Arbeitszeitmanagement: W. L. Gore & Associates bietet die Extraportion Eigenverantwortung

Rundum innovativ: W. L. Gore & Associates bietet die Extraportion Eigenver- antwortung Von Alexander Spitzer* Das Unternehmen W. L. Gore & Associates ist der weltweit führende Spezialist für die Verarbeitung von Fluorpolymeren. Der Schlüssel zu diesem Erfolg liegt in hochwertigen Produkten und innovativen Technologien. Die Innovationsfreude spiegelt sich auch in der Organisationsstruktur von Gore wider: Flache Hierarchien und direkte Kommunikation werden mit einem hohen Maß an Eigen- verantwortung kombiniert. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen in Sachen Arbeitszeitmanagement auf die ATOSS Staff Efficiency Suite. Während das Thema zunächst zentral durch Human Resources abgewickelt wurde, nutzt man heute die Vorteile des ATOSS Employee & Manager Self Service (EMS). Eigenverantwortung groß geschrieben Gore entwickelt leistungsstarke Technologien und Produkte auf Basis von Fluorpolymeren. Besonders die Marke GORE-TEX®, mit der das Unternehmen die Leistungsfähigkeit von wetterbeständiger Kleidung revolutionierte, ist inter- national in aller Munde. Darüber hinaus bietet Gore seinen Kunden auch in anderen Sparten, wie beispielsweise Elektronik oder Medizintechnik, qualitativ hochwertige Lösungen. Trotz dieser Vielschichtigkeit schafft man es ständig, Innovationen auf dem Markt zu etablieren. Ein entscheidender Erfolgsfaktor hier- für ist die moderne und unbürokratische Unternehmenskultur. Flexible Strukturen und Abläufe erleichtern die tägliche Arbeit der weltweit über 8.000 Associates – so heißen die Mitarbeiter bei Gore – und lassen viel Freiraum für Kreativität. Werte, wie Eigenverantwortung und Selbstorganisation, werden bei der täglichen Arbeit bewusst gelebt und gefördert. 1 Zeitintensive Doppelarbeit In der Vergangenheit wurde das Arbeitszeitmanagement zentral vom Bereich Human Resources verwaltet. Die Associates hatten keine Möglichkeit, direkt auf die Informationen zuzugreifen. Als Folge sammelten sich im HR Bereich sämtliche Anfragen zur Arbeitszeit oder zu Abwesenheiten. Der administrative Arbeitsauf- wand wurde durch viele E-Mails, Anrufe und Gespräche regelrecht in die Höhe katapultiert. Für die Associates war dieser Informationsweg zu unflexibel, es kam zu Wartezeiten und in der Folge zu erneuten Rückfragen. Sie pflegten zum Teil sogar eigenständig Listen mit ihrer Arbeitszeit und den Urlaubstagen. Dieses zeitintensive und fehleranfällige Vorgehen führte zu Unstimmigkeiten, die häufig nur durch persönliche Gespräche mit HR beigelegt werden konnten. Auch bei der Beantragung von Abwesenheiten, wie z.B. Urlaub oder Fortbildung, identifizierte man deutliches Verbesserungspotenzial. Manche Associates reichten ihren Urlaubsantrag per E-Mail ein, andere benutzten dafür ausgedruckte Formulare. War der verantwortliche Leader erkrankt, konnte sich die Genehmigung substantiell verzögern. Dieser Zustand passte so gar nicht zum sonst so fort- schrittlichen und flexiblen Unternehmen Gore. Eine Lösung war gefragt. Selbstständiger Zugriff gefordert Ein wichtiges Ziel des Projektes war es, den Associates rund um das Thema Arbeitszeitmanagement viel Eigenverantwortung einzuräumen und eine ver- trauensvolle Zusammenarbeit zu fördern. Jeder sollte auf alle für ihn wichtigen Informationen, wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten, direkten Zugriff haben. So bleiben die Daten nachvollziehbar, eine doppelte Erfassung ist überflüssig. Der hohe administrative Arbeitsaufwand des Bereiches Human Resources sollte sich durch das Wegfallen der vielen Anfragen deutlich reduzieren. Weiterhin wünschte man sich eine vollautomatische Urlaubsplanung, der ein einheitlicher durch- gängiger Workflow zugrunde liegt. Nicht zuletzt mussten all diese Funktionen in 2 einer selbsterklärenden und mehrsprachigen Oberfläche verpackt sein, die jeder Associate auch ohne intensives Schulungsprogramm bedienen kann. Brigitte Miculcy, Human Resources, bei W. L. Gore & Associates fasst zusammen: „Unser Ziel war es, mit ATOSS eine win-win Situation zu schaffen, so dass sowohl unsere Associates als auch Gore vom Employee & Manager Self Service profitieren. Der EMS fördert die Eigenverantwortung der Associates und eine ver- trauensvolle Zusammenarbeit. Das unterstützt unsere Firmenkultur. Die Lösung bietet uns außerdem die notwendige Flexibilität, unsere Abläufe effizienter zu gestalten.“ Schnell, einfach und intuitiv Heute nutzt Gore, ergänzend zum Modul Arbeitszeitmanagement der ATOSS Straff Efficiency Suite, den ATOSS Employee & Manager Self Service (EMS). EMS bietet jedem Nutzer die gewünschte einfache und intuitive Oberfläche, um ohne langwierige Schulungen Informationen aus dem Arbeitszeitmanagement abrufen zu können. Auch die Urlaubsplanung wird mit EMS vollständig elektronisch ab- gewickelt. Bei Gore gestaltet sich die Beantragung von Abwesenheiten nun sehr unbürokratisch. Wenn Urlaub beantragt wird, braucht man nicht erst die Zu- stimmung des jeweiligen Verantwortlichen einzuholen, sondern stimmt sich in Eigenregie mit Kollegen ab. Gibt es keine zeitlichen Überschneidungen, kann der Associate den Urlaub mit wenigen Mausklicks eintragen. EMS wird heute von 1.460 Associates in Deutschland, Italien, Großbritannien, Frankreich und Spanien genutzt. Hier bewährt sich die Mehrsprachenfähigkeit, ein weiteres Ent- scheidungskriterium für die Lösung aus dem Hause ATOSS. Weniger Arbeitsbelastung, mehr Transparenz Das Unternehmen schätzt, dass jeder der knapp 1.500 Nutzer ungefähr 10 An- fragen jährlich verursachte. Rechnet man für alle Beteiligten eine durchschnitt- liche Bearbeitungszeit von fünf Minuten pro Anfrage, so entstand eine beacht- 3 liche Arbeitsbelastung von 1.250 Arbeitsstunden pro Jahr. Diese fällt jetzt größtenteils weg. Für Human Resources verringert sich dadurch der ad- ministrative Arbeitsaufwand enorm. Auch die Associates von Gore profitieren von der Einführung des EMS. Sie können jetzt immer auf ihre Daten zugreifen und haben jederzeit tagesaktuelle Informationen. Das hat schnell Vertrauen in die neue Lösung geschaffen. Mit dem Wegfall der doppelten Erfassung wird zusätz- liche Arbeitszeit eingespart. Weitere Prozesse, wie beispielsweise die Be- antragung von Abwesenheiten, werden mit dem EMS effizienter, einfacher und vollständig elektronisch gestaltet. Liegezeiten, Verzögerungen sowie hohe Druck- und Papierkosten entfallen bei der Urlaubsplanung. Die langjährige Zusammen- arbeit zwischen Gore und ATOSS war bei der Einführung des EMS sehr hilfreich. So konnten viele Synergieeffekte, besonders im Hinblick auf den internationalen Einsatz, erzielt werden. Gore ist mit der Lösung und den damit realisierten Optimierungseffekten sehr zufrieden. * Alexander Spitzer ist Produktmanager bei ATOSS Das Projekt auf einen Blick Zielsetzung • Förderung der Eigenverantwortung der Associates • Selbstständiger Zugriff auf die Daten des Arbeitszeitmanagements • Keine doppelte Erfassung von Abwesenheiten und Urlaubs- tagen • Einheitliche elektronische Verwaltung von Abwesenheiten • Weniger administrativer Aufwand und geringere Kosten Systemland- • Betriebssystem Solaris 10 schaft • Oracle Datenbank • Lohn- und Gehaltssystem DATEV Mitarbeiter und • W. L. Gore weltweit: über 8.000 Arbeitszeiten • Nutzer EMS aktuell: 1.500 • Arbeitszeitmodelle: 310 (in Europa) Ergebnisse • Flexibler und schneller Datenzugriff durch die Associates • Keine Wartezeiten bei Rückfragen • Höhere Transparenz durch eine durchgängige Lösung • Einfache und schnelle Verwaltung von Urlaubsanträgen • Weniger Routinetätigkeiten 4 für Human Resources, dadurch Zeitersparnis von rund 1.250 Stunden im Jahr • Mehr Freiraum für strategische Aufgabenstellungen im Bereich HR W.L. Gore & Associates W. L. Gore & Associates ist mit über 8.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von mehr als 2 Mrd. US-Dollar der weltweit führende Spezialist für die Verarbeitung von Fluorpolymeren. Besonders bekannt aus dem Textilbereich ist die Marke GORE-TEX®, doch auch in anderen Sparten, wie z.B. Elektronik, Medizintechnik und Luft- und Raumfahrttechnik, genießt das Unternehmen mit seinen Lösungen einen hervorragenden Ruf. Weitere Informationen: www.gore.com ATOSS AG Die ATOSS Software AG mit Sitz in München ist Anbieter von Software und Beratung zum bedarfs- orientierten Personaleinsatz und zählt im Geschäftsfeld Arbeitszeitmanagement zu den Vordenkern der Branche. ATOSS bietet auf Basis seiner modularen Produktfamilie für Unternehmen aller Größenordnungen Komplettlösungen aus Consulting, Software und Professional Services. ATOSS Lösungen zeichnen sich durch höchste Funktionalität sowie State-of-the-Art-Technologie (JAVA EE) aus und bieten den Anwendern komplette Plattformunabhängigkeit. Das 1987 gegründete Unter- nehmen erzielte im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von über € 24 Mio. Mit 200 Mitarbeitern in neun Geschäftsstellen ist ATOSS in Deutschland, Österreich, Schweiz und Rumänien vertreten. Bei den mehr als 3500 Kunden werden über 2 Millionen Arbeitnehmer mit ATOSS Lösungen gesteuert. Die Softwareprodukte sind in neun Ländern und acht Sprachen im Einsatz. Weitere Informationen: www.atoss.com 5