Zeiterfassung: Zeitgewinn durch Transparenz

Gesucht wurde ein ganzheitliches System mit integrierter Zeiterfassung, Zutrittskontrolle sowie vorhandener Workflowkomponenten. Gefunden wurde die Softwarefamilie GFOS die den bedarfsorientierten schrittweisen Softwareaufbau ermöglicht. Projekt auf einen Blick Module: GFOS-Time G F O S I N D E R P R A X I S GFOS-Security L-/G-System: Zeitgewinn durch SAP ERP-System: Transparenz SAP Datenbank: ORACLE Terminals: Kaba GEMEINSAM ZIELE ERREICHEN GFOS IN DER PRAXIS Sowohl in der Sicherstellung der Gesundheit von Menschen, Tieren und Pflanzen als auch im eigenen Betrieb überlässt die österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit AGES nichts dem Zufall. Seit ihrer Gründung am 01. Juni 2002 nimmt die AGES im Auftrag der Republik Österreich vielfältige Aufgaben auf dem Gebiet der Ernährungssicherheit wahr. Sie untersucht und begutachtet nach dem österreichischen Lebensmittelgesetz, führt veterinärmedizinische Untersuchungen durch und beschäftigt sich mit der Bekämpfung sowie Prävention von Infektionskrankheiten beim Menschen. zahlreicher, zum Teil sehr individueller Zeitmo- auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, ist die delle, erschwerte die manuelle Planung mit Ex- Benutzerfreundlichkeit und Transparenz des cel und führte zu Ungenauigkeiten. Hinzu kam neuen Systems von großer Bedeutung, somit ein enormer Arbeitsaufwand. Jeder Mitarbeiter wird in der Regel eine schnellere Akzeptanz auf erfasste seine Zeiten in einer eigenen Excelta- Arbeitnehmerseite erreicht. „Unsere Mitarbeiter belle, die einmal im Monat an den jeweiligen waren von der Einführung eines Zeiterfas- Vorgesetzten übergeben wurde. Dieser hatte sungssystems zunächst nicht begeistert. Sie kaum die Möglichkeit, die geleisteten Stunden befürchteten, ständig unter Beobachtung zu zu überschlagen und bei Abweichungen steu- stehen und kontrolliert zu werden“, erläutert Dr. ernd einzugreifen. Anschließend mussten die Harald Schira, Leiter des Bereiches Personal Daten der einzelnen Mitarbeiter noch zusam- bei AGES. Um dieses Misstrauen dem System mengefügt und an die Lohnabrechnung über- gegenüber abzubauen, setzte die AGES auf die geben werden. Außerdem kam eine weitere zahlreichen Vorteile, die sich für die Belegschaft Schwierigkeit hinzu: Nur ein Drittel der AGES- durch die neue Software ergeben. „So haben wir Mitarbeiter sind Angestellte, die anderen zwei zum Beispiel darauf verwiesen, dass Vorgesetz- Drittel sind Beamte. Dies hat unterschiedliche te nun zweifelsfrei auf geleistete Überstunden Tarife bei der Abrechnung zur Folge. Um diese aufmerksam werden und diese so berücksich- Prozesse zu vereinfachen, beschloss die AGES, tigen können“, berichtet Helga Jäger, im Hause Benutzerfreundlichkeit und Transparenz sorgen sich 2004 auf die Suche nach einem geeigneten AGES verantwortlich für GFOS. Bedingt durch für bessere Akzeptanz auf Arbeitnehmerseite. Zeitwirtschaftssystem zu machen.Vor Auschrei- die GFOS Workflowkomponente profitieren die bung des Projektes holten die Wiener zunächst Mitarbeiter zudem vom geringeren Verwaltungs- Marktinformationen ein. Anschließend wurde aufwand. Sie können beispielsweise Urlaubsan- Die AGES ist ein Zusammenschluss der ehe- ein umfangreiches Ausschreibungsverfahren träge papierlos über das Intranet an den jewei- malig 18 Bundesanstalten und Bundesämter auf den Weg gebracht, auf dessen Grundlage ligen Vorgesetzten senden und genehmigen Österreichs aus den Bereichen Lebensmittel- man sich 2005 für die Lösung der GFOS mbH lassen. untersuchung, Bakteriologie und Serologie, Ve- entschied. terinärmedizin und Landwirtschaft. Durch diese DIE EINFÜHRUNG Neuorganisation auf dem Gebiet der Ernäh- Die Anforderungen an das gesuchte System Nachdem die Entscheidung zugunsten der rungssicherheit wird fächerübergreifend die ge- waren hoch. „Wir benötigten nicht nur eine Zei- GFOS mbH gefallen war, erfolgte eine aus- samte Ernährungskette geprüft. Jährlich werden terfassungssoftware, sondern ein ganzheitliches führliche Planungsphase. Deren Aufwand war in den Kompetenzzentren der AGES an die System, das auch den Bereich Zutrittskontrolle verhältnismäßig groß, da umfangreiche AGES- 900.000 Proben untersucht und rund 7,2 Millio- abdecken und über eine Workflowkomponente spezifische Anforderungen abgebildet werden nen Einzelanalysen durchgeführt. verfügen soll“, erklärt Dr. Gerald Benesch, Be- mussten. Zu Beginn des Projektes waren dies reichsleiter Recht und Verwaltung unter anderem mehr als 100 Zeitmodelle, die Die AGES beschäftigt ca. 1300 MitarbeiterIn- . inzwischen auf 57 reduziert werden konnten. nen, aufgeteilt auf Standorte in Wien, Graz, Ein wichtiger Grund, warum sich die Bewer- Die Konzeption erfolgte im Zusammenspiel von Innsbruck, Linz, Mödling und Salzburg. Die de- tungskommission für das System GFOS der AGES, GFOS und dem Terminalhersteller Kaba zentrale Struktur mit den über ganz Österreich GFOS-Gruppe aus Essen entschied, war des- GmbH. Nach Abschluss dieser Phase wurden verteilten Standorten sowie die daraus resultie- sen hohe Parametrierbarkeit, mit der die zahlrei- zunächst die Mitarbeiter in einer einwöchigen renden diversen Zeitmodelle stellten zunächst chen Zeitmodelle einheitlich abgebildet werden Schulung mit dem System vertraut gemacht, eine besondere Herausforderung bei der Erfas- können. Dadurch versprach sich die AGES bevor es ein halbes Jahr im Testbetrieb einge- sung der Arbeitszeiten der MitarbeiterInnen dar zum einen eine bessere Kontrolle, zum ande- setzt wurde. Diesen Zeitraum nutzten die Pro- Nicht nur die nunmehr zu verwaltende große ren aber auch die Gleichbehandlung aller Mit- jektverantwortlichen der AGES zusammen mit Anzahl an MitarbeiterInnen, auch die Existenz arbeiter. Gerade für Unternehmen, die zuvor ihren Mitarbeitern für den Erfah rungsaustausch und weitere Schulungen. Probleme, die dabei mittelbar erkennen. Ein solches System muss zum Vorschein kamen, konnten so bereits vor auch genutzt werden, um die Vorteile deutlich dem Echtbetrieb ausgeräumt werden. „Uns war zu machen“, betont Dipl.-Kfm. Franz Schuller, bewusst, dass wir sehr spezifische Bedürfnisse Bereichsleiter Organisation und Informations- abdecken mussten und daher kleinere Schwie- technologie. Für viele Personalverantwortliche rigkeiten unvermeidbar waren. So gab es zum bedeutet dies, sie müssen ihrer Steuerungsfunk- Beispiel anfangs Probleme beim Einpflegen tion auch nachkommen. „Hier überwog zunächst von Überstunden. Dies konnte aber in Zusam- die Skepsis, doch nun sind sich alle einig, dass menarbeit mit GFOS schnell behoben werden“, GFOS ein wichtiger Baustein einer modernen resümiert Harald Schira die Testphase. Anfang Personalpolitik ist. Ein subjektives Gefühl kann 2007 wurde dann mit dem endgültigen Rollout nun objektiv nachvollzogen werden“, betonen des Systems auf alle Standorte begonnen.