Webbasiertes Workforce Management bei der Harz Energie Netz GmbH

Fallstudie: Webbasiertes Workforce Management bei der Harz Energie Netz GmbH Eine Fallstudie der hyperspace GmbH Harz Energie und Harz Energie Netz Die Harz Energie GmbH & Co. KG ist ein leistungsstarker regionaler Energiedienstleister für Strom, Erdgas und Trinkwasser. Das Unternehmen beliefert mehr als 135.000 private Haushalte, Industrieunternehmen, Gewerbebetriebe und öffentliche Einrichtungen im Harz, Harzvorland und Eichsfeld mit Energie. Die Harz Energie Netz GmbH wurde 2007 als 100prozentige Tochter der Harz Energie gegründet. Sie betreibt und unterhält die Netze der Harz Energie und Mit der neuen Workforce gewährleistet eine sichere und effiziente Betriebsführung. Lösung können wir viele Prozesse wesentlich Ausgangssituation einfacher und effizienter abwickeln als bisher. Zu den zentralen Aufgaben der Harz Energie Netz GmbH gehören die Wartung und Instandhaltung der Leitungsnetze, Durchführen von Außerdem sind jetzt alle Zählerwechseln und Rohrnetzkontrollen, Erstellung und Überprüfung von benötigten Informationen Hausanschlüssen, Kontrolle und Wartung von Gas-, Strom und für alle Anwender in einem Wasseraufbereitungsanlagen sowie die Beseitigung von Störungen. einzigen System verfügbar. Für die sach- und termingerechte Durchführung dieser vielen verschiedenen Thomas Preiß Aufgaben müssen jährlich mehr als 75.000 Einsätze für rund 100 Leiter Netzmanagement Mitarbeitende mit unterschiedlichsten Qualifikationen koordiniert werden. Das Einsatzgebiet erstreckt sich dabei auf das gesamte Netzgebiet der Harz Energie und umfasst mehr als 200.000 Zähler in 152 Ortschaften. In 2009 stand die Harz Energie Netz GmbH vor der Herausforderung, die Einsatzplanung der Mitarbeitenden und die damit verbundenen Arbeitsabläufe zu reorganisieren und effizienter zu gestalten. Die neu gestalteten Prozesse sollten dabei durch eine EDV-Lösung unterstützt werden, die folgende Anforderungen erfüllen musste: è Übersichtliche Disposition der Einsätze für mehr als 100 Mitarbeiter in 4 Teams è Berücksichtigung der Mitarbeiter-Qualifikationen bei der Disposition è Optimierung der Wegstrecken, um unnötige Fahrtkilometer und Fahrtzeiten zu minimieren è Automatische Übernahme von Auftragsdaten aus SAP und anderen Vorsystemen è Automatisches Erstellen von Einsatzplänen und Stundennachweisen è Einfache Erfassung und Freigabe der Ist-Stunden im Rahmen eines Workflows è Umfangreiche Berichts und Auswertungsmöglichkeiten für verschiedenste Zwecke Mehr Fallstudien unter www.hyperspace.de Seite 1 Fallstudie: Webbasiertes Workforce Management bei der Harz Energie Netz GmbH Eine Fallstudie der hyperspace GmbH Projektüberblick Lösung Interne Problemanalyse bei Nach der Prüfung mehrerer Anbieter und Softwarelösungen entschied sich die Harz Energie Netz und Harz Energie Netz GmbH schließlich dafür, eine entsprechende Lösung von Lösungsauswahl: hyperspace individuell als webbasierte Anwendung entwickeln zu lassen. August 2008 - Oktober 2008 Entscheidend war dabei die schnelle Realisierung des Systems innerhalb von Auftragserteilung: weniger als 3 Monaten, die hohe Benutzerfreundlichkeit (wie an einem 10. Oktober 2008 Prototyp gezeigt) und das gute Preis-/Leistungsverhältnis. Online-Start: Januar 2009 Nutzen für Harz Energie Netz Volumen: < 25.000 EUR Effektive Einsatzplanung für mehr als 100 Mitarbeitende Technische Basis: Adobe ColdFusion Applikationsserver, hyperspace Portalsystem „hyPortal“ und Komponenten von hyScore Die Planung der Einsätze erfolgt in einer einfach zu bedienenden Anwendung im Webbrowser. Belegte Einsatzzeiten werden dort viertelstundengenau als farbige Balken angezeigt. Alle Einsatzdaten stehen von hier aus mit einem Mausklick zur Verfügung. Die Planung der Einsätze kann je nach Erfordernis auf unterschiedliche Weise erfolgen: è Ausgehend vom Auftrag werden alle Mitarbeitenden vorgeschlagen, die im gewünschten Zeitraum über die nötige Qualifikation und ausreichende freie Kapazität verfügen è Ausgehend vom Mitarbeitenden können Einsätze gezielt gesucht werden, um restliche Zeiten bis zum Ende des Einsatztages auszufüllen è Bei allen Planungsschritten werden Mitarbeiter-Qualifikation und Wegstrecken zwischen Einsatzorten automatisch berücksichtigt. Mehr Fallstudien unter www.hyperspace.de Seite 2 Fallstudie: Webbasiertes Workforce Management bei der Harz Energie Netz GmbH Eine Fallstudie der hyperspace GmbH Die Planung und Disposition der Einsätze findet dabei nicht vollautomatisch statt, sondern die Software unterstützt im Dialog mit dem Anwender durch Fakten 2009 intelligente Vorschläge die planerische Tätigkeit des Disponenten. Disponenten 4 Umweltfreundlicher ROI bereits im ersten Jahr Mitarbeitende Allein durch die Ersparnis an Fahrtkilometern hat sich die Nutzung der > 100 Workforce Management Software von hyperspace bereits im ersten Jahr Aktive Qualifikationen mehr als bezahlt gemacht: Durch die Optimierung der Fahrtwege bereits bei ca. 150 der Planung der Einsätze konnten im Vergleich zu den Vorjahren etwa 5%, das sind rund 94.000 Fahrtkilometer, eingespart werden. Das entspricht einer Einsatzorte Verringerung des CO2-Ausstoßes um rund 13 Tonnen. 152 Bearbeitete SAP-Aufträge 42.933 Bearbeitete Vorgänge: 75.936 erfasste Ist-Stunden 215.630 Eingesparte Fahrtkilometer 94.000 (5%) Ortsunabhängige Nutzung via Internet Durch den Betrieb als Web-Applikation auf einem Server von hyperspace können Disponenten von allen Standorten der Harz Energie Netz GmbH via Internet auf die Anwendung zugreifen. Außer einem Webbrowser ist keine weitere Software-Installation erforderlich. Viele Mitarbeitende nutzen inzwischen sogar den Zugriff von zuhause aus, um Einsatzpläne auszudrucken oder Ist-Stunden zu erfassen. Stundenerfassung und Freigabe Mitarbeitende können ihre Einsatzplanung für die nächsten Tage ausdrucken und am Ende des Einsatztages die benötigten Ist-Stunden zurückmelden. Im Rahmen eines definierten Workflows werden die zurückgemeldeten Ist- Stunden dann geprüft, ggf. nach Abstimmung mit dem Mitarbeitenden korrigiert, freigegeben und schließlich in Form von Berichten an das Personalwesen und die Buchhaltung zurückgemeldet. Mehr Fallstudien unter www.hyperspace.de Seite 3 Fallstudie: Webbasiertes Workforce Management bei der Harz Energie Netz GmbH Eine Fallstudie der hyperspace GmbH Berichtswesen Die Auswertung der Einsatzdaten in Bezug auf die Zahlreiche interaktive Listen und Berichte erleichtern die effektive Planung erforderlichen Qualifikationen und Auswertung der Einsätze nach unterschiedlichsten Kriterien. Auf diese liefert z.B. wertvolle Weise ist der aktuelle Stand der Planung und Bearbeitung jederzeit Informationen für eine transparent nachvollziehbar. Zudem gewinnt Harz Energie Netz aus den effektive und praxisgerechte Auswertungen wertvolle Erkenntnisse für die zukünftige Planung.