Veränderungsprozesse im Personalwesen mit PEP

„Veränderungsprozesse im Personalwesen mit PEP“ Das moderne Krankenhaus ist heutzutage ein Hochleistungsbetrieb – und dies in allen Belangen. Im Zuge der vieldiskutierten Gesundheitsreform haben Begriffe wie Lohnkosten, Arbeitszeitflexibilisierung und Arbeitszeitmanagement Hochkonjunktur. Viele Krankenhäuser sehen sich nicht erst seit heute infolge des immensen Kostendrucks und des hohen Anteils der Lohnkosten an den Gesamtkosten veranlasst, ihre Ärzte und ihr Pflegepersonal optimal einzusetzen. Die effektive Personaleinsatzplanung und -nutzung rückt in den Fokus der Entscheider. In vielen Branchen und Bereichen, ob öffentliche oder privatisierte Unternehmungen, wird die Rolle des Personaleinsatzes und der Personaldeckung kontrovers diskutiert. Dabei ist das Personal von allen wertschöpfenden Faktoren derjenige, von dessen Leistung am wenigsten transparentes Wissen in den Chefetagen vorhanden ist. Während Krankenhausleitungen über ihre teuren medizinischen Geräte und Anlagen exakte Kenntnis vorweisen, wissen die Verantwortlichen vielerorts vergleichsweise wenig über den effizienten Einsatz ihres Personals. Die kurzfristige und schnelllebige Leistungsbereitstellung ist heute nicht selten eine „Bauchentscheidung“ der Verantwortlichen. Infolgedessen ist die Diskussion über Gehaltsreduzierungen, Personalabbau und Entlassungen eine Diskussion, die die grundsätzliche Situation vieler Krankenhäuser außer Acht lässt. Gerade in einer hochgradig serviceorientierten Branche wie dem Gesundheitswesen können etwa durch die Flexibilisierung von Arbeitszeiten weitreichende Konzepte realisiert werden, die die Prozesse in der gesamten Personalverwaltung verbessern und dadurch erhebliches Einsparpotenzial beinhalten. Ein gezieltes Management der Zeitkonten, Schicht- und Urlaubspläne der Krankenhausmitarbeiter durch eine moderne Software Suite kann die ständige Überbelastung der Belegschaft durch regelmäßige Überstunden vermeiden helfen und die Besetzung einzelner Schichten mit Fachpersonal durchgängig optimieren. „Seinen Personaleinsatz intelligent zu planen und zu steuern, um damit sukzessive sein Personal besser und effektiver einzusetzen ist das probate Mittel für die Zukunft. Dabei ist schwer nachzuvollziehen, warum diese Diskussion erst jetzt richtig einsetzt, Seite 1 sind doch die hohen Lohnkosten nicht erst seit gestern ein heiß diskutiertes Thema“, gibt Michael Fichtner, Managing Director beim Full-Service IT-Dienstleister Freudenberg IT KG (FIT) zu bedenken. Fehlende Leistungstransparenz Die Ziele bei der Optimierung des Personaleinsatzes sind klar. Ein Krankenhaus will sein Pflegepersonal und seine Ärzte zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen. Dabei sollen die Kosten des Personaleinsatzes dem des Leistungsanspruches adäquat sein. Die Krankenhausleitung sollte demnach ihr hoch qualifiziertes Personal nur dort einsetzen, wo diese Qualifikation auch gefordert wird. Um diese scheinbar einfache Sachlage in der täglichen Praxis umzusetzen, bedarf es allerdings einer starken Steuerung mittels einer prozessorientierten und klaren Organisation und der Zuhilfenahme einer Software für die Personaleinsatzplanung (PEP). Das gestaltet sich meist umso schwieriger, sind zwar in vielen Stationen die Anwesenheiten des Krankenhauspersonals zeitnah bekannt, nicht aber deren Leistungsprofil. Die Leistungstransparenz der Belegschaft ist in vielen Krankenhäusern nicht gegeben. Diese Transparenz wird jedoch benötigt, um Produktivitätspotenziale zu erkennen und voll auszuschöpfen. Veränderungsprozesse gestalten Die Integration des erläuterten Leistungsprozesses in die Personaleinsatzplanung kann mit der Einführung einer integrierten Software erreicht werden. Das Personalsystem gewinnt dabei an Mehrwert, der weit über die herkömmliche Personalverwaltung hinausgeht. An- und Abwesenheitszeiten, Schichtbelegung, Urlaub und Überstundenvergütung spielen im Rahmen einer PEP natürlich eine zentrale Rolle. Aber auch Gehaltsinformationen dienen neben der Statistik und Abrechnung der Einsatzplanung. Qualifikationen und Mitarbeiterprofile, die bislang – wenn überhaupt – in der Personalverwaltung gepflegt wurden, finden in der Personaleinsatzplanung einer modernen Software Suite ebenfalls Berücksichtigung. Genau hier liegt der Ausgangspunkt für die Optimierung der Arbeitskosten, der wesentlichen Kostenkomponente vieler Krankenhäuser. Ohne diese Informationsfülle und -qualität und deren Erfassung und Auswertung über eine Software Suite ist eine durchgängige und effiziente Personaleinsatzplanung nicht möglich. Seite 2 Wirtschaftlichkeit einer integrierten PEP Während Zeitwirtschafts- und Lohnabrechnungssysteme durch tarifrechtliche und betriebswirtschaftliche Vorgaben relativ starr sind, muss von einem PEP-System eine wesentlich höhere Anpassungsfähigkeit an betriebliche Belange erwartet werden. Krankenhäuser können sich im Rahmen der Anpassung eines solchen Systems an ihre individuelle Prozesslandschaft durchaus Wettbewerbsvorteile erarbeiten. Die Wirtschaftlichkeit, die die Einführung eines solchen Systems mit sich bringt, kann an verschiedenen Punkten messbar sein. So erzielt ein moderner Krankenhausbetrieb mit Hilfe einer integrierten PEP mehr Leistung bei gleichzeitig besserer Patientenorientierung, höhere Individualität und Qualität in der Patientenbetreuung durch mehr Zeit sowie eine Reduzierung manuell getätigter Prozesse in der Personalverwaltung und damit geringere Prozesskosten. Den Anwendern solch integrierter Lösungen kommt bei der Betrachtung des Return on Invest (ROI) zu gute, dass der Anbietermarkt von Leistungen rund um die Personalmanagementberatung immer größer wird und Systeme immer flexibler, leistungsorientierter und preisgünstiger werden. „Aus unserer Erfahrung geht es den Anwendern bei der Einführung eines integrierten Personaleinsatzplanungssystems um die zentrale Frage, wie ein modernes Klinikum im Zuge der veränderten Rahmenbedingungen wettbewerbsfähig sein kann und dies auch künftig bleibt. Wettbewerbsfähig kann heute ein Krankenhaus nur sein, wenn sich die Personalverantwortlichen auf die eigentlichen Aufgaben der Mitarbeiter in ihren Abteilungen konzentrieren. Der ROI eines Systems, das diese Analysen und Planungsszenarien erlaubt, ist innerhalb von einem, maximal zwei Jahren erreicht“, resümiert Fichtner. Personaleinsatzplanung alleine kein Heilmittel In der Optimierung des Personaleinsatzes liegen für einen zeitgemäß geführten Krankenhausbetrieb erhebliche Ressourcen zur Kosteneinsparung sowie in der Verbesserung der Patientenbetreuung. Mit einer „isolierten Personaleinsatzplanung“ ist allerdings den Prozessverantwortlichen nicht geholfen, denn letztendlich ist das Personal immer in einen Leistungsprozess eingebunden, der mit Hilfe einer integrierten Software Suite transparent dargestellt und somit aktiv gestaltet und verbessert werden kann. Somit ist die erfolgreiche Einführung eines Personaleinsatzplanungssystems immer auch eine Frage der Gestaltung des Seite 3 Leistungsprozesses. Treiber hierfür müssen die Verantwortlichen in der Personalabteilung oder der Krankenhausverwaltung sein. Der richtige Softwarepartner unterstützt diese dabei mit seiner Lösungskompetenz, seinem Know-how über betriebliche Prozesse und seinen Dienstleistungen, diesen Leistungsprozess im Sinne des Unternehmens kompetent abzubilden und zu optimieren. Autor: Michael Fichtner, Managing Director der Freudenberg IT KG (FIT) Seite 4