Alles unspektakulär - parallele Einführung von SAP und DMS

„Alles unspektakulär“ Wie ein IT-technisches Abenteuer mutete an, was die Kurt Pietsch GmbH & Co. KG, Großhandelsunternehmen für Sanitär-, Heizung- und Umwelttechnik aus Ahaus, seinerzeit wagte: Die parallele Einführung zwei der wichtigsten geschäftskritischen IT-Systeme, nämlich SAP und eines neues Dokumenten Management Systems. Ein Rundumschlag, den die meisten Anwender scheuen. Bei Pietsch, einem typisch mittelständischen Unternehmen, ist das Konzept jedoch aufgegangen. Den Großteil der Implementierungsarbeiten konnten sogar die eigenen Mitarbeiter/innen erledigen und von den kalkulierten externen Projekttagen wurde nur ein Bruchteil gebraucht – weil alles gut vorbereitet und auch die SAP-Schnittstelle im DMS – einer Lösung von d.velop – bereits vorhanden war. Ein elektronisches Archivsystem war bei der Pietsch GmbH zwar schon vor der SAP- Einführung im Einsatz, „doch dies war eine zu unserem damaligen IBM-basierten Warenwirtschaftssystem passende Lösung“, erklärt Markus Graf, Leiter IT/Organisation bei der Pietsch GmbH und verantwortlich für die DMS-Einführung. Mit der Entscheidung zum Umstieg auf SAP war es beschlossene Sache, dass auch ein SAP-kompatibles DMS angeschafft werden musste. Angefragt wurden 20 Hersteller, zehn davon kamen in die engere Auswahl, und die Entscheidung fiel schließlich für d.velop. Markus Graf: „Zum einen, weil der Hersteller aus der Nähe kommt und damit ein direkter Draht und schneller Support gesichert zu sein schien. Vor allem aber überzeugten uns die moderne Technologie, die einfache Konfigurierbarkeit und leichte Bedienung – ein System im Windows-Stil, mit dem man sich schnell auskennt.“ Was heute Standard bei den meisten DMS-Suiten ist – eine tiefe SAP-Integration – konnten die DMS-Experten aus Gescher schon damals bewerkstelligen. Ziel der DMS-Einführung war es, die Archivierung der SAP-Belege künftig nahtlos durchführen zu können und gleichzeitig ein schnelleres Wiederauffinden dieser Belege durch die Mitarbeiter/innen der über drei Bundesländer verteilten Niederlassungen zu ermöglichen. Denn in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen ist die Unternehmensgruppe heute mit 14 Standorten vertreten, in Sachsen zählt Pietsch sechs Häuser, und seit Anfang 2005 ist man auch in Dortmund, Döbeln und Leipzig mit je einem Standort präsent. Hinzu kommen Firmenzukäufe wie die Beteiligung an der Mühlheimer Handel Haustechnik oder der Handelspart Armaturen in Düsseldorf – auch diese sollten künftig mit den selben digitalen Daten arbeiten wie die Pietsch-Angehören. Vor dem Hintergrund dieses Unternehmenswachstums und der fortschreitenden Filialisierung war deshalb ein System gefragt, welches eine zukunftsträchtige Technologie bietet, die mit den Anforderungen wachsen kann. Denn je verteilter die Belegschaft, desto wichtiger wurde es, allen Beteiligten einen zentralen und schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente zu gestatten. Schnellere Geschäftsprozesse durch raschen Zugriff auf alle relevanten Daten und Dokumente sollten dabei die Wettbewerbsfähigkeit sichern; weitere Gründe für den DMS-Einsatz waren die Platzersparnis durch den Wegfall von Aktenordnern und Archivräumen und rechtliche Aufbewahrungspflichten. „Der Weg zwischen Entscheidung und Produktivbetrieb war kurz und unspektakulär und datierte von Oktober 2001 bis Januar 2002“, sagt Thorsten Stark, Anwendungsbetreuer bei Pietsch. Unspektakulär heißt dabei: Man benötigte wenig zeitliche Ressourcen und musste keine Probleme bewältigen, obwohl zwei Projekte parallel zu stemmen waren. Als besonders an dem Projekt erinnert sich Graf nur noch daran, dass es reibungslos neben der SAP- Einführung ablief. Per „Learning by Doing“ lernten die Anwender/innen die praktische Arbeit mit dem DMS. Das Handling wurde einmal gezeigt, anschließend konnten die Mitarbeiter die Abläufe selbstständig durchführen. Bei dem DMS-Hersteller aus Gescher gilt die Firma Pietsch als äußerst kompetenter Anwender, der von der Planung bis zur Realisierung die größten Teile selbst übernommen hat. Auch weil das System so einfach zu bedienen ist, konnten die Techniker bei Pietsch fast die ganze Installation alleine vornehmen; denn auf einen externen Dienstleister wollte man nicht auf Gedeih und Verderb angewiesen sein. Kurze Zeit nach Produktivschaltung des SAP- Systems ging auch d.3 live; Altakten wurden nicht übernommen. Das Archiv hat seit Ende Januar 2002 gut eine Million SAP-Belege aufgenommen, täglich kommen derzeit knapp 2.300 kodierte und rund 1.500 nicht kodierte Belege hinzu. Zugriff auf diesen Datenpool hat bei Pietsch gut ein Drittel der insgesamt 450 SAP-Arbeitsplätze. Langsam aber stetig realisiert das mittelständische Unternehmen den schleichenden Übergang von der papierbasierten zur digitalen Welt: Anfangs wurden nur kodierte Belege übernommen. Ausgangsrechnungen, die direkt vom SAP- in das Archivsystem wandern, sind dafür ein gutes Beispiel. Anfang 2005 kam dann mit den unterschriebenen Lieferscheinen ein neuer Belegtyp hinzu. Als Liefernachweis werden diese inzwischen gescannt, indiziert und archiviert. Derzeit sind dabei drei verschiedene Module des d.3 Systems im Einsatz: d.cold zur Archivierung, mit d.explorer können die Anwender nach Dokumenten recherchieren und sie mit d.view darstellen. Archiviert werden seitdem kodierte und nichtkodierte Dokumente. Diese Belege sind für jetzt von allen Firmenstandorten aus einsehbar. Wenn ein Kollege in der Niederlassung früher einen Lieferschein auf seine Richtigkeit hin prüfen musste, bedeutete dies stets einen Anruf in der Zentrale, wo dann der gefragte Beleg in der Registratur gesucht werden, kopiert und per Fax oder Post verschickt werden musste. Heute können die Kundenbetreuer/innen in den Filialen dies innerhalb von Sekunden recherchieren und ihren Geschäftspartnern damit schneller Auskunft erteilen. Dadurch hat sich die Produktivität des Unternehmens deutlich erhöht; die Mitarbeiter können sich jetzt auf die Kundenbetreuung konzentrieren und verbringen nicht mehr unnötig viel Zeit mit Suchanfragen. Die elektronische Bearbeitung, automatische Weiterleitung und Verteilung sowie die Prüfung und Genehmigung von Lieferanten-Eingangsrechnungen via Workflow ist bei Pietsch derweil noch Zukunftsmusik. Das System bietet jedenfalls die Möglichkeiten dazu, und wenn es soweit ist, sollen bei Pietsch dann später auch einmal die Eingangsrechnungen in d.3 archiviert werden.