Workforce Productivity ‑ mehr als nur ein Trend

Workforce Productivity – mehr als nur ein Trend Auf der Zukunft Personal 2007 in Köln finden sich wieder zahlreiche Fachbesucher mit gezieltem Interesse an Lösungen rund um die Personalwirtschaft ein. In diesem Jahr stehen Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung durch den Einsatz kombinierter Soft- und Hardware-Lösungen im Vordergrund. Begrifflichkeiten wie Workforce Productivity und Workforce Management, Employee Self Services (ESS) und Web-Applikationen sind bei den Software-Neu- und Weiterentwicklungen bestimmend. Ein weiterer Trend, dem reinen Lösungsansatz übergeordnet, ist sicher die Integrationsfähigkeit einzelner Komponenten in ein einziges umfassendes System. Dabei gilt eine professionelle Beratung als wichtige Basis für erfolgreiche Installationen mit Mehrwert. Workforce-Productivity-Lösungen stehen für die ganzheitliche Betrachtung von Produkten, Lösungen und Beratungsdienstleistungen, in deren Mittelpunkt der Mensch und dessen Wertschöpfung für das Unternehmen steht. Angefangen vom Zutritt des Mitarbeiters ins Unternehmen über die Planung seines Tagesablaufs bis hin zur Zusammenfassung seiner Personaldaten und –kosten in Kennzahlenwerte zur Unternehmenssteuerung – all diese Herausforderungen effizient und transparent abzubilden, ist die Aufgabe einer integrierten Workforce-Productivity-Lösung. Sie ist die Grundlage für die kennzahlengestützte Planung und Entscheidungsfindung mit Hinblick auf die nachhaltige und zukunftsorientierte Produktivitätssteigerung. Den Nutzen von innovativen Lösungen rechtzeitig zu erkennen und sie mit „Altbewährtem“ aus anderen Branchen zu verbinden, lernen hier die Anbieter von ihren Kunden. Wurde zum Beispiel noch vor wenigen Jahren von den meisten führenden Köpfen im Call Center Markt behauptet, Zeitwirtschaft in der Planung sei maximal ein „Nice-to-have“ und auf keinen Fall ein Muss, so wird heute kaum noch jemand abstreiten können, dass das Management von Arbeitszeiten eng mit der Steuerung der Einsätze verknüpft ist. Es ist daher ein großer Vorteil für Anwender, von den Erfahrungen und Entwicklungen anderer Branchen zu profitieren. Warum Workforce Productivity statt herkömmlicher Ressourcenplanung? Der steigende Wettbewerb bei Finanz-Callcentern und der Wechsel von ursprünglichen Cost zu Profit Centern veränderte das Anforderungsprofil an eine IT-gestützte Zeitwirtschaft im Laufe der vergangenen Jahre maßgeblich. Was zu Anfang der 90er Jahre mit der reinen Lieferung eines Softwaretools zur Unterstützung von Planungs-, Zeitwirtschafts- und Controllingprozessen begonnen hat, ist heute nicht mehr ausreichend. Konkretes Know-how bei der Umsetzung innerbetrieblicher Arbeitszeitflexibilisierungen ist gefragt. Schon Mitte der 90er Jahre starteten Anbieter damit, eigene Arbeitszeitberater auszubilden. Deren Aufgabe war und ist es, Kunden im Sinne einer Unternehmens- und Prozessberatung auf dem Weg zu flexiblen Arbeitszeiten und damit einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit zu begleiten – und dies auch unabhängig von Softwaretools. Im Rahmen der Optimierung von Abrechnungs- und Controllingprozessen besteht immer intensiver die Anforderung, gewachsene IT-Systemlandschaften und gelebte Prozesse der Zeitdatenerfassung und -verarbeitung zu vereinheitlichen. Gerade bei Call Center Dienstleistern im Finanzwesen oder internen Profit Centern, die sehr hart mit Budgets und Produktivitäten arbeiten müssen, bedeutet die Hochverfügbarkeit von Zeitdaten oft den entscheidenden Vorsprung vor dem Wettbewerb. Integration ist der Schlüssel Durch die Vielzahl der Komponenten, die sich bei umfassenden Lösungen für die Personalwirtschaft zur direkten Administration von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anbieten, fordern Personalverantwortliche und Administratoren zu Recht integrierte Lösungen. Auf der Zukunft Personal wird es kaum mehr einen Anbieter geben, der nicht diesen Trend aufgenommen hat oder zumindest versucht An- und Einbindungen in umgebende Systeme zu gewährleisten. Betrachtet man die komplexe IT-Infrastruktur von Unternehmen heute, ist das auch dringend geboten. Betriebswirtschaftliche Standardsoftware (ERP-Enterprise Ressource Planning) wie beispielsweise von SAP gibt in vielen Bereichen die Vorgaben, die zu erfüllen sind. Zeitrelevante Daten zu erfassen, zu bewerten und weiterzureichen ist eine Kernaufgabe der Anbieter für Zeitwirtschaftssysteme. Diese Daten sind schließlich Basis für Lohnabrechnungen, Projektbewertungen oder Controlling-Reports. Solche Auswertungen finden jedoch meist in umgebenden Systemen statt. Zertifizierte Software-Partnerschaften sind deshalb in der Personalwirtschaft obligatorisch. Dabei stellt die reine technische Datensammlung lediglich eine grundsätzliche Nutzung von Software dar. Bei mehr als 40.000 bekannten Tarif- und Betriebsvereinbarungen in Deutschland liegt es auf der Hand, dass vor allem die Möglichkeit einer flexiblen Abbildung der realen Verhältnisse innerhalb der Software gegeben sein muss. Konkret müssen mögliche Arbeitszeitprogramme einmal hinterlegt so variabel zu gestalten sein, dass selbst bei 30.000 zu administrierenden Beschäftigten nicht gleich alle Systeme in die Knie gehen. Auf Basis unterschiedlicher Zeitwirtschaftslösungen lassen sich zudem zielgerichtet die für ein Unternehmen, eine Behörde oder eine Organisation effektivsten Arbeitszeitmodelle umsetzen. Bedenkt man, dass durch die Umstellung auf Jahresarbeitszeitkonten mit flexiblen Arbeitszeitkorridoren konjunkturelle oder saisonale Bedarfspitzen so abzufedern sind, dass keine Überstundenzuschläge fällig werden, spiegelt das den direkt möglichen Return on Investment für den Anwender wider. Hinzu kommt eine nicht zu unterschätzende Mitarbeitermotivation, die vor allem durch so genannte Systeme zum Employee Self Service (ESS) möglich sind. Es gibt in einem Unternehmen nur wenige sensiblere Daten, als die personenbezogenen Daten zur Arbeitszeit. Die Administration in weiten Teilen in die Verantwortung der Mitarbeiter selbst zu geben, macht den Prozess nicht nur effizienter, sondern steigert die Eigenverantwortung des Einzelnen und so auch die Motivation. Das leisten ESS-Lösungen, indem die Software das Überprüfen der Zeitkonten, das komplette Antragswesen wie Urlaube oder Fehlzeitkorrekturen bei Krankheit oder Abwesenheit, in einer Portalfunktion zur eigenverantwortlichen Bearbeitung zur Verfügung stellen. Ein nachgeschalteter Workflow leitet schließlich die Anträge zu definierten Genehmigern online weiter. Bei Genehmigung erhält der Antragsteller direkt eine Nachricht und die notwendigen Buchungen erledigt die Software eigenständig, sodass automatisch Urlaubstage oder Überstundenausgleich verrechnet werden. Der Personalverantwortliche hat so einen stets aktuellen Überblick innerhalb der Mitarbeiterzeitkonten. Alles in allem werden die Fachbesucher auf der diesjährigen Zukunft Personal 2007 eine Vielfalt von Lösungen für den optimierten Einsatz und eine effiziente Personalwirtschaft ihrer wichtigsten Ressource im Unternehmen, den Menschen, sehen können. Dass IT-Komponenten dabei unverzichtbar sind, machen die Aussteller in Halle 3.2 deutlich. Autor: Horst-Werner Feldmann Director Workforce Management Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Zukunft Personal 2007 Halle 3.2, Stand I.20