Effiziente Zeitwirtschaft in zunehmend flexibleren Arbeitswelten

White Paper WORKFORCE MANAGEMENT Effiziente Zeitwirtschaft in zunehmend flexibleren Arbeitswelten Wie man das Management von Arbeitszeiten bei immer komplexer werdenden Unternehmensstrukturen optimiert Inhalt 1. Wertvolle Unternehmensressourcen: Personal und Zeit 3 1.1. Von der reinen Zeiterfassung zur effizienten Zeitwirtschaft 3 1.2. Automatisierung und Echtzeit-Anwendungen steigern die Benutzerfreundlichkeit 3 1.3. Lokal oder global – Flexibler Einsatz über Grenzen hinweg 3 2. Die Zeitwirtschaft von InVision Software 4 2.1. Die Module von InVision Enterprise WFM (iWFM) 4 2.2. Zeit und Geld sparen 4 2.3. Anforderungen an eine Zeitwirtschaft mit InVision Enterprise WFM 5 2.3.1 Schicht Center 6 2.3.2 TimeKeeper / Mitarbeiter-Zeittabelle 6 2.3.3 TimeKeeper / Gehaltsabrechnungsdaten 7 2.4. TimeKeeper und TimeManager 8 3. Fazit: Die Vorteile der Zeitwirtschaft mit iWFM 9 3.1 Exakte Kontenführung 9 3.2 Soll- und Ist-Daten auf einen Blick 9 3.3 Gehaltsabrechnung 9 3.4 Stets aktuelle Zeitkonten 9 3.5 Die Vorteile der Zeitwirtschaft mit iWFM auf einen Blick 9 4. Anhang: Anwendungsbeispiele 10 4.1 Spezielle Pausenregelungen 10 4.2 Toleranzzeiten zum Beginn bzw. Ende einer Schicht 11 4.3 Mehrarbeit oder Überstunden? 12 White Paper Zeitwirtschaft 2 1. Wertvolle Unternehmensressourcen: Personal und Zeit Die moderne Arbeitswelt orientiert sich immer mehr in Richtung Für eine effiziente Zeitwirtschaft ist es wichtig, dass sich individuell Flexibilität und Leistung. Damit einher geht die zunehmende bestimmen lässt, wie die Buchungssätze verarbeitet werden. Es sollten Komplexität von Unternehmensstrukturen. Die gestiegenen beliebig viele Regeln definiert werden können, um beispielsweise Anforderungen an die fachliche und örtliche Mobilität der Mit- festzulegen, ob eine einzelne Kommt-Buchung zur Berechnung arbeiter erschweren bestimmte geschäftsinterne Pro- der Arbeitszeit ausreicht, ob Pausen gebucht werden müssen, zesse zusätzlich. Dies wirkt sich vor allem auch auf die welche Rundungen vorgenommen werden sollen und in welcher Planung und auf das Management der Arbeitszeiten aus. Toleranzzone Buchungen noch zugelassen sind. Denn damit können genau die Regeln abgebildet werden, die für den jeweiligen Un- Die Personaleinsatzplanung hat sich vor allem in den letzten ternehmensbereich aufgrund gesetzlicher, tarifvertraglicher oder un- zehn Jahren zum ganzheitlichen, bedarfsorientierten Workforce ternehmensinterner Vorgaben relevant sind. Ändern sich Rahmen- Management (WFM) entwickelt, in das nicht nur die die klas- bedingungen, sollte jederzeit eine Anpassung durchführbar sein sische Dienstplanung, sondern auch die Prognose des Perso- – auch ohne Programmierkenntnisse des jeweiligen Anwenders. nalbedarfs, das Online-Monitoring, sowie das Management von Arbeitszeiten bzw. die Zeitwirtschaft miteinbezogen werden. 1.2 Automatisierung und Echtzeit-Anwendungen steigern die Benutzerfreundlichkeit In der Einführung flexibler Arbeitszeiten liegt für viele Un- Der manuelle Bearbeitungsaufwand für die Buchungen kann verringert ternehmen eine Möglichkeit, die Kosten zu senken und die Pro- werden, indem sich sämtliche Buchungssätze automatisiert duktivität zu erhöhen. Denn Personal und Zeit gehören in den bearbeiten lassen. Dies kann etwa die Erstellung fehlender bzw. die meisten Unternehmen zu den wertvollsten Ressourcen. Und je Entfernung überzähliger Buchungen sein, die Rundung von mehr davon Gebrauch gemacht wird, desto komplexer werden Kommt-/Geht-Zeiten auf volle 15 Minuten, aber auch die Korrektur bei die Anforderungen an die Abrechnung der Arbeitszeiten. Mit ei- Abweichungen zwischen Plan und Ist bzw. bei Verletzungen von nem automatisierten Arbeitszeitmanagement können geringere Buchungsregeln. Kosten und eine messbar höhere Produktivität erreicht werden. Alle erfassten Arbeitszeiten sollten in einem integrierten 1.1 Von der reinen Zeiterfassung zur effizienten Genehmigungsprozess von Vorgesetzten oder anderen autorisierten Zeitwirtschaft Personen geprüft und freigegeben werden. Eine uneingeschränkte Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auf verschiedenen Wegen Revisionssicherheit wird gewährleistet, wenn Abweichungen zwischen geschehen: entweder über die Mitarbeiter selbst oder über das Plan und Ist sowie Verletzungen von Buchungsregeln visualisiert und Erzeugen von Buchungssätzen zur Negativerfassung über ein etwaige Änderungen dokumentiert werden. System. Die eingesetzten Systeme sollten die entsprechenden Zeitbuchungen für jedes Projekt und jede Aktivität sekundengenau Durch eine Verarbeitung der Daten in Echtzeit können alle Benutzer speichern können. Auf diese Weise ist eine spätere Auswertung beispielsweise direkt erkennen, ob es zu Abweichungen zwischen für einzelne Kostenstellen oder Abteilungen ebenso möglich wie Plan und Ist gekommen ist, wie sich die Zeitkonten entwickeln oder wie die Konsolidierung von Ist-Daten für einen Konzern. viele Mitarbeiter aktuell eine bestimmte Tätigkeit an einem bestimmten Ort ausüben. Durch eine Verbindung mit entsprechenden Control- Durch offene Schnittstellenkonzepte bieten sich vielfältige Er- ling-Modulen können sämtliche Informationen mit anderen internen fassungsmethoden. Ob klassische Hardware-Terminals mit In- oder externen Daten ausgewertet werden. duktions-, Magnetstreifen-, Chipkarten- oder Infrarotlesern, biometrische Identifikation, Software-/Internet-Terminals oder 1.3 Lokal oder global – Flexibler Einsatz über Grenzen ursprünglich nicht für die Zeiterfassung vorgesehene Systeme hinweg wie Computerkassen oder Telefonanlagen – alle relevanten De- Mit Softwarelösungen, die standort- und länderübergreifend ein- tailinformationen können auf diese Weise automatisch eingelesen setzbar sind, sind auch multinational aufgestellte Unternehmen in und in Echtzeit systemweit zur Verfügung gestellt werden. der Lage, mit einem einheitlichen System ihre globalen Workforce-Management-Anforderungen abzudecken und Im Rahmen eines optimierten Workforce Managements ist es gleichzeitig lokale Besonderheiten zu berücksichtigen. Die wichtig, dass die Zeitwirtschaft nahtlos in bestehende Prozesse Vorteile gegenüber heterogenen Systemen: weniger integriert werden kann. Damit erfolgt die Abrechnung flexibler Lizenz- und Administrationskosten, einfachere Konsolidie- Arbeitszeiten ebenso einfach und präzise wie andere software- rung von Informationen sowie eine deutlich höhere Transparenz. gestützte Prozesse, etwa die Einsatzplanung von Mit- arbeitern. Daneben entfällt auch die zeitraubende und fehlerträchtige Mehrfach-Pflege von Daten, wenn die ent- sprechenden Module mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. White Paper Zeitwirtschaft 3 2. Die Zeitwirtschaft von InVision Software Mit der WFM-Lösung von InVision Software wird der gesamte Pro- von der Bedarfsprognose über Employee Self Service, Personal- zess des bedarfsorientierten Workforce Managements unterstützt – einsatzplanung und -optimierung bis hin zu Zeitwirtschaft und Controlling. 2.1 Die Module von InVision Enterprise WFM (iWFM) 2.2 Zeit und Geld sparen Zu jedem effizienten Personaleinsatz gehört eine integrierte von der Übernahme, Zeitwirtschaft, die genauso flexibel ist wie die Arbeitszeiten der Aufteilung, Mitarbeiter.