Workforce Management im Handel mit GFOS

Workforce Management im Handel mit GFOS E-Interview mit Gunda Cassens Name: Gunda Cassens Funktion/Bereich: Mitglied der Geschäftsleitung, Bereichsleiterin Zeitmanagement Organisation: GFOS mbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, verschärfte Wettbewerbsbedingungen und zunehmender Kostendruck veran- lassen Unternehmen zum Handeln. Wesentliche Erfolgsfaktoren hierfür sind: Arbeitsabläufe durch gezielten Personaleinsatz effizienter zu gestalten, potenti- elle Fehlerquellen zu reduzieren sowie Mitarbeiter durch attraktive Arbeitszeit- modelle zu motivieren. Ob im Handel, in der Industrie, im Dienstleistungssektor oder in Call Centern, in der Pflege und Medizin oder Logistikbranche: Die Ma- nagementaufgabe, Personalpräsenz zu planen und Mitarbeiter ihren Qualifikati- onen entsprechend einzusetzen, fordert täglich aufs Neue heraus. GFOS-Retail, die spezielle Workforce Lösung für den Handel, unterstützt Un- ternehmen dabei Ihre wertvollste Ressource Mitarbeiter richtig einzusetzen und sorgt dafür, dass genau dann Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen, wenn diese auch gebraucht werden. Wie diese Lösung im Einzelnen und speziell im Handel aussieht, klären wir in diesem Interview mit Gunda Cassens, Mitglied der Geschäftsleitung der Gfos mbH. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrte Frau Cassens, Frageblock 1: Workforce Management mit Gfos Unter Workforce Management versteht man den bedarfsgerechten, transparen- ten und nachvollziehbaren Einsatz von Mitarbeitern. Was ist in diesem Zusam- menhang besonders zu berücksichtigen? Wie unterstützt Gfos seine Kunden beim Einsatz von Mitarbeitern? Antwort: Unser Ansatz ist, den Personaleinsatz noch genauer an die jewei- ligen Erfordernisse im Unternehmen anzupassen, ohne dabei die Kosten in die Höhe zu treiben. Umsätze, Ereignisse, Projekterfor- dernisse, Wetterdaten und Kundenfrequenzen sind dabei nur eini- ge Orientierungsgrößen. Der Bedarf bestimmt den Personaleinsatz. Hierzu sammelt GFOS alle relevanten Informationen, von der Qualifikation des Perso- nals über zukünftige Zeitsalden sowie Verfügbarkeiten und dem errechneten oder wahrscheinlichen Kundenaufkommen. Diese werden bei der Personalbe- darfsplanung dann ebenso automatisch berücksichtigt, wie individuell zu defi- nierende Einsatzfaktoren, gesetzliche Regeln und „Gerechtigkeitsbelange“. Das Ergebnis: Die richtigen Kräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort – punktgenaue, ressourcenoptimierte Planung. Die Anzahl der Qualifikationen sowie der Projek- te, die in der Software berücksichtigt werden können, sind nahezu unbegrenzt. Ein positiver Nebeneffekt: Die Mitarbeiter fühlen sich gerecht behandelt, da nachvollziehbar ist, wer wann eingesetzt wurde. Betrachtet man das Kriterium Gerechtigkeit einmal genauer, muss man feststel- len, dass es bei den Mitarbeitern einen immer größeren Stellenwert einnimmt. So hat beispielsweise im integrierten Wunschbuch jeder Mitarbeiter die Mög- lichkeit, seine Wünsche etwa für die Schichteinteilung oder für feste freie Tage einzureichen. Diese werden dann innerhalb des Wunschbuches den entspre- chenden Muss- und Kann-Bedingungen zugewiesen, die bei der automatischen Planung abgefragt und entsprechend einkalkuliert werden. Darüber hinaus er- folgt bei GFOS-Retail eine automatische Überprüfung der Plus- und Minusstun- den, d.h. die Zeitkonten der Mitarbeiter mit gleicher Qualifikation werden mitei- nander verglichen. Auf diese Weise kann der weitere Einsatz des Angestellten www.competence-site.de Seite 2 mit den wenigsten Überstunden mit oberster Priorität und des Mitarbeiters mit den meisten Überstunden mit der niedrigsten Priorität geplant werden. Die Fix- bedarfe werden auf Grundlage der entsprechenden saisonalen Besonderheiten errechnet, damit ein optimaler Tagessollbedarf entsteht. Aber auch standortbe- zogene Kennzahlen wie die Verkaufsfläche, Umsatzzahlen des Vorjahres, Um- satzplanzahlen, Ladenöffnungszeiten sowie das verfügbare Personal werden mit in die Planung einbezogen. Einen hohen Stellenwert nehmen dabei die ge- setzlichen Rahmenbedingungen ein, die Mussbedingungen sind. So finden das Mutterschutzgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz und die Arbeitszeitordnung selbstverständlich immer Berücksichtigung. Gerade bei Handelsunternehmen, die über ein sehr breit gefächertes Sortiment verfügen und ihre Kunden durch guten Service binden, ist neben der Motivation und der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter deren Qualifikation wichtig. Der Anspruch vieler Händler ist es, sich von der Konkurrenz durch günstige Preise und fachlich wie (zwischen-)menschlich einwandfreien Service abzusetzen. Hierzu führen die meisten Händler regelmäßig Schulungen durch. Um die so gewonnenen Qualifikation auch motivierend nutzen zu können, muss das Per- sonal dann an der entsprechenden Stelle eingesetzt werden. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 2: Spezielle Anforderungen im Handel Das Ziel der Gfos mbH ist es, den Personaleinsatz noch genauer an die jeweili- gen Erfordernisse im Unternehmen anzupassen, ohne dabei die Kosten in die Höhe zu treiben. Welche speziellen Erfordernisse sehen Sie im Handel und wie wird Ihre Lösung diesen Anforderungen gerecht? Wie schaffen Sie es trotzdem die Kosten niedrig zu halten? Antwort: Grundsätzlich ist es das Ziel des Handels, so viel Personal bereit- zustellen, wie gerade gebraucht wird, und dabei sollen die Qualifi- kationen der Mitarbeiter optimal eingesetzt werden. Das Problem: Der Bedarf schwankt stark – je nach Tageszeit bzw. je nach Saison. Dabei muss der Personalplaner viele Variable unter einen Hut bringen. Neben den gesetzlichen, tarifrechtlichen und arbeitsvertraglichen Regeln gibt es Budget- vorgaben, Arbeitszeitkonten, vorhandene und erforderliche Qualifikationen so- wie unterschiedliche Wünsche der Mitarbeiter, wann sie gerne arbeiten möch- ten. Durch die Berücksichtigung dieser Wünsche, steigt die Motivation der Ar- beitnehmer und die Bindung ans Unternehmen wird erhöht. Ein modernes Workforce Management wie GFOS-Retail ermittelt konkrete Be- darfe durch Analyse und Prognose. Ausgewertet werden zum Beispiel Umsatz- zahlen, Kundenfrequenzen, Positionen pro Kassenbon und die Anzahl der Kas- senbons. Verbunden mit Prognose-Werkzeugen, welche etwa den Einfluss von Brückentagen, Ferienzeiten oder dem Wetter auf den Umsatz und damit auf den Personalbedarf kalkulieren, können Händler oder Filialleiter schneller auf Veränderungen reagieren. Die Einsparpotentiale, die sich ergeben, sind zahlreich. So lassen sich die ver- fügbaren Personalressourcen optimiert nutzen, Unter- bzw. Überbesetzungen weitgehend vermeiden und auch die erforderlichen Planungszeiten um bis zu 75 % reduzieren. Insbesondere die bedarfsorientierte Planung des Personals trägt dazu bei, Kosten zu vermeiden und die Leistungsbereitschaft zu steigern. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 3: Gfos-Retail Wie arbeitet Gfos-Retail? Können Sie Besonderheiten nennen, die Ihre Soft- ware von der Software anderer Anbieter unterscheidet? Antwort: Kundenbindung und Kundengewinnung sind die Themen, die den Handel bewegen. Eine entsprechende Lösung im Hintergrund sorgt dafür, dass die richtige Fachkraft an der richtigen Stelle zur richti- gen Zeit ist, trotz dünner Personaldecke und zahlreichen Aushilfen. Diese Aufgabe übernimmt GFOS-Retail. Der Personaleinsatz wird an für den Handel wichtige Entwicklungen angepasst. Geo- sowie Wetterdaten werden ebenso automatisch bei der Planung berücksichtig, wie Umsatz, Tageszeit, Be- ratungsintensität, besondere Ereignisse – wie die Weihnachtszeit, Feiertage, verkaufsoffene Sonntage und Kundenfrequenzen. Nur wenn der Handel sich auf diese Faktoren entsprechend einstellt und frühzeitig reagiert, lassen sich die Kosten optimieren und gleichzeitig die Serviceverfügbarkeit steigern. GFOS-Retail berücksichtigt bei der Planung zudem die individuell zu definie- renden Einsatzfaktoren (z. B. Mitarbeiterwünsche), gesetzliche Regeln und „Gerechtigkeitsbelange“. Das Ergebnis auf Knopfdruck: die richtigen Service- kräfte zur richtigen Zeit auf der richtigen Fläche. Die spezielle Retail-Lösung bietet zudem eine voll automatisierte Kassenpla- nung, die auf Knopfdruck eine Kassenbesetzung vorschlägt, in der sowohl Kas- sentypen als auch individuelle Kassenprioritäten berücksichtigt werden können. Durch die Berücksichtigung der Besonderheiten des jeweiligen Standortes (Geodatenintegration) ist die einzelne Filiale für den „Kundenansturm“ gerüstet, der individuelle Bedarf vor Ort wird entsprechend befriedigt. www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 3: Projektskizze: Einführung von Gfos-Retail Können Sie beispielhaft ein Projekt skizzieren, das die Einführung Ihrer Soft- ware-Lösung zeigt? Antwort: Die Einführung eines Workforce Managements – GFOS-Retail - im Handel sollte gut vorbereitet sein. Aus diesem Grund führen viele Händler ein solches Tool zunächst testweise beispielsweise in nur einigen Filialen oder Unternehmensteilen ein. Ein solcher Testbe- trieb ermöglicht allen Beteiligten, die Software erst einmal in Ruhe kennen zu lernen und möglichen Änderungsbedarf zu erkennen. Erforderliche Anpassun- gen / Änderungen lassen sich so im Vorfeld ohne großen Aufwand durchführen.