Auswahl und Einführung von Software zur Personaleinsatzplanung

Auswahl und Einführung von Software zur Personaleinsatzplanung E-Interview mit Dr. Burkhard Scherf Name: Dr. Burkhard Scherf Geschäftsführender Funktion/Bereich: Partner Dr. Scherf Schütt & Zan- Organisation: der GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Softwaresysteme zur Personaleinsatzplanung haben in den letzten Jahren eine zunehmende Konjunktur erlebt. Ohne Zweifel können sie in vielen Anwen- dungsszenarien wichtige Beiträge zum Gelingen eines bedarfsorientierten Per- sonaleinsatzes leisten. Mit der Auswahl und Einführung eines solchen Soft- ware-Systems sind jedoch typische Problemfelder verbunden. Als unabhängige, erfahrene und hochspezialisierte Kenner des Software- Marktes wie auch der organisatorischen Grundlagen der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung kann die Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH Sie effi- zient und wirkungsvoll bei der Auswahl und Vorbereitung der Einführung einer Planungssoftware beraten. In diesem Interview klärt Dr. Scherf darüber auf, wo typische Problemfelder bei der Einführung von PEP-Software liegen, welche Voraussetzungen auf Kun- denseite zu schaffen sind, um die Vorteile einer Planungssoftware überhaupt nutzen zu können und wie SSZ Kostensicherheit bei der Software-Einführung erreicht. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrte Herr Dr. Scherf, Frageblock 1: Notwendigkeit von Personaleinsatz-Software Können Sie generell festlegen, welche Unternehmen über die Einführung von Personaleinsatzplanungs-Software nachdenken sollten? Welche Vorausset- zungen müssen auf Kundenseite erfüllt sein, um die Vorteile eines solchen Softwaresystems voll ausschöpfen zu können? Antwort: Grundsätzlich können sich wohl nur wenige Unternehmen erlau- ben, nicht über eine Optimierung ihres Personaleinsatzes nachzu- denken und in diesem Kontext ist dann auch die Frage nach der Nutzung einer PEP-Software zu sehen. Wir erleben derzeit starkes Interesse an diesem Thema in fast allen Branchen, so u.a. im Handel, in Produktion und Lo- gistik. Aber auch bei Finanzdienstleistern, die insbesondere in den Backoffice- Bereichen, in denen Geschäftsvorfälle personalintensiv und in großer Stückzahl abgearbeitet werden, hat die Frage nach einem optimierten Personaleinsatz inzwischen Konjunktur. Man stellt sich dort nun verstärkt der Frage, ob eine überwiegend oder ausschließlich an den persönlichen Interessen der Mitarbei- ter orientierte Gleitzeitgestaltung dauerhaft die richtige Lösung sein kann. Auch in den Krankenhäusern, in denen Personaleinsatzplanung lange Zeit fast aus- schließlich als Instrument zur Verteilung der anwesenden Mitarbeiter auf Dienstpläne und zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung verstanden wurde, gibt es in jüngster Zeit einen Trend, PEP-Systeme für die Organisation eines wirtschaftlichen und Patienten-orientierten Personaleinsatzes zu nutzen. Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung einer PEP-Software ist vor allem ein klar definierter und in sich wirkungsvoll organisierter Prozess der Personal- einsatzplanung. Und das ist leider keine Selbstverständlichkeit. Noch immer gehen viele Organisationen den Weg, einen optimierten Personaleinsatz aus- schließlich durch den Einsatz der PEP-Software erreichen zu wollen. Doch dies ist immer ein Trugschluss. Eine PEP-Software kann keine Mängel in der Gestal- tung des Planungsprozesses und der organisatorischen Voraussetzungen für einen effizienten Personaleinsatz kompensieren. Im Gegenteil: Mit der Einfüh- rung der Software werden diese Mängel noch offensichtlicher und viele Projekte www.competence-site.de Seite 2 zur Implementierung einer Planungs-Software scheitern daran, dass diese Vo- raussetzungen nicht geschaffen wurden. Die Folgen sind Frustration beim Kun- den und beim Software-Anbieter, unerwartet hohe Projektkosten und fehlende Akzeptanz der Anwender für das Software-System. Es ist an dieser Stelle wahrscheinlich wichtig noch einmal zu erklären, was wir unter der Organisation eines Planungsprozesses verstehen. Gemeint ist die Beantwortung der nachfolgenden Fragen und deren Zusammenführung zu ei- nem Soll-Prozess, in dem jeder Beteiligte weiß, auf welche Informationen er verlässlich zu welchem Zeitpunkt zugreifen kann und welchen Beitrag er wann und wie im Rahmen der Planung zu liefern hat: Auf welche Weise wird der Personalbedarf auf den unterschiedlichen zeitlichen Ebenen (z.B. pro Jahr, Woche, Tag) und sowohl in quanti- tativer als auch in qualitativer Hinsicht ermittelt? Welche Flexibilitätsspielräume werden benötigt, um der so ermittelten Bedarfsstruktur genügen zu können? Wie muss der Vorrat an Arbeitszeitmodellen definiert sein, um diese Flexibilitätsspielräume zu bieten und andererseits die Mitarbeiter nicht mehr als nötig in ihren persönlichen Interessen an der Arbeitszeitge- staltung einzuschränken? Müssen ggf. Betriebsvereinbarungen angepasst werden, um eine dem Bedarf entsprechende Arbeitszeitgestaltung zu ermöglichen? Welche Informationen erhalten die an der Planung beteiligten Perso- nen wann und in welcher Qualität auf welche Weise? Und welche In- formationen sollen sie selbst zur Verfügung stellen? Nach welchen Kriterien sollen Arbeitszeitvorgaben / Einsatzpläne er- stellt werden und wie sind miteinander in Spannung stehende Krite- rien zu priorisieren? Welche Kennzahlen werden auf welcher technischen Basis regelmä- ßig bereitgestellt, um die Qualität von Bedarfsprognose und Einsatz- planung zeitnah prüfen zu können? Wie man sieht, ist der Themenkatalog weder klein noch trivial. Aber die Ausei- nandersetzung damit lohnt sich: Es werden damit die Voraussetzungen für ei- www.competence-site.de Seite 3 nen wirtschaftlich optimierten Personaleinsatz geschaffen. Und insbesondere wird die Implementierung einer PEP-Software zu einer vergleichsweise leichten Übung, wenn diese Fragen im Vorfeld wirklich umfassend geklärt sind. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 2: Vorgehensmodell der Software-Auswahl Durch Ihre spezielle Vorgehensweise bei der Software-Auswahl garantieren Sie Ihren Kunden maximale Sicherheit bei der Auswahl der zu Ihren Anpassungen passenden Software-Lösung und Kostensicherheit. Wie können Sie diese Versprechen einhalten? Wie genau sieht Ihr Vorgehens- modell aus? Antwort: Das wesentliche an unserem Vorgehensmodell ist, dass es für bei- de Seiten – Kunde und Software-Anbieter – zu nahezu vollständi- ger Transparenz der Grundlagen für die Software-Auswahl und – Einführung führt und zwar noch vor Vertragsschluss. Der Anbieter erfährt voll- ständig und unmissverständlich die Erwartungen des Kunden an ihn und seine Software-Lösung. Und der Kunde weiß vor der Unterschrift, welche Funktionen der Anbieter in seiner Standard-Lösung bieten kann und wo noch Abweichun- gen von der Ideallösung bestehen. Den ersten Baustein zu unserem Vorgehensmodell haben wir bereits mit der Antwort zur ersten Frage beschrieben: Es ist die Gestaltung eines klar struktu- rierten und wirksamen Planungsprozesses. Dies ist wahrscheinlich der wichtigs- te Schritt, aber nicht der einzige. Folgende wichtige Elemente kommen noch hinzu: 1. Eine unmissverständliche und hinreichend detaillierte Spezifikation der Anforderungen an die Planungs-Software 2. Eine plausible und nachvollziehbare Bewertungsmethodik für Soft- ware-Angebote 3. Eine detaillierte Untersuchung der in die Auswahl einbezogenen Sys- teme 4. Ein gut vorbereiteter Implementierungsprozess Es ist schwer möglich, dieses Vorgehensmodell in wenigen Sätzen vollständig zu beschreiben. Immerhin sind hier über 20 Jahre Erfahrung in der Auswahl www.competence-site.de Seite 5 und Implementierung solcher Systeme eingeflossen. Aber einige wichtige Hin- weise zu den einzelnen Schritten sollen an dieser Stelle noch gegeben werden: Bei der Anforderungsspezifikation ist es wichtig, die richtige Ebene der Detaillierung zu treffen. Sie muss genau genug sein, um Missver- ständnisse weitestgehend auszuschließen. Sie darf aber auch nicht so sehr ins Detail geben, dass sie dem Anbieter schon vorschreibt, wie die Anforderung zu lösen ist. Es müssen also Anforderungen und nicht Musterlösungen beschrieben werden. Außerdem kommt es auch darauf an, weder unrealistische Wunschvorstellungen zu be- schreiben, für die es am Markt keine technischen Lösungen gibt, noch mangels Lösungsphantasie wichtige Funktionalitäten im Anfor- derungskatalog auszulassen. All dies erfordert langjährige Erfahrung in der Auseinandersetzung mit Personaleinsatzplanung und eine fun- dierte Kenntnis des Anbieter-Marktes. Nur dadurch wird dann auch eine tragfähige, vertragliche Grundlage für die vom Anbieter zu ge- währleistende Funktionalität geschaffen. Bei der Erstellung einer Bewertungs-Systematik kommt es darauf an, sich nicht in der Vielzahl von Einzelkriterien zu verzetteln.