Grundlagen und Methoden der strategischen Personalplanung

Strategische Personalplanung Grundlagen und Methoden der langfristigen Personalplanung zur Zukunftssicherung Ihres Unternehmens. www.personalplanung-der-zukunft.de ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop Die erfolgreiche Einführung einer Personalplanung in Unternehmen 1.  as macht eine gute strategische Personalplanung aus? ________________________ 3 W 2.  urzfristige Entscheidungen gehen zur Lasten einer langfristigen K U ­ nternehmensperspektive _______________________________________________ 3 3.  trategische Personalplanung steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen______ 4 S 4.  tudie zur Personalplanung zeigt großen Entwicklungsbedarf auf _________________ 4 S 5.  eringe Planungshorizonte und leistungsarme Softwarelösungen bestimmen G g ­ egenwärtig die Personalplanung _ ________________________________________ 5 6. Einzelbereiche und Möglichkeiten des Workforce Planning _ _____________________ 6 7. Methoden der strategischen Personalplanung ________________________________ 7 8. Personalplanung richtig umsetzen _________________________________________ 8 9. Richtig fit für die Zukunft mit Workforce Planning ____________________________ 10 ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 2 Deutschland sucht das „Top-Talent“: Bereits heute beschäftigt die Rekrutierung von qualifizierten Führungskräften, die in Zukunft Schlüsselstellungen in Unternehmen besetzen sollen, die Human Resources-Abteilungen der Republik. Personaler sind daher gefordert, zeitnah zu handeln und perspektivisch zu planen – sonst stehen sie am Ende mit leeren Händen da oder haben bei der Stellenbesetzung nicht das Optimum herausgeholt. Zwei Sachverhalte sind für die frühzeitige Talent- und Mitarbeitersuche ausschlaggebend: 1.  erade rohstoffarme Volkswirtschaften wie die deutsche sind im internationalen Wettbewerb auf qualifizierte G Fachkräfte angewiesen, die den Mangel an natürlichen Ressourcen durch innovative Intelligenz, Erfindergeist und herausragenden Sachverstand ausgleichen. Die Kompetenz der Mitarbeiter ist ein entscheidender Erfolgsgarant und die Stärke deutscher Unternehmen – vor dieser Tatsache sollte kein Personaler die Augen verschließen und daher rechtzeitig für „Nachwuchs“ auf den Schlüsselstellungen sorgen. 2.  ine zweite Herausforderung entsteht durch den allgemeinen Trend der Altersentwicklung. Zukünftig wird der de- E mographische Wandel – die Veränderung der Zusammensetzung der Alterstruktur der deutschen und europäischen Gesellschaft – für einen zusätzlichen Personalengpass sorgen. Ganz unabhängig von allen Konjunkturzyklen werden in den kommenden Jahren qualifizierte Fachkräfte und Führungskräfte Mangelware sein wie nie zuvor. Beide Umstände verschärfen die Dringlichkeit einer strategischen Personalplanung, auch Strategic Workforce Planning genannt, die künftig immer wichtiger für einen langfristigen Erfolg werden wird. 1. Was macht eine gute strategische Personalplanung aus? Als strategische Personalplanung oder Workforce Planning werden all jene Human Resources-Maßnahmen bezeichnet, die eine dynamische Planung der Personalentwicklung betreffen. Damit ist vor allem die prognostische Planung des zukünftigen quantitativen und qualitativen Personalbedarfs angesichts der demographischen Entwicklung gemeint. Aber auch die Bedarfsplanung bei Änderungen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens hinsichtlich neuer Unterneh- mensziele oder gewandelter Qualifikationsanforderungen spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Eine frühzeitige und professionelle strategische Personalplanung beschreibt den zukünftigen Entwicklungsbedarf und sorgt dafür, dass dem Unternehmen die benötigte Zahl an Mitarbeitern in der erforderlichen Qualität zur Verfügung steht. Dadurch schützt Workforce Planning vor Fehlentscheidungen, vermeidet unnötige Kosten und sichert vor allem den Fortbestand des Unternehmens. 2. Kurzfristige Entscheidungen gehen zur Lasten einer langfristigen Unternehmensperspektive Die Wichtigkeit eines weitsichtigen Workforce Planning lässt sich an den Reaktionen vieler Unternehmen auf die Wirtschaftskrise veranschaulichen. Anstelle einer langfristigen Ausrichtung sind in vielen Unternehmen während der Rezession kurzfristige Ziele der Kostenreduzierung auf den Plan getreten. Dies hat vielerorts zu einem drastischen Perso- nalabbau geführt, der sich nach Erholung der Wirtschaft als Fachkräftemangel zeigen könnte. Gerade der Personalabbau auf unteren Unternehmensebenen, wo meist junge Mitarbeiter die Belegschaft bilden, kann sich als folgenreich herausstellen – es fehlen nicht nur qualifizierte Fachkräfte für potenzielle Führungsrollen der Zukunft, sondern die Alterstruktur im gesamten Unternehmen kann sogar aus den Fugen geraten. Sobald die Generation der älteren Mitarbeiter und Führungskräfte abtritt, mangelt es an jungen Talenten, die entweder angesichts schlechter Aufstiegchancen abgewandert oder aufgrund der Krise gekündigt bzw. nicht eingestellt worden sind. Unbedachte Ent- scheidungen im Bereich der Personalentwicklung und aufgeschobene Personalbeschaffungsmaßnahmen können dann grundlegende Unternehmensziele gefährden. ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 3 Am Beispiel der Wirtschaftskrise zeigt sich, welche Bedeutung heute einer strategischen Personalplanung angesichts der Unvorhersehbarkeiten und Dynamiken wirtschaftlicher Entwicklungen zukommt. Wer in der Krise das perspektivische Denken vernachlässigt und langfristige Trends wie die demographische Entwicklung, Technologieentwicklungen, den Fachkräfteengpass oder die Steigerung der Veränderungsgeschwindigkeit ignoriert, verbaut sich selbst die Möglichkei- ten für die Gestaltung der Zukunft und wird nach der Erholung der Wirtschaft kalt erwischt. Aber auch mittelfristige Veränderungen können durch eine strategiekonforme Personalplanung vorausschauend ge- staltet werden. Folgendes Beispiel verdeutlicht diesen Sachverhalt. In einem Bericht des Personalmagazin 6/2009 mit dem Titel „Strategische Personalplanung“ beschreiben Thomas Sattelberger (Personalvorstand und Arbeitsdirektor der Deutschen Telekom AG) und Prof. Dr. Rainer Strack (Managing Director der Boston Consulting Group) die Erfolge einer Implementierung der strategischen Personalplanung bei der Deutschen Telekom. Im dynamischen Markt der Telekom- munikationsindustrie kommt der Ausweitung des Planungshorizonts eine hohe Bedeutung zu, da sich neue Ausbaumaß- nahmen der Netzinfrastruktur über einen Zeitraum von fünf bis sieben Jahre erstrecken und dabei grundsätzlich neue Skill-Anforderungen für den Aufbau, den Betrieb und die Wartung generiert werden. Ein gründliches Workforce Planning ermöglicht dem Konzern jedoch: a. die Identifikation künftiger Schlüsselstellungen und -kompetenzen, b.  en Abbau von Kapazitätsüberhängen durch Qualifizierungsmaßnahmen für das vorhandene Personal d (Weiterbildung von Standardmonteuren zu Hard- und Software Spezialisten) und den Ausgleich von Unterdeckungen, c. die Anpassung der Ausbildungsstruktur an die zukünftigen Erfordernisse des Marktes. So konnten auf Basis einer detaillierten Planung mittelfristige Personalauswirkungen der wichtigsten strategischen Vor- haben quantitativ und qualitativ erfasst und für die Ableitung eines Maßnahmenmixes des Human Resources-Bereiches genutzt werden. Langwierige Qualifizierungsmaßnahmen, entsprechend rechtzeitig gestartet, sorgen dafür, dass dem Konzern die richtigen Arbeitskräfte zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. 3. Strategische Personalplanung steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen Obwohl in vielen deutschen Groß- und Mittelstandsunternehmen die Bedeutung einer strategischen Personalplanung erkannt wird, steckt die Umsetzung eines detaillierten Workforce Planning in den entsprechenden Human Resources- Abteilungen noch in den Kinderschuhen. Dabei ist die Verzahnung der Unternehmensstrategie mit der Personalplanung eine geeignete Stellschraube, das Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten. Nur das rechtzeitige Erkennen von Kapazitätsgrenzen ermöglicht ein aktives Eingreifen, um Risiken der Über- bzw. Unterdeckung quantitativ wie qualitativ zu managen. Informationsbasierte Strategien im Bereich der Qualifizierung, der Ausbildung, des Recruitings und des Personalabbaus sichern einem Unternehmen qualifizierte Fachkräfte mit zukunftsrelevanten Kompetenzen und Fähig- keiten. Human Resources-Abteilungen erhöhen durch die strategische Personalplanung nicht nur ihre Effektivität, ihnen kommt im Aufbau und der Gesamtstrategie des Unternehmens zudem ein ganz neuer Stellenwert zu. 4. Studie zur Personalplanung zeigt großen Entwicklungsbedarf auf Eine Umfrage der Haufe-Akademie über die Personalplanung in mittelständischen Unternehmen in Deutschland in den Monaten März und April 2009 zeigt, dass nur eine Minderheit der 104 bundesweit befragten Unternehmen über eine detaillierte und längerfristige Strategie und Planung im Personalbereich verfügt. Stattdessen werden oftmals nur situative Planungsschritte und Fortschreibungen des Status quo vorgenommen. Hier herrscht ein deutlicher Entwick- lungsbedarf, denn vielfach basiert die Planung der Personalentwicklung auf groben Schätzungen, anstatt auf fundierten, ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 4 mathematisch gestützten Analysen.