Mehr Flexibilität beim Personaleinsatz

Personalpraxis Best Practice Mehr Flexibilität beim Personaleinsatz Markus Wieser, Leiter Produktmanagement, 2 Personaleinsatz mit Optimierungspotenzial ATOSS Software AG, München Im nächsten Schritt galt es, den Personaleinsatz zu optimieren. Bisher hat- te jeder Bereich völlig eigenständig für sich geplant. Mehr als 30 Einsatz- pläne – jeder mit individuellen Abkürzungen, Farben, Zeithorizonten und Anordnungen – machten eine zentrale Ad-hoc-Übersicht und Auswertun- gen über die aktuelle Planung unmöglich. Das Ausleihen von Mitarbeitern zwischen Abteilungen gestaltete sich wegen der fehlenden Transparenz ebenfalls schwierig und wurde daher kaum praktiziert. Die individuellen Tabellenpläne waren häufig nicht auf dem aktuellen Stand. Da diese Art der Planung keine Integration in die Zeitwirtschaft ermöglichte, gab es auch keine Echtzeitinformation über Abweichungen vom Plan. Im Automobilmarkt herrscht starker Wettbewerbsdruck. Für die Allgaier Werke als Systemlieferant der internationalen Auto- mobilindustrie sind eine hohe Produktivität und effiziente inter- Beispiel ne Prozesse daher äußerst wichtig. Mit der Einführung einer So war es täglich die Regel, dass Springer erst 30 Minuten nach Arbeits- Software für Workforce Management hat das Unternehmen die beginn zugeteilt werden konnten. Denn erst dann war klar, welcher Ar- Flexibilität und Transparenz in der Personaleinsatzplanung ge- beitnehmer wo eingeplant war und nicht erschienen ist. steigert und gleichzeitig die Kosten gesenkt. 1 Straffe Prozesse, aktive Mitarbeiter 3 Planung auf den Punkt gebracht Aufgrund der fehlenden Transparenz konnte man Anfragen zu Auslastung, Die Allgaier Werke GmbH ist ein führender Systemlieferant mit Fokus auf Produktivität, erwarteten Zeitsaldenverläufen und Arbeitsbelastung einzel- Umformtechnik. Darunter fallen insbesondere Pressteile und einbaufähige ner Beschäftigter nicht oder nur mit erheblichem Aufwand beantworten. Komponenten für die Automobilbranche. Weiterhin entwickelt und produ- Die Zielsetzung für eine neue Lösung war klar gesteckt: Vereinheitlichung ziert das Unternehmen verfahrenstechnische Maschinen und Apparate, der Individualpläne, kürzere Reaktionszeiten und mehr Flexibilität durch wie Trocken- oder Kühlsysteme. Allgaier garantiert seinen Kunden, z. B. aktuelle Pläne sowie ein signifikant reduzierter Planungsaufwand. Die Audi, BMW, Bosch, Webasto oder Bayer, dabei höchste Produktqualität. Teamleiter sollten mehr Zeit für die Fertigung und die Personalführung Dieser Anspruch macht die kontinuierliche Optimierung der internen gewinnen. Da bereits die Zeitwirtschaft aus dem Hause ATOSS eingesetzt Prozesse zu einem grundlegenden Erfolgsfaktor. Die Einführung einer wurde, entschied Allgaier sich für das Modul Personaleinsatzplanung, das Software für Arbeitszeitmanagement und Employee & Manager Self in die Zeitwirtschaft integriert ist und eine minutengenaue Onlineplanung Service hat bei Allgaier bereits messbare Effekte erzielt: ermöglicht. Ein Großteil der für die Disposition benötigten Stammdaten – Entlastung der Entgeltabrechnung um fünf Stunden pro Tag, war dadurch bereits vorhanden. – mehr Transparenz auf allen Ebenen sowie Zunächst startete ein Pilotbetrieb im Presswerk, bei dem die Anpassung an die individuellen Anforderungen und Prozesse erfolgte. Im Fokus stand – 90 % weniger Urlaubsrückstellungen. neben der umfassenden Funktionalität insbesondere die Bedienfreund- 362 Arbeit und Arbeitsrecht · 6/10 Allgaier bindet Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv in zeitwirtschaftliche Prozesse ein. Quelle: Allgaier lichkeit für die Teamleiter. So ließen sich die Bezeichnungen und Farben der bisherigen Planung auf Basis einer Tabellenkalkulation exakt über- 5 Fazit nehmen. Die Planungsansicht wurde um nützliche Informationen angerei- Die professionelle, IT-gestützte Personaleinsatzplanung bedeutet für die chert, die zuvor nicht zur Verfügung standen. Die Lösung fand bei allen Produktion und die Personalabteilung eine enorme Entlastung. Die Zeit Beteiligten sehr schnell Akzeptanz. für Disposition, Kapazitätsabgleich, laufende Anpassungen sowie die Er- stellung von Reports und Analysen wurde auf ein Minimum reduziert. Die Praxistipp Bereichsleiter haben nun den erforderlichen Freiraum, sich um die Ferti- gung und die Personalführung zu kümmern. Der einheitliche Planungs- Die Kombination von elektronischer Personaleinsatzplanung und prozess und die durchgängige Datenhaltung schaffen Transparenz und Employee & Manager Self Service bietet einen großen Vorteil: Beantragen Flexibilität. So kann Allgaier auf Bedarfsänderungen und ungeplante die Mitarbeiter Fehlzeiten oder Urlaub, lassen sich diese Informationen Abwesenheiten schnell reagieren – eine Voraussetzung, um dem Wett- bei der Planung sofort berücksichtigen. bewerb im Automobilmarkt erfolgreich zu begegnen. „Seit der Einführung der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung ha- ben sich unsere Reaktionszeiten messbar verkürzt. Alle relevanten Infor- Übersicht mationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die gewonnene Transpa- Das Projekt auf einen Blick renz und die Möglichkeit von Prognosen machen unsere Entscheidungen fundierter. Über das ergänzende Portal binden wir Führungskräfte und Zielsetzung – mehr Transparenz durch einen einheitlichen Mitarbeiter aktiv in die Prozesse ein“, sagt Armin Loch, Leiter Entgelt- Planungsprozess abrechnung bei der Allgaier Werke GmbH. – durchgängige Datenhaltung – schnellere Reaktion auf Planabweichungen – mehr Flexibilität beim Personaleinsatz – weniger Zeit für die Planung, mehr Zeit für 4 Rollout in Eigenregie das Kerngeschäft Nach wenigen Wochen im Pilottest startete das Presswerk den Echt- Systemlandschaft – Betriebssystem: Windows betrieb. Aufgrund der guten Vorarbeit war Allgaier in der Lage, den – Datenbank: Oracle Rollout in allen anderen Bereichen eigenständig durchzuführen. – Lohn- und Gehaltsysteme: Paisy (D), Alicia (F) Die Arbeitszeiten von rund 900 Mitarbeitern – überwiegend in der Pro- Mitarbeiter und – rund 1.700 Mitarbeiter duktion – werden nun über die Lösung disponiert und gesteuert. Sie bil- Arbeitszeiten – Dreischichtbetrieb det 60 Arbeitszeitmodelle, den Dreischichtbetrieb sowie Bereichsanforde- – 60 Arbeitszeitmodelle rungen ab. Trotz der Verschiedenartigkeit der einzelnen Bereiche erfolgt – 30 Planer die Disposition jetzt in einem System. Die vielen unterschiedlichen Tabel- – 60 Teamleiter mit Lesezugriff len sind Vergangenheit. Auch die Zuteilung von Springern erfolgt zeitnah – 40 Zeitbeauftragte mit Schreibzugriff und ohne Verzögerung. Durch die vollständige Integration in die Zeitwirt- Ergebnisse – Reduzierung des administrativen Aufwands schaft sind beliebige Prognosen in die Zukunft möglich. Der Planer sieht um rund zwölf Stunden pro Woche sofort, welche Auswirkungen seine Änderungen haben und kann Pla- – deutliche Steigerung der Flexibilität in der nungsszenarien durchspielen.