Mitarbeiterportale: Von Information zu Partizipation

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an daniela.furkel@personalmagazin.de 52 MITARBEITERPORTALE Von Information zu Partizipation TREND. Vom internen Kommunikationsnetz bis zum Onboarding-Portal: Mitar- beiterportale erlauben es Firmen, mit Angestellten direkt zu kommunizieren. Von Patric Cloos Bezug auf eine bidirektionale Kommu- strategie entsprechen. So wird in einer nikation festzulegen. Außerdem müs- Aktiengesellschaft, die gerade ein Kos- E in Mitarbeiterportal bedeutet sen auf operativer Seite die Ressourcen tensenkungsprogramm durchführt, eine nicht nur, dass die Beschäf- geschaffen werden, um ein Mitarbeiter- frühzeitige und transparente Mitarbei- tigten selbst ihre Adressdaten portal dauerhaft mit Inhalts- und Dialo- terkommunikation schwerlich die obers- ändern, Infos abfragen oder Ur- gangeboten zu füllen. te Priorität erhalten. An deren Stelle laubsanträge stellen können. muss dann das Minimalziel Gelingt es dem Arbeitgeber, eines relativen Optimums (so interaktive Online-Medien früh wie möglich, so trans- gezielt einzusetzen, kann er parent wie möglich) treten. nicht nur effizient Informa- Dabei muss die HR-Abteilung tionen vermitteln, sondern den Mitarbeitern die Gründe auch den Dialog mit seinen für die Abweichung von der Mitarbeitern pflegen. Unter üblichen Kommunikations- dem Schlagwort „B2E-Kom- politik offen darlegen. munikation“ (Business to Employee-Kommunikation) Themen planen bilden Mitarbeiterportale Arbeitgeber sollten auf ih- ein wichtiges Instrument für rem Mitarbeiterportal nicht Personalabteilungen, um ih- alle für Mitarbeiterbindung re Rolle als Dialog- und Busi- und -motivation relevanten ness-Partner auszubauen und Inhalte, Geschichten und eine ihrer Kernfunktionen Botschaften auf einen Schlag zu erfüllen: Die Mitarbeiter- kommunizieren. Vielmehr bindung zu erhöhen und ein müssen HR-Abteilungen vertrauensvolles Unterneh- langfristig sicherstellen, mensklima zu befördern. dass genügend Themen und Das Mitarbeiterportal kann den Austausch im Unternehmen fördern. Kommunikationsanlässe Strategie definieren vorhanden sind, um das Por- Um ein funktionierendes Mitarbeiter- Eine Kommunikationsstrategie für tal dauerhaft mit Leben zu füllen. Die portal ins Leben zu rufen, müssen HR- HR orientiert sich am Unternehmens- Bandbreite kann dabei von „menscheln- Abteilungen aus kommunikativer Sicht leitbild und den Vorgaben der Unterneh- den“ Themen aus der Arbeitswelt über frühzeitig grundlegende Weichen stel- menskommunikation. Innerhalb dieses die Diskussion von organisatorischen len. So gilt es auf strategischer Seite, Settings gilt es, die Strategie auf die Abläufen bis hin zur Kommunikation das Management als Fürsprecher und Bedürfnisse eines nachhaltigen Human- unternehmenspolitischer Planungssze- Teilnehmer dieser Kommunikations- Resources-Managements abzustimmen. narien reichen. form zu gewinnen. Weiterhin sind die Damit Kommunikationsziele nicht nur Wichtig ist, die HR-spezifische Kom- Schnittstellen zwischen HR und Unter- definiert, sondern auch erreicht werden, ponente des jeweiligen Themas heraus- nehmenskommunikation zu definieren müssen sie vom gesamten Management zuarbeiten. Oder, anders gesagt: Den und Kommunikationsgrundsätze in gestützt werden und der Unternehmens- spezifischen Informations- und Nutz- personalmagazin 04 / 10 SPEZIALPERSONAL 2010 MITARBEITERPORTALE 53 wert für die Zielgruppe „Mitarbeiter“ im die Masse oder der Umfang der bereitge- Themen, die durch Mitarbeiter in Firmen- Blick zu behalten. stellten Informationen zählen, sondern wikis oder internen (Micro-)Blogs initiiert Neben einer intensiven Sondierung der Qualität und zielgruppengerechte Auf- werden. Ein Mitarbeiterportal hat etwas Themen empfiehlt es sich, ein Kommu- bereitung. Vor der Veröffentlichung von mit Mitarbeitern zu tun, mit ihren Wün- nikationskonzept aufzusetzen, das eine Inhalten sollten HR-Mitarbeiter diese schen, Erwartungen und Anforderungen. Kurz- und Mittelfristplanung (und im gemeinsam mit der Unternehmenskom- Deswegen sollte von vornherein klar sein, Idealfall eine Dramaturgie) der Themen munikation auf diese beiden Faktoren wie eingehendes Feedback verwertet beinhaltet und anhaltend hohe Aufmerk- samkeitswerte bei den Mitarbeitern ge- währleistet. Die Konzeptionsphase sollte Auf der Diskussionsplattform von Best Buy zugleich der Anlass für die HR-Abteilung sein, sich intensiv mit den Grenzen, schlossen sich die Mitarbeiter zusammen und Überschneidungen und vor allem den entwickelten gemeinsam eine neue Software. Schnittstellen zur Unternehmenskom- munikation auseinanderzusetzen, um Redundanzen zu vermeiden und sich prüfen. Dafür kann bereits innerhalb des wird. Im Idealfall wählt die HR-Abteilung als Kommunikator eigenständig zu po- Kommunikationskonzepts ein Kriterien- sogar bewusst Themen aus, die als Dialog- sitionieren. Idealerweise übernimmt bei katalog erstellt werden, der als Filter für anlass dienen und Meinungsäußerungen diesem Zusammenspiel die HR-Abteilung die zu veröffentlichenden Inhalte dient. der Mitarbeiter befördern. Diese sind das Agenda-Setting für die mitarbeiter- zum Beispiel durch Online-Befragungen spezifischen Themen und spricht diese Botschafter finden und die Moderation von Diskussionen in mit der Unternehmenskommunikation Besondere Aufmerksamkeit verdient Foren möglich. Neben dem Verwerten des auf inhaltliche Verwertbarkeit, mediale auch die Wahl der medialen Umsetzung. Feedbacks ist es von großer Bedeutung, Umsetzbarkeit und Kongruenz zur Kom- Dies gilt umso mehr, da Mitarbeiterpor- diese Verwertung auch für die Mitarbeiter munikationspolitik der Firma ab. tale eine immense Bandbreite an Kom- transparent zu machen, um darzulegen, munikationsformen unterstützen – von dass der Dialog Früchte trägt. Ressourcen vorhalten Textnachrichten über Präsentationen bis Sofern nicht auf externe Kommunikati- hin zu Podcasts, Bild- und Videodateien. Den Dialog pflegen onsdienstleister zurückgegriffen wird, Um hohe Aufmerksamkeitswerte zu er- Einen spektakulären Fall stellte unlängst sollte auch die inhaltliche und technische zielen, empfiehlt es sich zudem, wich- Best Buy, der größte Händler für Unter- Umsetzung in enger Zusammenarbeit mit tige Themen mit wichtigen Absendern haltungselektronik in den USA, auf der der Unternehmenskommunikation erfol- zu verbinden – und diese je nach Bedeu- Münchner Digitalkonferenz DLD vor: gen. Dasselbe gilt für Kommunikation tung und Tragweite des Themas auch Auf der Diskussionsplattform des Un- im Zuge des Issue-Managements: Die aus dem Top-Management zu rekru- ternehmens debattierten die Mitarbeiter goldene Regel, sich nicht vom Flurfunk tieren. Ein prägnantes Beispiel hierfür über das unbeliebte interne EDV-System.