Aussagekräftige Analyse von HR-Daten mittels intelligenter Organigramme

Aussagekräftige Analyse von HR-Daten mittels intelligenten Organigrammen In einer turbulenten Wirtschaft mit sich rasch entwickelnden Technologien und kurzlebigen politischen und gesellschaftlichen Trends ist die Wandlungsfähigkeit eines Unternehmens ein Schlüsselfaktor für seine Konkurrenz- und Überlebensfähigkeit. Dazu muss die Unternehmensleitung seine Mitarbeiter rasch mobilisieren können, um so neue Geschäftsstrategien zu realisieren. Ohne ein System, das Veränderungen auf der Basis von relevanten, genauen und aktuelle Informationen einplant, können keine Entscheidungen darüber getroffen werden, wie das Humankapital eines Unternehmens eingeplant, verteilt und eingesetzt wird. Die Personalabteilung ist in aller Regel nur unzureichend darauf vorbereitet, Verwaltung und Unternehmensleitung entsprechende Informationen über ihr Humankapital zur Verfügung zu stellen, da die hierfür notwendigen, grundlegenden Mitarbeiterinformationen häufig in verschiedenen Human Ressourcen- und Warenwirtschaftssystemen verwaltet werden. Die derzeit eingesetzten Systeme werden den heutigen Anforderungen an modernes HR-Management nicht gerecht, denn • Organigramme werden fast durchgängig noch manuell mittels PowerPoint oder Viso erstellt, • die Daten aus den Organigrammen sind nicht allgemein zugänglich und nicht an das Informationssystem des Unternehmens gekoppelt, • die Organigramme sind ungenau, • die Erstellung und Verwaltung von Organigrammen ist teuer, da der Prozess manuell durchgeführt wird, • die Organigrammdaten sind stark vereinfacht, weil die Sammlung der Daten so aufwändig ist, • auf die Organigrammdaten kann nicht zugegriffen werden, da im Fall von PowerPoint und den meisten Zeichenprogrammen die Daten im Organigramm nicht in einer Datenbank gespeichert werden, • die Organigramme sind nicht sicher, da PowerPoint- und Visio-Organigramme üblicherweise ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden. Daher sind vertrauliche Informationen stets dem Risiko ausgesetzt, in die falschen Hände zu gelangen, • die Organigrammdaten sind nur für die Anzeige geeignet, das heißt, die Ausgabe ist üblicherweise nur ein visuelles Organigramm oder ein Ausdruck. Mittlerweile steht aber eine neue Technologie zur Verfügung, die die Probleme der Erstellung von einheitlichen Organigrammen in Echtzeit beseitigt, Analysen zu dem jeweiligen Unternehmen und seinen wichtigsten Leistungsdaten liefert sowie intuitive Tools für die Zukunftsplanung zur Verfügung stellt. Die Rede ist von intelligenten Organigrammen. Die Rendite solch einer Technologie ist enorm, und das Unternehmen beginnt bereits wenige Monate nach der Implementierung eines solchen Systems damit, von der damit verbundenen Produktivitätssteigerung und den geringeren Planungskosten zu profitieren. Die hieraus resultierende Rendite muss eher in Opportunitätskosten als in Form einer traditionellen Rendite gemessen werden. 1 Eine effiziente, intelligente Technologie zur Erstellung von Organigrammen ermöglicht • einen einheitlichen, sicheren und genauen Überblick in Echtzeit über das Unternehmen und die Unternehmensinformationen aus verschiedenen Systemen; • aussagekräftige Analysen, was das Kerngeschäft und das Humankapital betrifft; • eine benutzerfreundliche Plattform für die Planung und Reaktion auf Veränderungen, auf der Grundlage von Unternehmenszielen und -strategien. In großen Unternehmen werden häufig nicht alle Mitarbeiterdaten in derselben Datenbank oder demselben ERP-System gespeichert. Unternehmen, die über Zusammenschlüsse gewachsen sind oder über keine stark zentralisierte HRIS- Funktion verfügen, verwalten Daten häufig in verschiedenen Systemen, während externe Mitarbeiter, Vertragspartner, offene Positionen, Mitarbeiter in einer Matrix und Projektteams meist gar nicht im Quell-HR-System dargestellt werden und möglicherweise nur in einer Tabelle oder einem Offline-System aufgelistet sind. Mit einem intelligenten System zur Erstellung von Organigrammen ist es möglich, diese verschiedenen Datenstrukturen dynamisch zusammenzuführen, so dass ein einheitlicher Überblick entsteht. Unternehmen, die sich im Wechsel zu einem neuen HR-System befinden, oder die die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern oder Funktionen für die Verwaltung der Mitarbeiterposition aus dem ERP-System in ihre Daten integrieren möchten, sind zu dem Ergebnis gekommen, dass der Prozess des Sammelns, Prüfens und Hochladens der Informationen durch die Verwendung eines Systems zur Erstellung von Organigrammen stark verkürzt und verbessert wird. Zudem muss heutzutage ein Unternehmen in der Lage sein, seine Struktur zu bewerten, um gesetzliche Vorschriften, wie z. B. Basel II, zu erfüllen. Mit intelligenten Organigrammen kann die Verteilung der Verantwortlichkeiten, die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und die horizontale Struktur eines Unternehmens visuell analysiert werden. Abgesehen davon, dass es möglich ist, durch HR-Daten zu navigieren und diese zu durchsuchen, bieten intelligente Organigramme die Möglichkeit zur Erstellung von Berichten, Messdaten und Analysen. Dank dieser Funktion können Manager Bereiche, in denen Risiken oder Chancen bestehen, analysieren und verstehen. Ein effektiver Ansatz für die Einrichtung eines "Frühwarnsystems" kann die Schaffung einer Reihe von Ansichten für das Organigramm umfassen. Messdaten, wie der Umsatz, die Berichte zur Leistung der Mitarbeiter, Mitarbeiterausfälle, Schulungen und Arbeitsunfälle können über eine intelligente Plattform für Organigramme angezeigt werden. Dabei können diejenigen Bereiche farbkodiert werden, für die möglicherweise eine Warnung ausgegeben wird: grün, gelb oder rot, in Abhängigkeit des "Frühwarnstatus" eines Unternehmens. Messdaten, die Auskunft über ungenutztes Potential geben, werden nicht nur verwendet, um Risiken zu vermeiden, sie können auch eingesetzt werden, um Chancen auszumachen und eine Veränderung zu planen. Die Analyse eines Nachfolgeplans kann beispielsweise das Hervorheben offener Positionen auf der Grundlage bestimmter Kriterien, die grundlegenden Stärken der Bewerber und 2 Lücken zwischen den erforderlichen Kompetenzen für eine Position und den Fähigkeiten eines Bewerbers umfassen. Ein intelligentes Organigramm-System • bildet die aktuelle Organisation ab, • erstellt Einschränkungen und Ziele für die Planungsaktivitäten, • erstellt Szenarien in Zusammenarbeit mit den Entscheidungsträgern, • synchronisiert Szenarien mit den Quelldaten zur Aktualisierung von personellen Veränderungen während des Planungsprozesses, • vergleicht Szenarien und löst Konflikte. Beispielsweise kann bei einer Restrukturierung eine Ressource von zwei Planungsmanagern ausgewählt worden sein. • Schreibt Änderungen in das HR-System über einen manuellen oder automatischen Arbeitsablauf und ein Genehmigungssystem zurück. Prozessablauf bei der intelligenten Erstellung von Organigrammen Abb. 1: Das intelligente System zur Erstellung von Organigrammen aggregiert zunächst alle Datenquellen, bietet Ansichten mit der Möglichkeit zur Analyse und Modellierung der Daten, die von den Änderung betroffen sind. 3 Autor: Marcus Reinhard Director EMEA East bei HumanConcepts marcus.reinhard@humanconcepts.com www.orgplus.de 4