Personalplanung: Erfolg darf kein Zufall sein

MESSEGUIDE ZUKUNFT PERSONAL 64 PERSONALPLANUNG Erfolg darf kein Zufall sein PRAXIS. Personalplanung ist eine hochkomplexe Aufgabe. Sie kann nur so gut sein wie die verfügbaren Daten. Ein Plädoyer für exakte Bedarfsermittlung. Von Christine Lötters Arbeitszeiten so optimal wie möglich zu men für eine Bedarfsplanung, ist die gestalten. Nicht bedarfsgerechter Perso- Ermittlung des Bedarfs allerdings nicht E ine zentrale Voraussetzung für naleinsatz führt zu Leerzeiten und Über- ganz trivial. So müssen zahlreiche Fak- unternehmerischen Erfolg ist der stunden und zu vermeidbaren Kosten. toren sowohl auf der Bedarfsseite als effiziente Umgang mit der Res- auch auf der Seite des Personals bei der source Mensch. Diesen können Die Grundlage der Bedarfsermittlung Planung berücksichtigt werden, um zu die Unternehmen unter anderem durch Grundlage einer bedarfsorientierten Per- einem guten Ergebnis zu kommen. eine optimierte, am Bedarfsverlauf ori- sonaleinsatzplanung kann eine compu- Zu den wichtigsten Rahmenbedin- entierte Planung des Personaleinsatzes tergestützte Personalbedarfsermittlung gungen, die Unternehmen auf der Per- sicherstellen. Als Personaleinsatzpla- sein. Hier wird ein Vorschlag erstellt, sonalseite zu berücksichtigen haben, nung bezeichnen wir die systematisch der das verfügbare Personal unter Be- zählen die Bereitstellung der benötigten ablaufende Planung des benötigten Per- rücksichtigung der Dringlichkeit oder Qualifikationen bei den Mitarbeitern, die sonals, hinterlegt mit unternehmens-, vorgegebener Regeln den jeweiligen Vermeidung von Unter- und Überbeset- arbeitsplatz- und mitarbeiterspezi- Arbeitsplätzen automatisch zuteilt. Eine zungen, tarif- und arbeitsvertragliche Be- fischen Regeln. Die Ziele bestehen unter computergestützte Personalbedarfspla- schränkungen, die Berücksichtigung der anderem darin, bezahlte Mehrarbeiten nung muss einer Personaleinsatzpla- Zeitkonten sowie die Einhaltung der ge- zu vermeiden und den Personaleinsatz nung nicht zwingend vorgeschaltet setzlichen Rahmenbedingungen zur Ar- innerhalb der vertraglich vereinbarten werden. Entscheidet sich das Unterneh- beitszeit. Last, but not least sind auch die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksich- tigen. Diese Aufzählung macht deutlich, dass die Erstellung eines Personalein- satzplans eine hochkomplexe Aufgabe ist, zumal einige der genannten Bedin- gungen in Abhängigkeit zueinander ste- hen. Ohne einen gut strukturierten, nachvollziehbaren Planungsprozess ist der Einsatzplan eher das Ergebnis von Zufälligkeiten. Dennoch reicht oftmals auch ein gut strukturierter Planungs- prozess nicht mehr aus, um tatsächlich bedarfsorientiert zu planen. Das Beispiel Industrie In der Fertigungsindustrie bildet häufig ein Fertigungsauftrag die Ausgangsbasis für eine Personalbedarfsplanung. Dieser ist in einem bestimmten Zeitraum, in ei- ner festgelegten Losgröße, auf einer be- stimmten Planungseinheit (Maschine/ Alles muss bei der Personalplanung zusammenpassen, erst dann ist die Arbeit wirklich effizient. Arbeitsplatz) mit entsprechend qualifi- personalmagazin 09 / 11 PERSONALPLANUNG 65 product design award 2011 zierten Mitarbeitern zu produzieren. chend gleichartige Aufgaben anderer Daraus wird der Vorgabewert er- Produktionslinien. Diese können mittelt. Auf Basis der vorgegebenen aber nur dann genutzt werden, wenn Personalverfügbarkeit, inklusive des die anderen Linien auch produzieren. bekannten Schichtrhythmus und Gleiches gilt für einen Staplerfahrer. hinterlegter Stamm- und Ersatzqua- In allen Fällen müssen die exakten lifikationen je Mitarbeiter, kann nun Personalbedarfe einbezogen werden. ein erster Abgleich je Planungsein- Ergänzt man diese Anforderungen heit erfolgen. Als Ergebnis wird die durch die Hinzunahme sogenannter Personalüber- oder Personalunter- Muss- und Kannbestimmungen, die deckung je Mitarbeiterqualifikation sich aus gesetzlichen oder tariflichen ermittelt. Bestimmungen ergeben, wird die Nun sind aber nicht alle benötigten Komplexität der Aufgabenstellung Mitarbeiter unmittelbar abhängig deutlich. von der Anzahl und den Losgrößen Grundsätzlich stellt die Perso- der in der Fertigung geplanten Auf- nalbedarfsermittlung aber nur einen träge. Es gibt Qualifikationen wie ersten Vorschlag dar. Je länger eine den Meister oder den Instandhalter, Planung in die Zukunft geht, desto deren tatsächliche produktionstech- größer ist die Wahrscheinlichkeit, nische Inanspruchnahme schlecht dass es zu Abweichungen kommt. vorhersehbar und daher nicht plan- bar ist. Zudem gibt es Mitarbeiter, Der Bedarf bestimmt die Qualität die unabhängig von einer Produktion Während sich der Bedarf in der In- zur Aufrechterhaltung des Betriebs dustrie, wie beschrieben, ableiten erforderlich sind, etwa einen mit der lässt, greift der Handel auf Umsatz- Arbeitssicherheit beauftragten Mit- und Kundenfrequenzdaten der Ver- arbeiter. Hier arbeitet man norma- gangenheit unter Berücksichtigung lerweise mit Erfahrungswerten, die manuell im Sinne von Stammdaten aktueller Trends, abhängig von Wo- chentag und Jahreszeit, zurück und Ausgezeichneter einzupflegen und den betreffenden Abteilungen und Kostenstellen zuzu- ordnen sind. projiziert diese auf die Zukunft. Im Krankenhaus und in der Logistik werden wieder andere Verfahren an- Zutritt gewendet. Ableitende Bedarfe ermitteln Unabhängig von der Branche gilt Seit mehr als 50 Jahren ist der iF Des Weiteren sind sogenannte ab- jedoch: Wichtig ist, dass die Ermitt- design award ein weltweites, aner- leitende Bedarfe zu unterscheiden. lung des Bedarfs möglichst exakt kanntes Markenzeichen, wenn es Zum Beispiel in der Nahrungsmit- erfolgt, da nur so das Planungser- um ausgezeichnete Gestaltung geht. telindustrie: Um eine Abfülllinie für gebnis der Personaleinsatzplanung In diesem Jahr konnte das neue Joghurt oder Quark zu betreiben, für das Unternehmen wirtschaftlich Corporate Product Design von Kaba ist im Hintergrund mindestens ein ist.