Bedarfsorientierter Personaleinsatz im Schichtbetrieb

Management Bedarfsorientierter Personaleinsatz im Schichtbetrieb XXXXXX Bedarfsorientierter Personal- einsatz im Schichtbetrieb Wirtschaftlicher Nutzen und Beispiele Gerade unter den Bedingungen eines Schichtbetriebs fördert soll man das prognostizieren“ – das sind häufig in diesen Situa- ein systematisch betriebener bedarfsorientierter Personalein- tionen gehörte Argumente. Gerade in den Fällen, in denen viele satz erhebliche wirtschaftliche Potentiale zu Tage. Nachfolgend Einzelereignisse den Gesamtbedarf erzeugen, lässt sich aber in werden die wichtigsten Potentialfelder beschrieben und mit aller Regel aufgrund des Gesetzes der großen Zahl doch eine Beispielen verdeutlicht. Jedes der angesprochenen Potentiale Regelmäßigkeit aus den Auftragsdaten extrahieren. Dies ist entspricht einem typischen Problem der wirtschaftlich sinn- je nach Komplexität der zu verarbeitenden Daten über Excel- vollen Arbeitszeitgestaltung im Schichtbetrieb. Das wichtigste Sheets oder durch den Einsatz spezialisierter Software möglich, Ergebnis schon vorweg: In der Regel lassen sich durch die Um- die als Werkzeug im Beratungsprozess eingesetzt wird. Wird setzung von Verfahren des bedarfsorientierten Personalein- dann die Schichtplanung an den so präzisierten Personalbedarf satzes Anteile von 5 Prozent oder mehr an den Personalkosten angepasst, werden Leerzeiten in bedarfsschwächeren Phasen einsparen. Dazu ist häufig kein Stellenabbau erforderlich, viel- vermieden und es entsteht „Luft“ auf den Zeitkonten, die in mehr ergibt sich dieses Potential schon aus der Reduktion ver- Phasen höheren Bedarfs genutzt werden kann, ohne dass hier- meidbarer Mehrarbeit sowie aus einem reduzierten Einsatz von bei Mehrarbeit entsteht. Leiharbeitnehmern oder Aushilfen. Lösungsbeispiel: Erstes Nutzenpotential: Verbesserte Bedarfsprognose In einem Logistikbereich mit ca. 200 Mitarbeitern wurden die Ein dem tatsächlichen Bedarf entsprechender Personaleinsatz Mitarbeiter traditionell in täglich gleich stark besetzten Früh- und setzt eine gute Kenntnis der zeitlichen Struktur des Personalbe- Spätschichten eingesetzt. Die Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter darfs voraus. Ebenso ist eine zuverlässig funktionierende Pro- wurde in diesen Schichten vollständig verplant. Jede unerwartete gnosemethodik für den Personalbedarf erforderlich. Denn für Erhöhung des Arbeitsvolumens eines Tages führte somit unwei- eine wirtschaftlich gute Nutzung der Arbeitszeit müssen ins- gerlich zu Mehrarbeit oder zum erhöhten Einsatz von Aushilfen. besondere Phasen eines geringeren Personalbedarfs möglichst Durch systematische Auswertung der zeitlichen Verteilung der früh erkannt werden, um in diesen Phasen Besetzungsstärken Auftragseingänge über den Zeitraum eines Jahres konnten Muster im Verlauf des Personalbedarfs erkannt werden. Damit wurde klar, zu reduzieren oder Schichten zu verkürzen. dass an unterschiedlichen Tagen Schichten mit unterschiedlichen Besonders in einer auftragsorientierten Produktion oder in Lo- Besetzungsstärken und Längen erforderlich waren. Der geänderte gistikorganisationen stößt dies häufig auf Schwierigkeiten. Grundschichtplan benötigte deutlich weniger Arbeitsstunden als „Unsere Kunden lassen sich nicht steuern“ oder „unser Bedarf der alte Plan. Damit konnte der Einsatz von Leiharbeitnehmern entsteht täglich neu aus tausenden von Einzelpositionen, wie deutlich reduziert werden. 70 Lo h n + Gehalt > September 2009 ó Management > Personaleinsatzplanung Ergebnis: welchen Schichten diese Bedarfsprofile am besten abgedeckt werden können. Mit einer guten Antwort auf diese Frage kön- Das gleiche Leistungsvolumen wie im Vorjahr konnte mit ca. 11% nen fast immer auf einen Schlag einige Prozent an Überbeset- geringerem Einsatz von Arbeitsstunden erzielt werden. Dauer von zungen vermieden, d.h. die Personalkosten im betreffenden der Projektidee bis zum Ergebnis: ca. 6 Monate. Bereich um einige Prozent gesenkt werden. Dies lässt sich am besten an einem Beispiel demonstrieren. Zweites Nutzenpotential: Optimierung von Schichtzeiten und Besetzungsstärken Lösungsbeispiel: Häufig entsteht Ineffizienz in der Gestaltung der Arbeitszeiten In einem Produktionsbereich mit knapp 70 Mitarbeitern wurde fol- durch das Festhalten an Schichtzeiten und Besetzungsstärken gender Verlauf des Personalbedarfs für eine typische Arbeitswoche aus der Vergangenheit. Ein typisches Beispiel sind viele Zwei- ermittelt. (siehe Abb. 1) schichtsysteme, die ganz über- wiegend nach einem von zwei Verlauf des Personalbedarfs einer typischen Arbeitswoche Strickmustern gewebt sind: • Variante 1: Die „klassische Zweischicht“ mit Schicht- zeiten von 6 bis 14 und 14 bis 22 Uhr (mit kleineren Variationen bzgl. Pausen und Übergabezeiten) • Variante 2: Die überlap- pende Zweischicht, bei der in der Mittagszeit beide Schichten anwesend sind, Abb. 1 z.B. Frühschicht von 6 bis 14 und Spätschicht von 12 bis 20 Uhr Die Abdeckung der Spitzenzeit des Bedarfs (jeweils zwischen Es gibt sicherlich Situationen, in denen genau eine solche 10 und 16 Uhr) unter den Randbedingungen einer 38,5 Stun- Schichtgestaltung der Struktur des Personalbedarfs entspricht. den Woche bereitete Schwierigkeiten und führte immer wieder Viel häufiger aber ist dies nicht der Fall. Wie kann man auch er- zu Überbesetzungen in der Zeit zwischen 15:00 und 17:00 Uhr warten, dass in einer schnelllebigen Welt mit sich immer wie- (siehe Abb. 2). Durch Einsatz eines speziellen Berechnungstools der verändernden Nachfragesituationen über Jahre hinweg für optimale Schichtzeiten und Besetzungen konnte eine na- täglich stets die gleiche Arbeitsmenge zu bewältigen ist mit ei- hezu perfekte Abdeckung dieses Bedarfsprofil ermittelt wer- ner stets gleichen Schichtbesetzung über genau 16 Stunden am den, die als Nebeneffekt die Anzahl der im Grundschichtplan Tag? Wie wahrscheinlich ist es, dass (wie in der Variante 2) es verplanten Arbeitsstunden und Arbeitstage je Mitarbeiter genau dem Bedarf entspricht, dass zwischen 12 und 14 Uhr die reduzierte, so dass zusätzlich „Luft“ geschaffen wurde für die doppelte Personenzahl anwesend ist wie in der Zeit davor bzw. Vertretung von Mitarbeitern bei Abwesenheiten aufgrund von danach? Krankheit oder Urlaub (siehe Abb. 3). In sehr vielen Fällen zeigt schon Schichtplan vor Optimierung: Überdeckung: 4,35% – Schichten pro Woche: 5,00 eine schnelle und nur ober- flächlich durchgeführte Ana- lyse des Personalbedarfs, dass die Schichtzeiten und –beset- zungen differenzierter gestal- tet werden müssen, um eine optimale Nutzung der Arbeits- zeiten zu erreichen. Wenn nun die tatsächlichen Bedarfspro- file (zu welchen Zeiten werden wie viele Mitarbeiter benötigt?) bekannt sind, stellt sich häu- fig die nicht triviale Frage, mit Abb. 2 > Loh n + G e h a lt > September 2009 71 ó Management > Personaleinsatzplanung evtl. noch über Leiharbeitneh- Schichtplan nach Optimierung: Überdeckung: 0,37% – Schichten pro Woche: 4,76 mer gelöst werden, wenn diese in der benötigten Qualifikation kurzfristig und flexibel verfüg- bar sind. Lösungsbeispiel: In einer vollkontinuierlichen Pro- duktion sollen pro Schicht (Früh-, Spät- und Nachtschicht) jeweils 10 Mitarbeiter eingesetzt werden.