80 Zeitmodelle unter Dach und Fach

SPEZIALHR-SOFTWARE Bei Fragen wenden Sie sich bitte an daniela.furkel@personalmagazin.de 66 ZEITWIRTSCHAFT 80 Zeitmodelle unter Dach und Fach PRAXIS. Von einem neuen Zeiterfassungssystem versprach sich Interlübke die Abschaffung der internen Zettelwirtschaft und einen Gewinn an Flexibilität. Von Julia Deuker Zeiterfassungssystem ein. Aber dieses eingesetzten Lohn- und Gehaltssystem konnte den steigenden Ansprüchen im- Paisy. Die ausgewählte Software-Familie M it Gründung der Gebrüder mer weniger gerecht werden. Als Folge X/Time des Essener Software-Herstellers Lübke KG legten die Brüder wurde die Umstellung auf ein neues GFOS mbH bot darüber hinaus modu- Lübke 1937 den Grundstein Zeiterfassungssystem beschlossen. Die lare Erweiterungsmöglichkeiten, nicht des Möbelherstellers aus zentralen Anforderungen: Die verschie- nur für den Unternehmensbereich Per- Rheda-Wiedenbrück. Ausschlaggebend denen Schichtmodelle inklusive des kom- sonal, sondern auch für die Fertigung, für die weltweite Expansion ist der 1963 plizierten Tarifgebildes müssen durch die Logistik und das Qualitätswesen. Für entwickelte Endlosschrank, der als ers- das neue System abgebildet werden. ein produzierendes Unternehmen wie tes Systemmöbel überhaupt gilt. Heute Und Workflow-Funktionalitäten sollen Interlübke könnte dies in Zukunft von beschäftigt Interlübke mehr als 320 die Papierflut bei Urlaubsanträgen und Vorteil sein. Insellandschaften und eine Mitarbeiter, die in unterschiedlichen anderen Berechtigungen eindämmen. doppelte Datenpflege würden durch den Schichtmodellen eingesetzt werden, und Einsatz weiterer Module des Herstellers, produziert ausschließlich in Rheda-Wie- Modulare Erweiterungen etwa einer Betriebsdatenerfassung, Zu- denbrück. Der Vertrieb erfolgt exklusiv Ausschlaggebend für die Systemauswahl trittskontrolle oder Personaleinsatzpla- über autorisierte Fachhändler. waren dessen Handhabbarkeit, die Ab- nung ausgeschlossen. Schon früh erkannte das Unterneh- bildung verschiedener Schichtmodelle Bereits zwei Monate nach Projektstart men die Bedeutung des Faktors Zeit. In und die Berücksichtigung der jeweiligen erfolgte die Umstellung auf das neue den 90er-Jahren setzte es erstmalig ein Tarifverträge sowie die Schnittstelle zum System. Begleitet wurde das Projekt © INTERLÜBKE So modular erweiterbar wie die bekannten Systemmöbel von Interlübke sollte auch das neue Zeitwirtschaftssystem des Unternehmens sein. personalmagazin 03 / 09 ZEITWIRTSCHAFT 67 durch Mitarbeiter der IT- und Personalab- seinem persönlichen Mehrarbeitskonto teilung von Interlübke sowie Berater des gutgeschrieben. Überstunden werden Software-Hauses. Während des gesamten nicht automatisch bezahlt. Jeder Mitar- Projektverlaufs wurde der Betriebsrat eng beiter kann selbst entscheiden, ob er die einbezogen. Dadurch konnte auf die be- mehr geleisteten Stunden abfeiern oder sonderen Anforderungen, die in der Viel- ausgezahlt bekommen will. Die Unterbre- zahl der Zeitmodelle begründet sind, im chungszeiten werden zudem an das einge- Einzelnen eingegangen und potenzielle setzte PPS-System weitergeleitet. Probleme im Vorfeld gelöst werden. Neuer Self Service Vom Test zum Echtbetrieb Ein weiterer Schritt zu einem modernen Einen Monat lang erfolgte ein Testlauf mit Zeitmanagement soll 2009 mit der Einfüh- ausgewählten Mitarbeitern. Ziel war es, rung des Moduls Employee Self Service bereits in der Testphase alle Arbeitszeit- von GFOS erfolgen. Über dieses Modul modelle abzubilden. Insgesamt arbeiten können die Mitarbeiter Urlaubsanträge ein Drittel der Mitarbeiter im Verwaltungs- oder Korrekturbelege online über eine und zwei Drittel im gewerblichen Bereich, Web-Oberfläche beantragen. Der Antrag wobei 80 unterschiedliche Arbeitszeit- wird automatisch per E-Mail an den zu- modelle neben Gleit- und Schichtmodel- vor im System definierten Vorgesetzten len zum Einsatz kommen. Bei der festen weitergeleitet. Dieser nimmt den einge- Arbeitszeit handelt es sich um eine 37,5- gangenen Antrag per Mausklick an oder Stundenwoche, für die wiederum 20 bis 25 lehnt ihn ab. Diese Information wird durch unterschiedliche Zeitprofile gelten. X/Time registriert und verarbeitet. Es wird Nach der einmonatigen Testphase ging automatisch eine Antwort-Mail an den Ab- das neue Zeiterfassungssystem in Echtbe- sender versandt. trieb. „Die Einführung erfolgte wesentlich Weiterhin gibt es Software-Schnittstel- schneller als wir zuvor angenommen hat- len zu Outlook und Lotus Notes, über die ten. Stießen wir auf Probleme oder erga- zum Beispiel genehmigte Abwesenheiten ben sich unsererseits Änderungswünsche, in den Kalender übertragen werden. Zu- wurden diese umgehend gelöst“, so der dem ermöglicht das ESS-Modul diverse Projekt- und IT-Leiter Rüdiger Libor. Auswertungen, zum Beispiel eine Rest- urlaubsansicht. Auch die Fertigungsmit- Zwei Konten pro Mitarbeiter arbeiter, die keinen direkten PC-Zugang „Das neue Zeiterfassungssystem ermög- haben, können das ESS-Modul nutzen: Ein licht uns heute ein wesentlich flexibleres Zeitbeauftragter erledigt die Anfragen für Kontenmanagement. So werden im ge- jeweils zehn bis zwölf Kollegen. werblichen Bereich zwei Konten pro Mit- Das Fazit des IT-Leiters: „Die Software arbeiter geführt. Das Betriebszeitkonto, hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt. das auf einer 37,5-Stundenwoche basiert, Wir sind heute dank der Workflow-Kompo- sowie das persönliche Mehrarbeitskonto nente auf dem besten Weg, den Papierwust jedes Mitarbeiters“, berichtet Manfred Ma- von einst endgültig hinter uns zu lassen. sur, verantwortlich für Lohn- und Gehalts- Durch die Ersparnis an Arbeitsaufwand abrechnung. können wir uns nun vermehrt unserem Die Betriebsvereinbarung räumt der Kerngeschäft zuwenden.“ Geschäftsleitung die Möglichkeit ein, die täglichen Sollzeiten der Fertigungsmit- arbeiter für einen definierten Zeitraum Julia Deuker zu verändern. Mehr- oder Minderarbeit ist Leiterin Marketing werden über das Betriebszeitkonto ver- bei der GFOS mbH, Essen. waltet. Arbeitet der Mitarbeiter über die tariflichen 37,5 Stunden hinaus, wird dies 03 / 09 personalmagazin