Personaleinsatz just-in-time: Mehr Produktivität, weniger Kosten

Personaleinsatz just-in-time: Mehr Produktivität, weniger Kosten Von Elke Jäger* Das Thema Arbeitszeitflexibilisierung ist in aller Munde. Die produzierende Industrie setzt zwar schon lange auf das Just-in-time-Prinzip. Vollbewegliche und konsequent am Bedarf orientierte Arbeitszeiten haben sich aber bisher nur punktuell durchgesetzt. Integrierte Systeme für Arbeitszeitmanagement unterstützen Unternehmen aus Dienstleistung und Industrie dabei, den Personaleinsatz zu flexibilisieren. Um Nachfrageschwankungen auszugleichen, greifen deutsche Top-1000-Unternehmen häufig noch immer zu Lösungen, die sich langfristig negativ auf Wirtschaftlichkeit und Produktqualität auswirken können. Zu den beliebtesten Maßnahmen gehören der Einsatz externer Mitarbeiter, die Anordnung von Überstunden, die Einführung von Sonderschichten und die Erhöhung der Arbeitszeit. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie, die im Auftrag von ATOSS und der SRH Fachhochschule Heidelberg mit Unterstützung der Frankfurter Allgemeinen Zeitung durchgeführt wurde. Im September 2005 wurden 258 Personalleiter und Linienmanager von Unternehmen aus Dienstleistung und Industrie befragt. Tariflichen Spielraum kreativ nutzen Die Studie zeigt, dass bedarfsorientierter Personaleinsatz, also die Synchronisation von Personal und Auftragsaufkommen, auf Basis vollflexibler Arbeitszeitmodelle zwar als Königsweg betrachtet wird. Der Blick in den 1 deutschen Unternehmensalltag beweist jedoch, dass er in vielen Unternehmen noch keine Realität ist. Die Einsicht und der Wille zur Flexibilisierung ist offensichtlich da, häufig stehen jedoch Tarifpolitik und Gewerkschaften bzw. Betriebs- und Personalrat den Veränderungen im Weg. Neue Tarifverträge wie ERA schaffen zwar den lange erhofften Spielraum für eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung. Ob und wie Unternehmen diese Öffnung zu ihrem Vorteil nutzen, bleibt ihnen jedoch selbst überlassen. Vier Praxisbeispiele zeigen, wie sich Industrie und Dienstleistung auf eine zunehmende Arbeitszeitflexibilisierung vorbereiten und wie sie sie schon jetzt im Arbeitsalltag umsetzen. Schmitz Cargobull: Kostenstellenmanagement statt Betriebsdatenerfassung Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle verursacht einen erhöhten Arbeitsaufwand für die Administration und Abrechnung. Die Schmitz Cargobull AG versprach sich von der ATOSS Staff Efficiency Suite eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands beim Personalmanagement und damit Kosteneinsparungen. Auf der Wunschliste von Personalwirtschaft, Fertigung und Controlling standen die Möglichkeit für eine gesonderte Auswertung der Gemeinkosten und der Mehrarbeit sowie die Ermittlung der Stunden für die Fremdfertigung. Außerdem sollten die Stundenauswertung nach vorgegebenen Schemen und der Soll-Ist-Vergleich zur Steuerung der Kapazität durchführbar sein. Durch die Einführung der Lösung reduzierte sich der Verwaltungsaufwand wesentlich, die Zahl der Zeitbeauftragten wurde um rund zwei Drittel gekürzt. Jede nachträgliche Änderung löst automatisch eine Rückrechnung aus, deren Ergebnis sofort am Bildschirm sichtbar wird. Auch Korrektursätze für Lohn und Gehalt werden automatisch erzeugt. Die geleisteten Arbeitsstunden der rund 2.500 2 Mitarbeiter können direkt bestimmten Investitionen oder Aufträgen zugeordnet werden. So erreicht Schmitz Cargobull anstelle einer aufwändigen Betriebsdatenerfassung ein leistungsfähiges Kostenstellenmanagement. 1.500 Filialen im Griff: ALDI Süd Auf Grund der dezentralen Struktur werden bei ALDI Süd Entscheidungen – dazu gehören auch die Planung und Verwaltung der Arbeitszeiten – so weit wie möglich in die Filialen delegiert. Um die Filialleiter bei der Personaldisposition zu entlasten, entschloss sich ALDI Süd, ein IT-gestütztes Instrument für Arbeitszeitmanagement einzuführen. Gleichzeitig wollte man sicherstellen, dass die Lohnabrechnung reibungslos und ohne großen administrativen Aufwand abläuft. Inzwischen ist ATOSS Time Control in allen 1500 Filialen im Echtbetrieb. Die Filialleiter freuen sich, dass Magnettafeln mit Einsatzplänen sowie Papierstapel mit Stundenlisten, Arbeitszeit- und Urlaubssalden der Vergangenheit angehören. Alle Informationen sind jetzt übersichtlich im System innerhalb einer Maske abgebildet. Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Einblick in ihren Einsatzplan und ihre Saldenstände auf dem filialeigenen PC. BLG Logistics Group: Arbeitszeiten nach Maß Bei der weltweit tätigen BLG Logistics Group in Bremen verändert sich die Zusammensetzung des Personals je nach Auftragslage – häufig nahezu stündlich. Gerade im operativen Bereich, zum Beispiel an den Container- und Auto-Terminals in Bremerhaven, ist eine kurzfristige Reaktion auf Kapazitätsschwankungen erforderlich. Über die ATOSS Staff Efficiency Suite, eine integrierte Lösung für intelligenten Personaleinsatz, stehen dem Logistik-Dienstleister alle relevanten Informationen online zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Echtzeit-Daten lässt sich die Personalplanung qualitativ 3 und quantitativ an die Auftragslage anpassen. Die lohnintensiven Überstunden wurden so um rund 30 Prozent reduziert. Key Safety Systems: Projektcontrolling und unternehmensweite Transparenz Im europäischen Headquarter des Fahrzeugzulieferers Key Safety Systems konzipieren und testen rund 150 Mitarbeiter Airbags, Sicherheitsgurte, Lenkräder und vollintegrierte Systemlösungen. Um den Ansprüchen der internationalen Kunden gerecht zu werden, ist das Team weltweit und nahezu rund um die Uhr unterwegs. Die Projektzeiterfassung mit Hilfe von ATOSS Time Control ist am PC und an Zugangsterminals mittels Chipkarten möglich. Die dritte und meistgeschätzte Möglichkeit ist die telefonische: Die Mitarbeiter können sich weltweit einwählen und sekundengenau ihre Arbeitszeiten verbuchen. Von der Projektzeiterfassung profitieren alle Unternehmensbereiche. So können die Abteilungsleiter zum Beispiel im System sehen, welche Mitarbeiter, auch aus anderen Teams, über freie Kontingente verfügen und eingesetzt werden können. Das Zeitkonto erlaubt 80 Über- und 50 Unterstunden, auch Sonderregelungen sind möglich. Durch die Einsicht in die Daten abgeschlossener Projekte lassen sich sehr genaue Aufwandschätzungen erstellen und Angebote für die Kunden exakter kalkulieren. Auch das Controlling laufender Projekte ist einfacher geworden, da die Projektleiter jederzeit einen Überblick über die angefallenen Kosten haben. Selbst ist das Unternehmen Soll die Ausweitung flexibler Arbeitszeiten vorangetrieben werden, ist vor allem die Privatwirtschaft gefordert. Wie die aktuelle Untersuchung zeigt, haben die deutschen Unternehmen die Hoffnung auf Unterstützung durch die Politik 4 größtenteils aufgegeben. Um den Standort Deutschland zu sichern, entwickeln sie ihre eigenen Methoden. Dem bedarfsorientierten Personaleinsatz bescheinigen 82 Prozent der befragten Unternehmen heute eine enorme Wichtigkeit – Tendenz steigend. Wer also jetzt Umstrukturierungen vornimmt und die technischen Voraussetzungen dafür schafft, ist für die Zukunft gut aufgestellt. Info-Kasten: Kernfunktionen einer Software für Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement • Unterstützung der Bedarfsprognose • Darstellung des Personalbedarfs • Darstellung von Abweichungen zwischen Bedarf und geplantem Personaleinsatz • Abbildung von Arbeitszeit- und Schichtmodellen • Erfassung von Mitarbeiterwünschen • Übernahme und/oder Pflege von Mitarbeiterqualifikationen • Integrierte Fehlzeitenverwaltung für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung • Automatische Berechnung von Schicht- und Einsatzplänen gemäß parametrierbarer Rahmenbedingungen • Informative Unterstützung der manuellen Bearbeitung von Einsatzplänen • Plausibilitätsprüfungen für erstellte Einsatzpläne • Prognosen über Zeitkonten, Freizeitansprüche, Überstunden-Entstehung • Berechnung arbeitszeitabhängiger Entgeltbestandteile • Verwaltung und aktuelle Aufbereitung von Ist-Daten • Mehrdimensionale Auswertungen von Arbeitszeitdaten und der Verwendung von Arbeitszeiten * Elke Jäger ist Director Marketing bei der ATOSS AG 5