstützt Software abzubilden). Wie in die- Unsere Erfahrungen, was in ei- oder gar komplett automatisiert sem Beispiel führt mangelnde nem Software-Auswahlprozess werden sollen. Klarheit über den Planungspro- beachtet werden muss, hat Guido zess immer wieder zu erhebli- Zander in folgendem Artikel zu- Kauft man sofort eine Software, chen Problemen bei der Soft- sammengefasst. läuft man Gefahr, dass man die w a r e -I m p l e m e nt i e r un g. Im Organisation an die Software schlimmsten Fall kann sich nach Wir wünschen viel Spaß bei der anpassen muss. Klärung des Planungsprozesses Lektüre! AUSWAHL UND EINFÜHRUNG VON ZEITWIRTSCHAFTS UND PERSONALEINSATZPLANUNGS- SYSTEMEN Software zur Personaleinsatzpla- den für die Auswahl und Einfüh- soll, welche Unterstützungsfunk- nung und Zeitwirtschaft setzt rung einer PEP-Software. tionen innerhalb dieses Prozesses sich derzeit immer stärker im sinnvoll sind und welches Tool Markt durch. Die führenden An- Gerade im Thema Personal- diese am besten unterstützt. Da- bieter erleben eine starke Nach- einsatzplanung gibt es eine Viel- mit der Kauf einer Software zur frage nach ihren Systemen. Viele zahl von Softwaretools mit unter- Personaleinsatzplanung das ge- Unternehmen prüfen derzeit die schiedlichstem funktionalem Um- wünschte Ergebnis bringt, wer- Beschaffung eines solchen Sys- fang und auch unterschiedlichs- den im Folgenden die vier not- tems. Gleichzeitig fällt es aber ten Philosophien, wie ein Pla- wendigen Schritte in einem Soft- vielen Anwendern aus den Fach- nungsprozess unterstützt wird. wareauswahlprozess beschrie- bereichen schwer, die Unter- Deshalb sollte man bei der Be- ben: schiede zwischen den angebote- wertung der Tools auch nicht in nen Systemen und deren Auswir- Kategorien wie gut oder Schritt 1: Definition eines kungen für den praktischen Ein- schlecht denken, sondern über- Prozesses zur Personal- satz im jeweiligen Unternehmen legen, wie der Planungsprozess einsatzplanung vorherzusehen. Dieser Beitrag im eigenen Unternehmen aus- Viele Unternehmen nähern sich gibt deshalb einen kurzen Leitfa- sieht und zukünftig aussehen einem organisatorischen Thema 1 Ausgabe 01/2008 www.bedarfsorientierter-personaleinsatz.de PEPper Newsletter zum bedarfsorientierten Personaleinsatz erst einmal aus der Software- ander treffen und sich widerspre- nungsvarianten im Unternehmen sicht. Man möchte z.B. Projekt- chen, was ist z.B. wichtiger: Das unterstützt werden sollen. Zu- management einführen und kauft Einhalten des Zeitkontos oder die sätzlich wird man durch die Defi- sich ein Projektmanagementtool Erfüllung des Mitarbeiterwun- nition eines stabilen Prozesses oder man möchte Personal- sches? unabhängiger vom einzelnen Pla- einsatzplanung betreiben und Diese und andere Fragen müssen nern und hat eine Basis für konti- kauft sich eine Software zur Per- geklärt werden und deren Beant- nuierliche Verbesserungen. sonaleinsatzplanung. Bei oder wortung hat weit reichende Aus- nach der Einführung merkt man wirkungen auf die Anforderungen Schritt 2: Erstellen eines Las- dann, dass die gewünschten Ef- an eine Software. So hängt z,B, tenheftes fekte ausbleiben, weil gar nicht von der Beantwortung dieser Nachdem der Planungsprozess klar ist, welcher Prozess durch Fragen ab, inwieweit die Soft- definiert wurde, kann identifiziert das Tool unterstützt werden soll. ware eine Komponente im Intra- werden, an welchen Stellen des Abbildung: Vorgehensmodell für einen Softwareauswahlprozess von Dr. Scherf Schütt & Zander Deshalb ist es wichtig, zunächst net benötigt, über das die Mitar- Prozesses eine IT-Unterstützung den Prozess zu klären, bevor beiter Wünsche eingeben kön- nutzen generiert. Im Einzelfall man sich an die Software- nen. Oder inwieweit sollen Auto- könnte dies sogar heißen, dass Auswahl begibt. matismen den Planer unterstüt- man keine oder zumindest keine zen und nach vorgegebenen Re- neue Software benötigt. Kommt Bei der Prozessdefinition wird gelwerken einen Planungsvor- man zu dem Schluss, dass eine festgelegt, wer wann wen mit schlag erzeugen? Müssen Qualifi- IT-Unterstützung sinnvoll ist, welchen Informationen plant und kationen bei der Planerstellung muss ein Lastenheft erstellt wer- wie das Planungsergebnis ausse- berücksichtigt werden? Sollen bei den. Oft werden dabei schwer- hen soll. Dabei können z.B. fol- der Planung fest vorgegebene wiegende Fehler begangen, die gende Fragen auftreten: Werden Schichten verplant oder die Ar- zu einem Projektfehlschlag füh- die Mitarbeiter zentral oder de- beitszeiten frei nach Bedarf er- ren können. Folgende Fehler ha- zentral geplant? , Inwieweit sol- zeugt werden? ben wir in unserer Beratungspra- len die Mitarbeiter am Planungs- xis immer wieder beobachtet: prozess (Wunschdienste) beteiligt Darüber hinaus hat die Definition werden? , Welche Informationen eines einheitlichen Planungspro- Es w ir d k e in Pr oze ss de fi- sollen bei der Planung berück- zesses den Effekt, dass es einfa- niert, so dass die Anforderun- sichtigt werden? Zeitkonten, Mit- cher bzw. kostengünstiger wird, gen ein sich ggf. sogar wi- arbeiterwünsche, Bedarfe, etc.? , ein Planungstool zu finden, als dersprechendes - Wunschkon- Wenn mehrere Kriterien aufein- wenn viele unterschiedliche Pla- zert aller beteiligten Fachab- 2 Ausgabe 01/2008 www.bedarfsorientierter-personaleinsatz.de PEPper Newsletter zum bedarfsorientierten Personaleinsatz teilungen sind, die nicht bzw. sehr teuer sind. Letzteres Software mit den Konzernvorga- nicht zu einem vernünftigen führt dazu, dass man weniger ben zur IT-Strategie verlangen, Preis umgesetzt werden kön- verlangt als möglich ist und während das Kleinunternehmen nen. Dies kann nur vermieden somit eine einfache Lösung nur die Lauffähigkeit auf einem werden, wenn die Anforderun- erwirbt, die zwar den be- Windows-System erwartet.