Update: Warum Personaleinsatzplanung 2010? E-Interview mit Stefan Post (SP_Data GmbH & Co. KG)

Update: Warum Personaleinsatzplanung 2010? Name: Stefan Post Funktion / Bereich: Geschäftsführer Organisation: SP_Data GmbH & Co. KG Liebe Leserinnen und liebe Leser, im Rahmen unseres Specials zum Thema "Warum Personaleinsatzplanung 2010?" wollen wir Ihnen alle Partner der Competence Site für Personaleinsatzplanung sowie deren Kompetenzen, Kunden und Dienstleistungen vorstellen. Zugleich bitten wir unsere Partner vorab kurz zu motivieren, warum sich „PEP“ (und die damit verbundenen Dienstleistungen und Systeme) für Unternehmen und Arbeitnehmer lohnt und den Status-Quo der Branche zu reflektieren? Es freut uns besonders, dass sich in diesem Interview Stefan Post, Geschäftsführer der SP_Data GmbH & Co. KG und einer unserer langjährigen Partner, auf unserer Competence Site zu diesem Thema äußert. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Sehr geehrter Herr Post, Frageblock 1: Warum „Personaleinsatzplanung“? Was spricht Ihrer Meinung nach auch oder gerade in diesen Zeiten aus Sicht der Unternehmen und aus Sicht der Arbeitnehmer für eine systematische Planung des Personaleinsatzes und die Nutzung unterstützender IT-Systeme? Für welche Branchen und Unternehmensgrößen bietet Personaleinsatzplanung aktuell besondere Chancen? Antwort: Steigender Preisdruck, immer kürzere Lieferzeiten und schwankende Auftragslagen – der Markt fordert Unternehmen ein großes Maß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit ab. Der kostenoptimierte Einsatz wertvoller Arbeitskraft bildet einen entscheidenden Stellhebel für den unternehmerischen Erfolg. In vielen Unternehmen liegt hier noch verborgenes Potenzial für Einsparungen und Produktivitätssteigerungen. Immer mehr Unternehmen flexibilisieren und optimieren ihre Arbeitsorganisation. So können sie auf schwankende Kundennachfrage und Auftragseingänge angemessen reagieren, ohne die Wünsche der Beschäftigten nach mehr Zeit-Souveränität zu vernachlässigen. Viele Betriebe bieten zwar unterschiedliche Arbeitssysteme an, diese erweisen sich in der Praxis aber oft als wenig effizient: Überstunden und Personalkosten steigen, der Verwaltungsaufwand nimmt zu, ohne dass Kundenorientierung und Effizienz zunehmen. Gründe hierfür sind die fehlende Verknüpfung von Arbeitszeitkonten, der Arbeitsorganisation und der Personaleinsatzplanung. Stärker als herkömmliche Arbeitssysteme bedürfen flexible Arbeitsorganisationen eines aktiven Managements. Neben der Planung und Steuerung gehören hierzu transparente, aktuelle Informationen, die Beteiligung der Entscheidungsträger/-innen und das Einbeziehen der Beschäftigten und deren Wünsche. Am Beispiel: Planer wählen Hunderte von Abhängigkeiten ständig in Ihrem Kopf ab und führen permanent Rechnungen durch, um einen möglichst guten Plan zu erstellen. Viele haben wegen dieser Vielfältigkeit ’Vereinfachungen’ eingeführt, mit denen Pläne leichter zu erstellen sind. Dazu gehören zum Beispiel die ’festgelegten Schichtsequenzen’ die ständig wiederholt werden. Das Grundprinzip ist in all diesen Fällen die Reduktion von Planungsmöglichkeiten. Leider wissen die Praktiker, dass diese Maßnahmen zur Vereinfachung an anderen Stellen der Planung als Belastungen wieder zum Vorschein treten. Wie steht es aber mit der notwendigen Flexibilität, die große Anzahl von Planungsmöglichkeiten mit den Hunderten sich zum Teil widersprechenden Planungszielen unter einen Hut zu bekommen? Um diesen komplexen Anforderungen einer effizienten Personaleinsatzplanung gerecht zu werden, ist der Einsatz einer leistungsstarken Software unausweichlich. Frageblock 2: Status Quo 2010 Wo stehen wir 2010? Welchen Reifegrad haben wir heute funktional und im Bezug auf die Struktur des Anbieter-Markts bei der Personaleinsatzplanung erreicht? Welche Branchen und Unternehmen haben die Chancen von Personaleinsatzplanung schon umfassend für sich erschlossen, wo stehen wir am eher Anfang? Was wären wichtige Maßnahmen, z.B. in der Kommunikation, um „Zögerer“ für das Thema Personaleinsatzplanung zu öffnen? Antwort: Zu behaupten, jeder von Hand erstellte Plan sei unzureichend oder gar schlecht, ist schlichtweg unwahr. Zudem stellt die Einführung einer Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung ungeachtet der Unternehmensgröße zunächst einen zeitlichen wie auch finanziellen Mehraufwand dar. Jedoch steckt in ausnahmslos jeder Sache Optimierungspotential, welchem der Unternehmer offen gegenüberstehen sollte. Zur Beantwortung der Frage bezüglich der Sinnhaftigkeit der Einführung einer professionellen Lösung für die Personaleinsatzplanung im eigenen Haus sollten sog. „Zögerer“ sich die Frage stellen, wie lange Sie durchschnittlich mit der Erstellung eines Planes beschäftigt sind, welche Belastung dies für sie darstellt und ob dabei das höchst mögliche Ziel erreicht wurde. Entspricht der Output ihren Erwartungen, den Erwartungen der Vorgesetzten und denen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Interne und anonyme Zufriedenheitsbefragungen der Arbeitnehmer bezüglich der Arbeitszeiten, Arbeitszeitflexibilität als auch Arbeitszeitauf- und verteilung geben Aufschluss über das bisherige Wohlbefinden -idealerweise durchgeführt durch ein externes Unternehmen, um das Ergebnis nicht maßgeblich zu beeinflussen oder zu verfälschen. Ebenfalls können Zögerer an Plänen, Abläufen und Erfahrungswerten der Vergangenheit erkennen, wo sichtbar Zielverstöße vorlagen und wie bzw. ob und wann diesen entgegengewirkt wurde. Geschah dies rechtzeitig und in welchem Umfang / welcher Art? Die Frage der Handhabung bezüglich möglicher Über- und Unterdeckungsgrade stellt sich ebenfalls. Kommt der Unternehmer am Ende zu dem Schluss, dass die Einführung einer IT gesteuerten Personaleinsatzplanung durchaus sinnvoll im eigenen Unternehmen wäre, so muss er sich nur noch einer Herausforderung stellen – der Selektion. Bei der Auswahl sollte er darauf achten, dass es sich um eine Standardsoftware mit hohem Individualisierungsgrad handelt, um die Bedürfnisse der eigenen Branche optimal umsetzen zu können. Ein weiteres, wichtiges Kriterium zur Anschaffung sollte die Kompatibilität sein. Die Software sollte über frei definierbare Schnittstellen für vor- und nachgelagerte Systeme, wie Personalmanagement, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft verfügen. Frage 3: Informationen, Kontaktaufnahme 2010 Was kennzeichnet Ihr Unternehmen als Partner für Personaleinsatzplanung? Für welche Branchen und Unternehmensgrößen sind Sie der ideale Partner? Wo kann man 2010 mehr über Sie und Ihr Unternehmen erfahren? Wo kann man Sie persönlich antreffen bzw. wie kann man Sie kontaktieren? Antwort: Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Personalwirtschaft gehört SP_Data zu den renommierten Softwarehäusern Deutschlands. Unsere Kernkompetenz ist Software für das Personalwesen. Als unabhängiger, deutscher Hersteller bieten wir leistungsfähige Software und Dienstleistungen von hoher Qualität – alles aus einer Hand. Unsere Lösungen: · SP_Data PEP bietet einen komfortablen Leitstand für den Aktivitätenplan (Schichtplan), Personaleinsatzplan inklusive Umsatzplanung · SP_Data PZ ist die effiziente Lösung zur Personalzeiterfassung, Zutrittskontrolle, und Projektzeiterfassung mit automatischem Abgleich zur SP_Data PEP und auf gemeinsamer Datenbasis mit SP_Data PA · SP_Data PA/PM ist die innovative und flexible Softwarelösung für die professionelle Personalverwaltung, Personalabrechnung & Bewerberverwaltung · SP_Data MAP ist die webbasierte Lösung für den effizienten Employee Self Service (Mitarbeiterportal: Anwesenheitsstatus, Archiv-Anbindung, Bildschirmbuchung, Kalender, Urlaubsanträge inkl. Vertreterregelungen uvm.) Unsere Lösungen sind durch den modularen Aufbau für Unternehmen jeder Branche und Größe geeignet und bilden ein aufeinander abgestimmtes Gesamtkonzept. Der Software-Wartungsvertrag garantiert, dass auch in Zukunft alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Programme stetig weiterentwickelt werden. Wir bieten eine kompetente Telefon-Hotline (kein externes Call-Center), Fernwartung und Online-Updates aus dem Internet. Unsere Schulungen stimmen wir auf die Anforderungen des Kunden ab und führen diese in dessen Hause durch. Wenn es um Software für das Personalwesen geht, ist SP_Data führend in Deutschland! Sprechen Sie uns an oder besuchen Sie uns – wir stehen Ihnen gern Rede und Antwort ! SP_Data GmbH & Co. KG Engerstraße 147 32051 Herford Vielen Dank für das Interview!