Personalmanagement und HR-Software im Handel – Status Quo, Herausforderungen und Ausblick, Hermann Arnold (umantis AG)

Personalmanagement und HR-Software im Handel – Status Quo, Herausforderungen und Ausblick E-Interview mit Hermann Arnold Name: Hermann Arnold Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: umantis AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Handelsbranche ist aufgrund ihres hohen Personalaufwands im Bereich der Verkaufsflächen, Lager, Verwaltung sowie der Call und Service Center ein Sek- tor, in dem ein kostenorientiertes Personalmanagement eine wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg spielt. In diesem Zusammenhang bekommt auch die dafür notwendige HR-Software in den einzelnen Bereichen wie Recruiting, Trai- ning, Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management oder Zeitwirtschaft eine immer größere Bedeutung. Zusätzlich werden natürlich auch weitere Er- folgsfaktoren wie z.B. die Kundenzufriedenheit durch das Personalmanagement und die eingesetzte HR-Software maßgeblich positiv beeinflusst. In unserem Virtual Roundtable, den wir gemeinsam mit unserem Fachbeirat Herrn Peter Bollenbeck von der InVision Software AG konzipiert haben, wird erläutert, wo der Handel derzeit in Sachen Personalmanagement und HR- Software steht, welchen Herausforderungen sich gerade in dieser Branche in Zukunft gestellt werden muss und welche Werkzeuge dazu geeignet sind. Zu- dem verschaffen uns die Teilnehmer einen Überblick über Ihre Lösungen, skiz- zieren entsprechende Projekte und wagen einen Ausblick in die Zukunft. Wir freuen uns sehr, dass es uns gelungen ist, führende Experten zu versam- meln und zum Thema zu befragen. Viel Spaß beim Lesen wünschen Ihnen Peter Bollenbeck und Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Arnold, Frageblock 1: Personalmanagement in der Handelsbranche Die Handelsbranche ist aufgrund des hohen Personalaufwands eine Branche, in der ein kostenorientiertes Personalmanagement eine wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg spielt. Auch andere Erfolgsfaktoren im Handel werden durch das Personalmanagement (und die HR-Software) beeinflusst. Welche Bedeutung hat Ihrer Meinung nach das Personalmanagement generell für den Handel? Was sind in Zukunft die wichtigsten Herausforderungen für die Branche und damit auch für das Personalmanagement im Handel? Wie wichtig sind z.B. Kostenkontrolle, Personaleinsatzplanung, Recruiting, Zeitwirtschaft oder Talent Management? Unterscheiden sich Herausforderungen in den Teil- bereichen? Antwort: Das Personalmanagement im Handel hat eine große Bedeutung - jedoch nicht in erster Linie die Personalabteilung. Gute Handels- unternehmen begreifen das Personalmanagement als Aufgabe der Linie. Mitarbeiter, deren Leistung anerkannt und gefördert wird, bringen auch dem Unternehmen ein besseres Ergebnis. Über die Herausforderungen für die Branche generell zu sprechen, maßen wir uns nicht an. Dafür gibt es Experten. Die Herausforderungen für das Personal- management selbst unterscheiden sich nicht groß von anderen Branchen. 1) Kostendruck und zunehmendes Outsourcing von administrativen Prozessen wie Lohn, Gehalt, Spesen, Reisemanagement etc. Professionelle Anbieter kön- nen diese Prozesse bei höherer Qualität zu geringeren Kosten anbieten. 2) Zunehmende «Rückführung» von Personalmanagementaufgaben an die Li- nie. Bereits heute in breiter Masse bei der Rekrutierung von Zeitarbeitskräften, bei der Auswahl von Führungskräften und von Fachspezialisten. Zunehmend auch bei Laufbahnplanung, Training on the Job etc. . Die Herausforderung für die Personalabteilung ist, die eigenen Aufgaben neu zu definieren und von einem Business Partner zu einem Gestalter im Unter- nehmen zu werden. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: HR-Software für eine Handelsbranche im Wandel Die spezifischen Gegebenheiten im Handel wirken sich auch auf die unterstüt- zende HR-Software aus. Hier müssen sich Unternehmen entscheiden, ob Sie auf allgemeine Standardlösungen, Standardlösungen für das Personalmana- gement oder sehr spezifische Branchenlösungen setzen. Wie spezifisch muss Ihrer Meinung nach die HR-Software für den Handel sein? Welche Faktoren beeinflussen hier die Entscheidung für Standard versus Spe- zialisten? Was zeichnet Ihre Handelslösungen aus bzw. für welche Handelsun- ternehmen sind Sie der ideale Partner? Oder aus Sicht des Handels: Wer ist für Sie der ideale Partner für HR-Software? Antwort: Obwohl führende Handelsunternehmen zu unseren Kunden zählen, sind wir der festen Überzeugung, dass es keine branchen- spezifische Personalmanagement Lösung braucht. Zwei Beispiele: Die Prozesse im Bewerbermanagement unterscheiden sich nicht grundsätzlich von denen in anderen Unternehmen. Die inhaltlichen Unterschiede sind in ei- nem Handelsunternehmen zwischen einzelnen Positionen größer als ähnliche Funktionen in unterschiedlichen Branchen, beispielsweise IT-Spezialisten. Selbst die Einsatzplanung in einem Handelsunternehmen unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der in einem Call-Center oder in einem Zeitarbeitsunter- nehmen. Unsere Lösungen für den Handel wie für andere Branchen zeichnen sich da- durch aus, dass sie sehr einfach und sehr flexibel sind. Wir nehmen den Benut- zer und seine Wünsche ernst. Und die Nutzer sind nicht in erster Linie Perso- nalfachleute, sondern Mitarbeiter, Bewerber und Linienvorgesetzte. Es geht beispielsweise nicht darum, welche Informationen die Personalabteilung gerne vom Bewerber hätte - sondern darum, welche Informationen der Bewerber be- reit ist, einzugeben. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 3: Erfolgreiche HR-Projekte im Handel An erfolgreichen Projekten im Handel lassen sich HR-Herausforderungen und -Lösungen in der Handelsbranche am besten verdeutlichen. Können Sie eins Ihrer aktuellen Projekte skizzieren? Was war jeweils Aus- gangssituation und Auslöser für dieses Projekt? Wer war am Projekt beteiligt? Was waren wichtige Meilensteine? Welcher Aufwand entsteht üblicherweise und welche Ergebnisse konnten Sie erreichen? Antwort: Migros, der größte Arbeitgeber in der Schweiz, war auf der Suche nach einem neuen Bewerbermanagement, das den unter- schiedlichen Bedürfnissen der Gewinnung und Auswahl von Mitarbeitern Rechnung trägt. Von Auszubildenden, über die Mitarbeiter in den Geschäften bis hin zu Fach- und Führungskräften. Beteiligt waren verschiedene Genossenschaften und Industriebetriebe des Migros-Genossenschafts-Bundes. Nach der Entscheidung für umantis war die Lösung innerhalb weniger Wochen eingeführt. Die Nutzung des Online Bewerbungsprozesses ist nun seit einigen Monaten in der Ausbreitung. Einzelne Personalabteilungen der sehr unabhän- gig agierenden Teilgesellschaften mussten durch Erfolge anderer Teilgesell- schaften überzeugt werden, dass eine Online-Bewerbungsquote von über 90% möglich ist, selbst bei ungelernten Hilfskräften mit Migrationshintergrund. Und genauso müssen sie überzeugt werden, dass Linienvorgesetzte durchaus eine Online-Weiterleitung von Dossiers schätzen, wenn sie auf einfache Weise die Auswahl treffen und Rückmeldung geben können. Andere Projekte bei anderen Unternehmen betreffen die Aus- und Weiterbil- dung, die Zielvereinbarung und Beurteilung mit variabler Vergütung sowie die Laufbahnplanung. In allen Fällen ist die größte Herausforderung, die Aufgabe der Personalabteilung neu zu definieren, damit die Endanwender möglichst viel Nutzen aus der neuen Lösung generieren können. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 4: Ausblick Das Jahr 2009 ist zu zwei Drittel vorüber. Gerade in der aktuell angespannten Wirtschaftslage sind Zukunftsprognosen sicher nicht einfach. Trotzdem würden wir uns freuen, wenn Sie einen Ausblick wagen. Welche Pläne hat Ihr Unternehmen noch für dieses Jahr und für 2010 gerade im Hinblick auf den Einsatz von HR-Lösungen im Handelsbereich? Antwort: Gerade im Jahr 2009 haben wir renommierte Handelsunter- nehmen als Kunden gewonnen - sowohl ganz große als auch kleinere. Wir suchen seit längerem ein (Handels-)Unternehmen, das bereit ist, mit uns die Personaleinsatzplanung grundsätzlich umzustellen - oder zumindest einen Piloten vorzunehmen: Von einem «Push» Prinzip, in dem intelligente Experten- systeme die Einsatzplanung optimieren - hin zu einem «Pull» Prinzip, in dem sich die Einsatzplanung durch die Endanwender selbst organisiert. (Ähnlich dem Konzept von eBay, bei dem auch kein intelligentes System definiert, wel- che Produkte zu welchen Preisen wann in den Regalen stehen - sondern die Benutzer selbst.) Wir sind der Überzeugung, dass bessere Resultate mit weniger Aufwand und höherer Mitarbeiterzufriedenheit erreichbar sind. Wer an den Ideen eines eBay für die Einsatzplanung Interesse hat - und eventuell an einem Piloten teilneh- men möchte, der meldet sich bitte bei Hermann Arnold Mitgründer und Geschäftsführer umantis AG +41 71 224 01 11 hermann.arnold@umantis.com Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5