Systemmöbelhersteller setzt auf modular aufgebautes Zeiterfassungssystem

G F O S I N D E R P R A X I S SYSTEMMÖBELHERSTELLER SETZT AUF MODULAR AUFGEBAUTES ZEITERFASSUNGSSYSTEM 2003 machte sich der Systemmöbelhersteller konnte dieses System den Anforderungen im- ausgewählte Softwarefamilie GFOS modulare interlübke auf die Suche nach einem neuen Zei- mer weniger gerecht werden. Als Folge wurde Erweiterungsmöglichkeiten, nicht nur für den terfassungssystem. Von diesem versprach man 2003 die Umstellung auf ein neues Zeiterfas- Unternehmensbereich Personal, sondern auch sich vor allem die Abschaffung der internen sungssystem beschlossen. Bei interlübke wird für die Fertigung, die Logistik und das Qualitäts- Zettelwirtschaft und einen Zeit- und Flexibili- mit unterschiedlichsten Schichtmodellen gear- wesen. Für ein produzierendes Unternehmen tätsgewinn zugunsten des Kerngeschäfts. Mit beitet, die selbstverständlich alle inklusive des wie interlübke könnte dies in Zukunft von Vorteil Gründung der Gebrüder Lübke KG im Jahr komplizierten Tarifgebildes durch das neue sein, falls die Software auch auf weitere Unter- 1937, einer Spezialfabrik für polierte Schlafzim- System abgebildet werden sollten. Außerdem nehmensbereiche ausgeweitet werden sollte. In- mer, legten die Brüder Lübke den Grundstein war die Abschaffung der Zettelwirtschaft fester sellandschaften und eine doppelte Datenpflege des heute weltweit bekannten Möbelherstel- Anforderungsbestandteil, weshalb man nach lers interlübke aus Rheda-Wiedenbrück. Das einem System mit Workflowfunktionalität Aus- Unternehmen beschäftigt derzeit mehr als schau hielt. In enger Zusammenarbeit zwischen Projekt auf einen Blick 320 Mitarbeiter, die in den unterschiedlichsten der IT- und Personalabteilung sowie dem Be- Schichtmodellen eingesetzt werden und produ- triebsrat wurde ein Projektteam ernannt und Module: ziert ausschließlich am Heimatstandort Rheda- die Suche nach dem richtigen Anbieter begann. GFOS-Time Wiedenbrück auf einer Produktionsfläche von Ausschlaggebend für die Systemauswahl waren L-/G-Schnittstelle: 31.000 m². Der Vertrieb der hochwertigen Möbel letztendlich die Handhabbarkeit des Systems, Paisy erfolgt exklusiv über autorisierte Fachhändler. die Abbildung unterschiedlichster Schichtmo- Exportiert wird in rund 40 Länder weltweit. delle und die Berücksichtigung der jeweiligen Datenbank: Tarifverträge sowie die verfügbare Schnittstelle Oracle ERFOLGSFAKTOR ZEIT zu dem vorhandenen Lohn- und Gehaltssystem Terminals: Schon früh erkannte man bei interlübke die Paisy. Die Entscheidung der Projektgruppe fiel große Bedeutung des Erfolgsfaktors Zeit. So zu Gunsten des Essener Softwareherstellers PCS setzte die IT-Abteilung bereits in den 90er Jah- GFOS mbH, dessen Zeitmanagement-Lösung ren erstmalig ein Zeiterfassungssystem ein. Mit den Anforderungen des Möbelherstellers ge- steigendem Anspruch des Möbelherstellers recht werden konnte. Darüber hinaus bot die GEMEINSAM ZIELE ERREICHEN G F O S I N D E R P R A X I S würden durch den Einsatz weiterer Module des modelle neben Gleit- und Schichtmodellen zum der Geschäftsleitung die Möglichkeit einräumt, Herstellers, wie zum Beispiel eine Betriebsda- Einsatz kommen. Bei der festen Arbeitszeit han- die täglichen Sollzeiten der Fertigungsmitarbei- tenerfassung, Zutrittskontrolle oder Personalein- delt es sich um eine 37,5 Stundenwoche, für die ter für einen definierten Zeitraum zu verändern. satzplanung ausgeschlossen. wiederum 20 bis 25 unterschiedliche Zeitprofile Mehr- oder Minderarbeit werden hierfür über gelten. Nach der einmonatigen Testphase, die das sogenannte Betriebszeitkonto verwaltet. SOFTWARE GEHT IN ECHTBETRIEB nach kleinen anfänglichen Schwierigkeiten ohne Arbeitet der Mitarbeiter über die tarifliche 37,5 Bereits zwei Monate nach Projektstart erfolgte große Probleme verlief, ging das neue Zeiterfas- Stundenwoche hinaus, wird diese Art der Mehr- die Umstellung vom Altsystem auf GFOS. Be- sungssystem in Echtbetrieb. „Insgesamt erfolgte arbeit seinem persönlichen Mehrarbeitskonto gleitet wurde das Projekt durch Mitarbeiter der die Einführung reibungslos und wesentlich gut geschrieben. Überstunden werden nicht au- tomatisch bezahlt. Der einzelne Mitarbeiter kann selbständig entscheiden, ob er die mehr gelei- steten Arbeitsstunden abfeiern oder ausgezahlt bekommen möchte. Die Unterbrechungszeiten werden darüber hinaus an das eingesetzte PPS- System weiter geleitet. FAZIT „Das System hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt. Wir sind heute Dank der Workflowkom- ponente auf dem besten Weg, den Papierwust von einst endgültig hinter uns zu lassen. Vor allem die Flexibilität von GFOS hat uns über- zeugt, das System ist tatsächlich in der Lage, alle unsere Schichtmodelle genau abzubilden. IT- und Personal-Abteilung von interlübke sowie schneller als wir zuvor angenommen hatten. Die Einführung der neuen Zeiterfassung bedeu- Beratern des Softwarehauses. Während des ge- Stießen wir auf Probleme oder ergaben sich tet für uns einen deutlichen Gewinn. Durch die samten Projektverlaufes wurde der Betriebsrat unsererseits Änderungswünsche, wurden die- Ersparnis an Arbeitsaufwand können wir uns eng einbezogen und über jegliche Schritte in- se umgehend gelöst beziehungsweise parame- nun vermehrt unserem Kerngeschäft zuwenden. formiert. Durch diese enge Zusammenarbeit triert“, so der Projekt- und IT-Leiter Rüdiger Li- Damit sehen wir den Grundstein für eine weiter- konnte auf die besonderen Anforderungen von bor. „Das neue Zeiterfassungssystem ermöglicht hin erfolgreiche Zukunft unseres Hauses gelegt,“ interlübke, welche vor allem in der Vielzahl uns heute ein wesentlich flexibleres Kontenma- sagt Rüdiger Libor zum Abschluss. verschiedener Zeitmodelle begründet sind, im nagement. So werden im gewerblichen Bereich einzelnen eingegangen und potentielle Pro- zwei Konten pro Mitarbeiter geführt. Das Be- bleme bereits im Vorfeld gelöst werden. Einen triebszeitkonto, das auf einer 37,5 Stunden- Monat lang erfolgte ein Testlauf, der für einen woche basiert, die Zeiten jedoch anhand von bestimmten Personenkreis definiert wurde. Die- Einsatzplänen und Auftragsvolumen durch die sem gehörten Mitarbeiter aus den unterschied- Unternehmensleitung vorgegeben werden sowie lichsten Unternehmensbereichen an. Ziel war das persönliche Mehrarbeitskonto des einzel- GFOS® ist ein eingetragenes Warenzeichen der GFOS mbH. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere für es, bereits in der Testphase alle um Einsatz nen Mitarbeiters“, erzählt uns Manfred Masur, den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- kommenden Arbeitszeitmodelle abzubilden. verantwortlich für Lohn- und Gehaltsabrechnung Eintragung.