Aktuelle Fragestellungen der Arbeitzeitgestaltung und Personaleinsatzplanung

PEPper Newsletter zur effektiven Gestaltung des Personaleinsatzes AKTUELLE FRAGESTELLUNGEN DER ARBEITSZEITGESTALTUNG UND PERSONALEINSATZPLA- NUNG In dieser und den beiden 4. Bedarfsgerechte Arbeitszeit Die ersten drei Themen stellen nächsten Newsletter-Ausgaben im Rahmen von Gleitzeit- wir in dieser Newsletter- möchten wir Ihnen einen Über- Systemen Ausgabe vor, die weiteren fol- blick geben über die wichtigs- 5. Auswahl und Einführung von gen in den nächsten Ausgaben. ten Herausforderungen im Be- Software zur Personalein- zug auf Arbeitszeitgestaltung satzplanung Dabei geben wir jeweils auch und Personaleinsatzplanung, 6. Bedarfsorientierter Personal- kurze Hinweise auf die wich- denen wir aktuell branchen- einsatz in einer auftragsori- tigsten Lösungsansätze, die in übergreifend in den Gesprä- entierten Fertigung diesem Zusammenhang von chen und Projekten mit unse- 7. Demografieanalyse und Le- Bedeutung sind. Ausführlichere ren Kunden begegnen. Diese bensarbeitszeitkonten Darstellungen einzelner The- Themen lauten: 8. Beschäftigungssicherungs- men mit den zugehörigen Lö- konten sungsansätzen werden wir wie 1. Bedarfsorientierter Personal- 9. Optimierung des Personal- gewohnt in späteren Newsletter einsatz in Logistik- einsatzes im Backoffice- -Ausgaben kommunizieren. Organisationen Bereich bei Finanzdienstleis- 2. Optimierung von voll- oder tern Ihr Team von Dr. Scherf Schütt teilkontinuierlichen Schicht- 10.Veränderungsmanagement & Zander plänen im Zusammenhang mit Än- 3. Altersgerechte Arbeitszeit- derungen der Arbeitszeitge- modelle unter den Randbe- staltung dingungen von Schichtarbeit AKTUELLE FRAGESTELLUNGEN DER ARBEITSZEITGESTALTUNG UND PERSONALEINSATZPLA- NUNG (TEIL 1 VON 3) 1. Bedarfsorientierter Per- Erfüllung der Service Level er-und Controlling: Hier geht es sonaleinsatz in Logistik- forderlich ist, aber möglichst u.a. um die Identifizierung Organisationen auch nie mehr als das. Sicher- der geeigneten Kennzahlen heitspuffer in der Personalbe- für die Bedarfsprognose, die Logistik-Organisationen sind setzung als Vorbeugemaßnah- gleichzeitig auch als Grundla- typischerweise geprägt durch me für unvorhergesehenen Be- ge für das Controlling des einen hohen Anteil von Perso- darf müssen auf das absolute Prozesses dienen können, nalkosten (häufig 40% und Minimum reduziert werden. Die sowie um die Sicherung des mehr der Gesamtkosten), sehr typischen Lösungselemente für notwendigen Daten- und In- volatile Bedarfsverläufe und solche Szenarien sind: formationsflusses. Schichtarbeit. Der hohe Anteil • Prüfung und ggf. Anpas- der Personalkosten in Verbin- • Evaluierung von Bedarfs- sung der Schicht- und Ar- dung mit dem Wettbewerbs- verläufen der Vergangen- beitszeitmodelle: Passen druck erzwingt eine wirtschaft- heit: Soweit dies die Auswer- die Schichtzeiten zur Be- liche Optimierung des Personal- tung großer Datenmengen darfsstruktur? Häufig sind einsatzes. Gleichzeitig müssen erfordert (bei kleinteiliger die Schichtzeiten historisch aber die Service Level den Kun- Logistik mit einer großen An- bedingt und entsprechen den gegenüber erfüllt werden – zahl von Aufträgen oder Be- nicht mehr dem tatsächli- Personalabbau nach dem Ra- stellpositionen pro Tag ist chen Bedarf. Sind die senmäherprinzip wäre also äu- dies häufig der Fall), kommen Schichtmodelle flexibel ge- ßerst kontraproduktiv. hierzu spezialisierte Software nug, um damit auf die Aus- -Tools zur Datenanalyse zum lastungsschwankungen wirt- Vielmehr gilt es, einen stabilen Einsatz. schaftlich angemessen rea- Prozess der Bedarfsprognose • Einrichtung eines einheitli- gieren zu können? und der Personaleinsatzplanung chen, in sich geschlosse- zu etablieren, der es ermög- nen Planungsprozesses licht, stets so viel Personal ein- aus Bedarfsprognose, opera- setzen zu können, wie für die tiver Personaleinsatzplanung 1 www.ssz-beratung.de Ausgabe 01/2011 PEPper Newsletter zur effektiven Gestaltung des Personaleinsatzes • Auswahl und Implemen- Durch Nutzung moderner Soft- leistender Nachtschichten oder tierung eines geeigneten ware-Werkzeuge können wir der Zahl zu leistender Schich- Software-Systems für die solche Schichtpläne effizient ten insgesamt. Dies setzt je- Personaleinsatzplanung: berechnen und unter der Viel- doch Schichtmodelle voraus, in Mit einer geeigneten Soft- zahl möglicher Pläne die unter denen eine variable Verteilung ware kann ein Planungspro- den gegebenen Randbedingun- von Schichten und Schichtblö- zess stabiler und effizienter gen optimalen Lösungen identi- cken über die Mitarbeiter über- umgesetzt werden. Häufig fizieren. haupt möglich ist. Im Kern sind die vorhandenen Werk- führt dies zu ähnlichen Lö- zeuge funktional oder tech- 3. Altersgerechte Arbeits- sungsansätzen, wie sie auch nisch für anspruchvollere zeitmodelle unter den zur Organisation der Vertretung Planungsaufgaben nicht ge- Randbedingungen von abwesender Mitarbeiter (siehe eignet. (Näheres zu diesem Schichtarbeit Thema 2) in teil- oder vollkon- Thema folgt unter Punkt 5 in tinuierlichen Schichtsystemen der nächsten Ausgabe des Die demografische Verände- benötigt werden. Newsletters.) rung der Gesellschaft und die damit einhergehende Alterung Durch einen entsprechenden der Belegschaften führt insbe- Modellierungsansatz für 2. Optimierung von voll– sondere in Unternehmen mit Schichtsysteme können also oder teilkontinuierlichen Schichtbetrieb zu Problemen, Lösungen für beide Herausfor- Schichtplänen die sich zukünftig noch weiter derungen miteinander kombi- verschärfen werden: niert werden. Charmant an sol- In voll- oder teilkontinuierlichen chen Lösungen ist im Hinblick Schichtplänen besteht eine be- Der Anteil älterer Mitarbeiter auf die demografischen Heraus- sondere Herausforderung darin, über 55 und über 60 Jahre forderungen insbesondere die die Anforderungen von Ergono- nimmt erheblich zu und nach Tatsache, dass hiermit eine mie und Wirtschaftlichkeit mit- allen Erfahrungen wird ein nicht Basis für eine sehr flexible Ver- einander zu vereinen. unerheblicher Prozentsatz unter teilung der Schichten geschaf- diesen Mitarbeitern nicht in der fen wird: Im Prinzip lassen sich Die typischen Lösungen mit Lage sein, einen Wechsel- beliebige Abstufungen der An- festen Schichtgruppen, die ge- schichtbetrieb uneingeschränkt zahl vom einzelnen Mitarbeiter meinsam durch die Schichtar- bis zum Rentenalter fortzuset- zu leistender Schichten realisie- ten (Früh-, Spät-, Nacht- zen. ren, so dass sehr individuell auf schicht) rotieren, führen häufig die Bedürfnisse der älteren Kol- zu unwirtschaftlichen Überbe- Die massenhafte „Entsorgung“ legen eingegangen werden setzungen, weil es unter diesen älterer Mitarbeiter in einen kann. Voraussetzungen kaum brauch- komfortabel finanzierten Vorru- bare Lösungen für den Ersatz hestand werden sich die meis- von Urlaubern oder Kranken ten Unternehmen nicht mehr gibt. leisten können, da die Zahl der Finden Sie vergleichbare Aus- Kandidaten für solche Lösungen gangssituationen und Frage- Erst durch die schichtgruppen- zu groß und die finanzielle För- stellungen auch in Ihrer Orga- übergreifende Organisation von derung solcher Maßnahmen nisation wieder? Dann würden Reserve-Potential wird es mög- durch den Staat geringer wird. wir gerne mit Ihnen dazu ins lich, Vorsorge für den Ersatz Auch der häufig genutzte Weg, Gespräch kommen. Abwesender zu schaffen, ohne leistungsgewandelte Mitarbeiter die Ergonomie der Pläne zu in Tagdienst-Tätigkeiten umzu- zerstören und ohne Überbeset- setzen, wird in der notwendi- Sprechen Sie uns an! Senden zungen in den Zeiten zu erzeu- gen Häufigkeit nicht umzuset- Sie eine Email an info@ssz- gen, in denen wenig Nachfrage zen sein. beratung.deoder rufen Sie an nach Urlaub besteht. Gleichzei- unter: +49. 89. 437 37-259.