Effiziente Personalarbeit im Mittelstand

Effiziente Personalarbeit im Mittelstand Jobmotor der deutschen Wirtschaft profitiert im Personalbereich von IT und Business Process Outsourcing Mittelständische Unternehmen beschäftigen rund zwei Drittel aller Erwerbstätigen in Deutschland. Alleine zwischen 2003 und 2005 wurden 400.000 neue Stellen geschaffen, vor allem in wissensintensiven Branchen, wie das kfw-Mittelstandspanel 2006 zeigt. Um weiter auf Wachstumskurs zu bleiben, wird die strategische Personalarbeit für die Firmen immer wichtiger. Doch dafür bleibt den HR-Abteilungen oft nur wenig Zeit. Passende IT und die Auslagerung von Routinetätigkeiten schaffen Freiräume. Rund 30 bis 50 Prozent der Arbeitszeit verbringt man in der Personalabteilung mit Verwaltung, Logistik und Entgeltabrechnung. Doch der Wettbewerb um die besten Mitarbeiter wird härter. Zunehmend müssen sich die HR-Verantwortlichen auf ihre strategische Kernaufgabe fokussieren: geeignete Mitarbeiter auszuwählen, ihre Entwicklung begleiten und die Leistungsträger an das Unternehmen binden. Passende IT-Systeme unterstützen dabei. Unter dem Stichwort „Human Capital Management“, kurz HCM, helfen sie den Überblick zu behalten beim standortübergreifenden Recruiting, Performancemanagement oder der Personalentwicklung. „90 bis 95 Prozent aller Unternehmen nehmen das HCM-Projekt außerdem zum Anlass, bestehende Prozesse zu hinterfragen und neu zu ordnen“, weiß Rainer Knobloch, Senior Consultant HR-Services bei der Mannheimer bebit Informationstechnik GmbH. Als SAP Service Partner berät und unterstützt bebit Unternehmen bei der Implementierung und bedarfsgerechten Anpassung der HCM-Lösung. Neben gesteigerter Transparenz, Effizienz und Qualität der Personaldaten und -Prozesse haben die meisten Unternehmen beim Ausbau der HCM-Lösung ein weiteres wichtiges Ziel: Kosten einsparen. Dies gelingt besonders durch Business Process Outsourcing (BPO), die Auslagerung kompletter Geschäftsabläufe einschließlich der Betreuung der IT-Systeme. Vor allem zeit- und kostenintensive Routineaufgaben werden dabei an professionelle Dienstleister übergeben. Zu den am häufigsten ausgelagerten Aufgaben zählt die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Betrieb und Betreuung der HR-Lösung. Über Servicedesk und Hotline stehen die Dienstleister den Mitarbeitern des outsourcenden Unternehmens bei allen operativen Fragen zur Verfügung, ob zu Entgelt oder Altersteilzeit. „HR-BPO rechnet sich für alle Unternehmen, unabhängig von der Branche oder der Unternehmensgröße“, ist sich Knobloch sicher. Studien von Kienbaum und TPI haben ergeben, dass Unternehmen durchschnittlich zehn bis 15 Prozent der jährlichen Personal- und anteiligen IT-Kosten durch HR-BPO einsparen können. Bei der Wahl des passenden Outsourcing-Partners sollten Unternehmen besonders auf eine überzeugende HR- und IT-Kompetenz achten. Kenntnisse der branchenspezifischen Besonderheiten und Tarifverträge sind ebenfalls wichtig. Bei mittelständischen Unternehmen spielt außerdem die persönliche Ebene eine große Rolle: Laut Kienbaum-Untersuchung setzen 76 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen bei der Wahl ihres Partners vor allem auf Nähe, Vertrauen und Sympathie. Checkliste: Passt der Dienstleister? 1. Passen Struktur und Kultur des Outsourcing-Partners zu Ihrem Unternehmen? Gibt es Referenzkunden mit vergleichbaren Aufgabenstellungen? 2. Bietet die wirtschaftliche Situation des Anbieters eine gesunde Basis für die langfristige Zusammenarbeit? 3. Besitzt der Dienstleister ausreichend IT-Expertise und eine geeignete Infrastruktur? 4. Ist die Personal-Fachkompetenz ausreichend? Kennt der Anbieter die branchenspezifischen Besonderheiten? Passt die HR-Kultur? 5. Verfügt der Outsourcing-Partner über spezielles Know-how oder Lösungen, die für Ihre Organisation von Vorteil sind? 6. Sind die Kostenstrukturen transparent? Entspricht das Servicemodell den individuellen Anforderungen hinsichtlich Kosten, Verfügbarkeit, Bonus/Malus etc.? 7. Wird die Umsetzung von Governance-Regeln ausreichend gewährleistet? 8. Passen die Prozessmethoden zusammen? In welchem Rahmen sind Änderungen der Prozessschritte möglich? Gibt es dafür klare Kostenstrukturen? 9. Sind die Modalitäten für ein Re-Insourcing vereinbart? 10. Sind Mitarbeiter und Schnittstellen für die operative Zusammenarbeit eindeutig definiert?