DaimlerChrysler führt webgestützte Prozesse für die Personalarbeit ein

Best Practise: DaimlerChrysler führt webgestützte Prozesse für die Personalarbeit ein Eine speziell entwickelte Online-Hilfe unterstützt selbstgesteuertes Training Entschließt sich ein Konzern von der Größe der DaimlerChrysler AG, eine durchgängige eBusiness-Strategie umzusetzen, spielen sich Vorbereitung und Entwicklung geraume Zeit von außen fast unbemerkt ab. Bis der Paukenschlag kommt – in Form von Best Practise Lösungen. Mehrere E-Initiativen wie das Mercedes-Benz-Portal oder eine Einkaufsplattform startete die DaimlerChrysler AG bereits im Jahr 2000. Ebenfalls in diesem Zeitraum gewann mit den ersten Business-to-Employee-Bemühungen das Projekt ePeople an Kontur. „Zwei Schwesterprojekte entstanden: das Employee-Portal, über das alle Mitarbeiter webbasierte Applikationen und Informationen des Konzerns erreichen sowie ‚ePeople’ - das bisher größte Projekt des Personalbereiches,“ erinnert sich Projektleiter Dr. Stefan Rentzsch von Sichart. Auftrag des Projekts ePeople ist, ein neues Personalsystem mit standardisierten Prozessen für alle DaimlerChrysler- Standorte in Deutschland zu entwickeln und einzuführen. Im Nachgang des Mergers und auf der Basis der positiven Erfahrungen der Chrysler- Kollegen mit dem entsprechenden PeopleSoft-Angebot fiel die Entscheidung für diese Software als strategisches Tool im Bereich Human Ressources (HR). „Es war an der Zeit, die Individualsoftware des Konzerns abzulösen. Künftig werden 80 Prozent aller DaimlerChrysler-Mitarbeiter weltweit mit PeopleSoft bedient, bearbeitet und verwaltet werden. Der stufenweise Rollout hat mit den Vorabmodulen Bewerbungs- und Kompetenzmanagement sowie der Mitarbeiterbörse im November 2001 begonnen,“ beschreibt Dr. Rentzsch von Sichart einzelne Schritte auf dem sich über Jahre erstreckenden Weg. Die Umstellung auf eine webbasierte HR-Bearbeitung erforderte zuerst einmal, sich auf 180 Standard-Personalprozesse, die künftig deutschlandweit an 15 Standorten und 35 Niederlassungen gelten werden, zu einigen und zu beschreiben. Deutlich wird diese Mammutaufgabe an einem praktischen Beispiel, das Dr. Rupert Felder, Prozesskoordinator im Projekt ePeople, plastisch schildert: „Einstellungen etwa haben immer das gleiche Ergebnis. Ein neuer Mitarbeiter kommt in die Firma. Doch der Weg, jemanden einzustellen, bis derjenige tatsächlich physisch vor Ort ist, ist bisher an 15 Standorten unterschiedlich gelebt worden. Mal mit größeren Unterschieden, mal mit kleineren. Jetzt haben wir einen 16ten Prozess definiert, der als Standardprozess an allen Standorte gelebt wird.“ Rund 80 Mitarbeiter in acht Themengruppen haben unterschiedlichstes Knowhow in die Definitionsphase der neuen Standardprozesse eingebracht. Schlanker sind die Prozesse dabei geworden - schlanker und geradliniger. Was sie leichter einsichtig macht. Und natürlich steckt ein erhöhter Nutzen in ihnen. „Qualitativ bedeutet dies, dass wir damit wirklich einen einheitlichen Standard der Personalarbeit einführen können und dass die Arbeit standortübergreifend leichter wird,“ erläutert Dr. Felder das positive Ergebnis. „Wenn eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter zwischen den Standorten wechselt, stehen seine Personaldaten sofort zur Verfügung und müssen nicht noch einmal neu erfasst werden. Seinen Portalzugang nimmt der Mitarbeiter überall hin mit, die im Hintergrund laufenden Verfahren sind die gleichen und die Self-Services auch. Das wird vieles erleichtern.“ Doch zuvor wollen die neuen Prozesse erst einmal angeeignet und eingespielt sein. Neben Präsenzschulungen und einer Trainingsdatenbank setzt DaimlerChrysler dabei mittelfristig auf eine Online-Hilfe, die der E-Learning-Customizer HQ Interaktive Mediensysteme GmbH in Wiesbaden eigens für den Automobilkonzern entwickelte. „Die Standard-Hilfe des Softwarelieferanten PeopleSoft bildet nur seine Standard- Prozesse ab. „Da aber eine Vielzahl von Prozessen innerhalb der Software neu definiert oder angepasst wurden, bedurfte es ebenfalls „customizer“ Hilfsfunktionen,“ ergänzt Marcus Weniger, Geschäftsführer der HQ. Dr. Rentzsch von Sichart nennt weitere Gründe: „Wir wollen die Hilfe zusätzlich auch als Qualifizierungstool einsetzen. Wenn wir denn schon eine Prozessdarstellung erarbeiten,“ überlegte sich das Entscheidungsgremium, „wenn wir die veränderten Seiten als Screenshots abbilden und erklären, dann sollte daraus zum einen eine Dokumentation entstehen, die auch im Rahmen des Qualitätspfades tragfähig ist und zum anderen ein lesbares, verständliches Handbuch.“ Um diese Forderungen zu erfüllen, muss die eHelp generell ausdruckbar sein und zusätzlich auch nach spezifischen Kriterien zusammenstellbar. „Man braucht ja nicht unbedingt ein allumfassendes 2000-Seiten- Handbuch, sondern viel eher rollenspezifische Erklärungen,“ weiß Dr. Rentzsch von Sichart aus langjähriger Praxis. Für sieben feste Rollen vom Personalberater über den Betriebsrat bis zur Führungskraft ist die eHelp konzipiert und aufgebaut. Sonderrollen können bei Bedarf eingerichtet werden. Und obwohl etwa eine ganze Reihe von Seiten aus unterschiedlichen Rollenperspektiven heraus bearbeitet werden muss, wobei jede “Rolle“ spezifische Eintragungen darauf vornimmt, so erhält jeder nur die Hilfsfunktionen für jenen Teil des Prozesses, den er tatsächlich bearbeitet. „Das verhindert Verwirrung und Komplikationen,“ ist Dr. Rentzsch von Sichart überzeugt und findet es ausgesprochen „schick“, dass die Hilfe auch in rollenbasierte Handbücher zu verwandeln ist. „Wir haben die Vorteile bereits bei unseren Informationsveranstaltungen gespürt,“ erinnert sich der Projektleiter. „Die Rollenbasiertheit in Kombination mit der Gliederung nach Kapiteln macht die HQ eHelp zu einem effektiven Lern- und Trainingselement ‚on demand’ – in dem Augenblick, in dem die Information benötigt wird.“ Gut angenommen wird die eHelp auch, weil sie bei der Arbeit im System besonders praktikabel ist. „Man muss nicht zwischen der Hilfe und der Echtfunktion hin und her schalten, sondern der Bildschirm teilt sich waagerecht. Oben bleibt die Applikation aktiv, unten erscheint die Hilfe. So kann man auf dem Bildschirm gleichzeitig lesen und arbeiten,“ erläutert Marcus Weniger die Funktion. Die eHelp erleichtert den Umstieg auf das neue System, der schrittweise noch bis ins kommende Jahr andauern wird. Sowohl bezüglich der Prozessorganisation als auch softwaretechnisch und in Anbetracht der Schulungsformen für Training und Arbeit setzt die DaimlerChrysler AG damit in seinen HR-Abteilungen eine „Best Practise- Marke“ für die Automobilbranche. Kasten: Die wichtigsten Funktionen der „eHelp“ • Aufruf: Bei Aufruf positionieren sich die Hilfe und das Echtsystem gleichzeitig untereinander auf dem Bildschirm. Der Anwender erhält eine direkte Lösung für sein aktuelles Problem und kann dabei das Echtsystem parallel zur Hilfe bedienen. • Inhalt: Standardprozesse und Funktionalitäten werden mittels Screenshots der Echtanwendung erläutert. Maussensitive Bereiche (Mouseover und Mouseklicks) liefern zusätzliche Informationen auf Feldebene und vereinfachen so die Hilfsfunktion. • Benutzerorientierung: Die Hilfeseiten orientieren sich an der Rolle des Benutzers. Je nach Anmeldung mit User-ID und Passwort am vorgeschalteten Portal ist die jeweilige Rolle z.B. als Mitarbeiter oder als Vorgesetzter hinterlegt und inhaltlich a ngepasst. • Kontextsensitivität: Der Anwender erhält die für den aktuellen Prozess geeignete Hilfe angeboten. • Übersichtlichkeit: Die im Rahmen von ePeople neu strukturierten Prozesse im Unternehmen werden klar und einfach mit interaktiven Übersichtsgrafiken – sogenannten Business Process Maps - visualisiert. Die einzelnen Schritte werden per Mouseover erklärt und bei Bedarf per Mausklick auf die einzelnen Seiten der „eHelp“ verzweigt. • Druckoption: Sämtliche Hilfeseiten können zur individuellen Zusammenstellung von Trainingsmaterialien oder als rollenspezifische Handbücher ausgedruckt werden.