Baerlocher stemmt SAP-Releasewechsel und Unicode-Migration auf einmal

> AUS DER PRAXIS Baerlocher stemmt SAP-Releasewechsel und Unicode-Migration auf einmal Doppelter Salto vorwärts Den Wechsel von SAP R/3 4.6C auf ERP 6.0 in Kombina- tion mit einer Unicode-Migra- tion scheuen nach wie vor viele Unternehmen, weil sie hohe Ausfallzeiten befürch- ten. Dies bestätigt auch eine aktuelle Umfrage der DSAG. Danach setzen erst 47 Pro- zent der Mitgliedsunterneh- men ERP 6.0 ein. Die Baerlo- cher Firmengruppe hat die Umstellung bereits erfolg- reich vollzogen und durch den parallelen Releasewech- sel sogar Zeit gespart. Herausforderung Sprachenvielfalt Zwei Fliegen mit einer Klappe Zudem hatten wir auch nicht genü- Neben den Produktionsstätten in Auch sonst gibt es gute Gründe, diese gend eigene Mitarbeiter mit SAP Basis- Deutschland, weiteren europäischen beiden Schritte in einem Projekt zu Know-how.“ Als Dienstleistungspartner Ländern, den USA, Südamerika und kombinieren. Zum einen lassen sich wählte der Kunststoffspezialist die Asien ist Baerlocher in über 50 Län- die mit dem Releasewechsel sowie der TDS. Diese hatte bereits 2003 den Be- dern durch Vertriebsgesellschaften Migration verbundenen Ausfallzeiten trieb des R/3-Systems von Baerlocher vertreten. 75 Prozent des Umsatzes minimieren. Denn kein Unternehmen übernommen. „Wir sind seit vielen wird im Export erwirtschaftet. Ent- möchte, dass seine Produktion unnötig Jahren zufriedener Kunde. Deshalb sprechend hoch sind die Anforderun- stillsteht. Zum anderen fallen bei bei- hatten wir keinen Grund, hier einen gen an das SAP-System in Bezug auf den Projekten ähnliche Aufgaben an. anderen Partner zu beauftragen“, die Sprachenvielfalt, insbesondere bei Sind alle Eigenentwicklungen Unicode- begründet Mayer-Schefe die Wahl. Zu- den Sicherheitsdatenblättern. Diese konform? Welche SAP-Modifikationen dem verfügt der Dienstleister über hält das Unternehmen in seinem SAP- und welche Schnittstellen müssen an- umfangreiche Erfahrungen aus zahlrei- System in 25 Sprachen vor, darunter gepasst werden? Diese Fragen müssen chen Releasewechsel-Projekten. auch solche wie Griechisch oder Rus- im Vorfeld geklärt werden, sowohl sisch, die nicht über den westeuropäi- beim Releasewechsel als auch bei der schen Zeichensatz darstellbar sind. Unicode-Migration. Der Rat an alle Deshalb arbeitete Baerlocher bislang Unternehmen lautet deshalb, beide mit einem so genannten MDMP-System Vorhaben in einem Schritt umzuset- (Multi-Display, Multi-Processing), das zen. Und schließlich gilt vor allem ei- es ermöglichte, unterschiedliche Zei- nes: Ausfallzeiten des Systems müssen chensätze in einem SAP-System abzu- vermieden werden. bilden. „Da MDMP-Umgebungen nicht Bei Baerlocher fiel der Startschuss Die Baerlocher Firmengruppe ist ein welt- mehr von SAP ERP 6.0 unterstützt für das Projekt im Juli 2007. Von Be- weit tätiger Anbieter von Kunststoff-Addi- werden, blieb uns keine Wahl: Wir ginn an war für die Projektverant- tiven. Das Unternehmen mit Hauptsitz in mussten parallel zum Releasewechsel wortliche eines klar: „Wir holen uns München-Unterschleißheim beschäftigt eine Unicode-Migration durchführen,“ einen Dienstleister mit ins Boot“, so rund 1.200 Mitarbeiter. Darunter befinden beschreibt Maria Mayer-Schefe, Pro- Mayer-Schefe. „Denn für derart kom- sich 225 SAP-Anwender. jektleiterin und SAP-Koordinatorin bei plexe und umfangreiche Umstellungen >> www.baerlocher.de Baerlocher, die Ausgangssituation. benötigt man erfahrene Spezialisten. Entscheidend: Die richtige und die Unicode-Migration testen: Vorbereitung Insgesamt 2.000 Testfälle hatten die Am Anfang des Projekts stand ein hausinternen SAP-Experten des Kunst- Workshop — keine Pflichtübung, son- stoffspezialisten vorgegeben. dern essenzieller Baustein. Hier zeig- Während dieser Phase nahmen die te TDS dem Kunden auf, wo Fall- Berater in Zusammenarbeit mit den stricke bei der Doppelumstellung lie- IT-Experten von Baerlocher auch die „ gen können und wie sich diese umge- Anpassung einer großen Anzahl von hen lassen. Denn der Releasewechsel Schnittstellen vor. Dazu gehörten zum ist alles andere als profan, vor allem Beispiel die Interfaces zum Pro- nicht, wenn er mit einer Unicode-Mi- zessleitsystem, zum Zeitwirtschafts- gration einhergeht. So war zum Bei- system sowie zum Datenarchiv. Wei- spiel bei Baerlocher eine große An- tere Anpassungen betrafen die Schnitt- zahl an Eigenentwicklungen im Ein- stellen für die Übertragung von Mess- satz. Allerdings hatte das Unterneh- ergebnissen aus dem Labor an das „Von Beginn an war klar: men gute Vorarbeit geleistet und be- Qualitätsmanagement-System sowie reits geprüft, welche dieser Program- die für den elektronischen Datenaus- Wir holen einen Dienstleister me tatsächlich noch benötigt und so- tausch (EDI). Außerdem mussten die mit ins Boot. Denn für derart mit im Rahmen der Migration ange- Schnittstellen zu einigen Systemen komplexe und umfangreiche passt werden mussten. „Das hat uns der SAP EH&S (Environment, Health & viel Aufwand erspart“, erklärt Mayer- Safety)-Umgebung neu programmiert Umstellungen benötigt man Schefe. Ferner gilt es zu prüfen, wel- werden, einer SAP-Lösung für das Ma- erfahrene Spezialisten.“ che Schnittstellen umprogrammiert nagement der Bereiche werden müssen, um ein reibungsloses Umweltschutz, Gesundheitsschutz Maria Mayer-Schefe, Projektleiterin Zusammenspiel mit SAP ERP 6.0 und und Sicherheit. Auch die Umstellung und SAP-Koordinatorin bei Baerlocher Unicode zu gewährleisten. Da Baerlo- auf die neue IT-Infrastruktur nahmen cher das Hosting der Systeme an TDS die TDS-Berater in dieser Phase vor. ausgelagert hat, musste sich das Un- Insbesondere die Unicode-Migra- ternehmen bei der Vertragsverlänge- tion erforderte bei Baerlocher selbst rung im Rahmen des Releasewechsels umfangreiche Vorarbeiten. Denn für das Produktivsystem an der Reihe und nicht um die Kapazitätsplanung der den Umstieg auf Unicode mussten al- musste an nur einem Wochenende um- neuen Infrastruktur kümmern. Dieses le im R/3-System vorhandenen fremd- gestellt werden. Ein sportliches Ziel, „Sizing“ ist beim Umstieg auf eine sprachigen Texte, Textbausteine oder denn insbesondere die Unicode-Migra- neuere Programmversion oft ein Stol- auch nur einzelne Wörter der jeweils tion ist mit einer langen Ausfallzeit perstein. Denn neue Releases stellen richtigen Sprache zugewiesen wer- verbunden. „Unsere Vorausberech- in der Regel höhere Anforderungen an den. nungen hatten ergeben, dass das ge- die Hardware. plante Zeitfenster in unserem Fall Von der Migrationsumgebung bis ausreicht“, erläutert Mayer-Schefe. Trockenlauf im Migrationssystem zum Produktivsystem „Unsere Datenbank bewegte sich in Für die Umstellung gab der Dienst- Anfang April 2008 erreichten Baerlo- einer überschaubaren Größenordnung. leister die Devise aus: „Der laufende cher und TDS den nächsten Meilen- Trotzdem haben wir vor Projektstart Betrieb soll so wenig wie möglich be- stein: Das SAP-Upgrade und die Uni- Daten in großem Umfang archiviert, einträchtigt werden.“ Deshalb bauten code-Migration wurden in der Migra- um die Downtime weiter zu minimie- die Berater in der ersten Projektpha- tionsumgebung vollzogen. Nun waren ren“, fährt Mayer-Schefe fort. „Ob- se, die Anfang Januar 2008 begann, bei der Feinanpassung der Programme wohl wir wider Erwarten doch etwas mit dem Migrationssystem eine sepa- und der Schnittstellen vor allem die ins Schwitzen kamen, hat die Umstel- rate SAP-Umgebung auf. Damit blie- IT- und SAP-Experten sowie die Fach- lung gut funktioniert“, resümiert die ben die drei existierenden System- abteilungen von Baerlocher gefragt — Projektverantwortliche. Das Erfolgs- landschaften — Entwicklungs-, Test- bis zu den wichtigen Anwendern (Key geheimnis aus ihrer Sicht: „Wir haben und Produktionssystem — von der Um- User) an den Standorten in Deutsch- lange im Voraus und sehr gründlich ge- stellung zunächst unberührt. So konn- land, Italien, USA und England. plant, auch in gemeinsamen Workshops ten die Berater in aller Ruhe im ge- Nach der Umstellung des Entwick- mit der TDS. Vor allem das Timing mit schützten Bereich des Migrationssys- lungs- und anschließend des Testsys- dem einen oder anderen Puffer kam tems den kompletten Releasewechsel tems war Mitte Oktober schließlich uns im Projekt sehr zugute.“ In Zukunft: Einfacher mit Enhancement Packages Für Unternehmen wie Baerlocher, welche bereits ERP 6.0 eingeführt haben, gehören aufwändige und damit kosten- intensive Releasewechsel der Vergangenheit an. Dafür sorgen die SAP Enhancement Packages (EhP), mit deren Hilfe Anwender gezielt neue Funktionen in bestehende ERP-Systeme implementieren können. Auch hier empfiehlt sich je- doch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der als so genannter „Ramp-Up-Partner“ bereits mit Anwendern dieser Pakete zusammengearbeitet und wertvolle Erfahrungen gesammelt hat.