Employee Productivitiy Excellence - Berechtigungen und Mitarbeiterdaten mit SAP Master Data Management zentral verwalten

Employee Productivitiy Excellence - Berechtigungen und Mitarbeiterdaten mit SAP Master Data Management zentral verwalten Gestiegene Anforderungen an die Langwierige Berechtigungsprozesse Benutzerverwaltung In den letzten Jahren sind im Bereich des „Um Zugriffsrechte zu gewähren oder zu ent- Benutzermanagements die Anforderungen fernen benötigen 27% aller Unternehmen mehr an die IT-Abteilung stetig gestiegen: einer- als 5 Tage.“ Intl Security Report seits kämpfen IT-Abteilungen damit, dass ihre Budgets gekürzt werden. Auf der ande- Die Serviceorientierung von Geschäftsprozes- ren Seite wird die Verwaltung von Benutze- sen wird durch das Enterprise SOA Konzept rinformationen aufgrund einer verteilten und umgesetzt. Zugriffsberechtigungen auf ver- heterogenen Systemlandschaft komplexer. schiedene Services müssen flexibel umgesetzt Der Administrator kann aber nur manuell die werden. Dafür müssen ständig wechselnde An- Benutzerrechte in den einzelnen Systemen forderungen auch für Zugriffsberechtigungen anlegen und verwalten. Dies ist sowohl sehr schnell und einfach erfüllt werden. zeit- und kostenintensiv, als auch fehleranfällig. Die momentane Realität sieht oft anders aus: „15 – 25% aller Zugriffs und Provisionierungs- Mitarbeiter werden durch einen langwierigen aufgaben müssen durch Fehler innerhalb des Prozess der Berechtigungsvergabe in Ihrer manuellen Prozesses wiederholt werden.“ Produktivität gebremst. Intl Security Report Trotz flexiblen Änderungen, gilt für ein konfor- Einbindung in den Gesamtprozess mes Arbeiten gemäß den gesetzlichen Anfor- derungen, Transparenz über Berechtigungen Die Benutzerverwaltung betrifft jedoch nicht der Mitarbeiter zu schaffen. nur die IT-Abteilung, sondern muss u.a. auch von der Personalabteilung unterstützt wer- Die „Employee Productitvty Excellence“ den. Der Prozess einer Neueinstellung oder Lösung ermöglicht Ihnen, dies an einem Änderungen von Mitarbeiterdaten findet abtei- zentralen Punkt über die komplette IT Sys- lungs- und systemübergreifend statt und muss temlandschaft abzubilden. dementsprechend behandelt werden. Hierbei werden gleiche Daten von der Personalabtei- lung für das HR System, als auch von der IT für Kennen Sie dies? die Benutzerinformationen der verschiedenen Endsystemen erfasst. Dabei bedarf es einer • Benutzerberechtigungen wurden ad hoc vergeben. Der Überblick, wer wo welche prozessorientierten Zusammenarbeit, in der In- Berechtigungen besitzt ist verloren. formationen zentral und nicht redundant erfasst und durch einen definierten Prozessablauf ko- • „Ich sehe was, was Du nicht siehst..!“ Benutzern werden zu viele Berechtigun- ordiniert werden. gen vergeben. Das entschärft die vielen Telefonanrufe beim Helpdesk und spart Zeitliche Engpässe tragen ihr übriges dazu bei, Zeit. Bis zur nächsten Revision. dass Benutzerkonten und Systemberechtigun- gen ad hoc und ohne entsprechende Doku- • Berechtigungen werden nicht mehr ter- mentation in den Endsystemen vergeben wer- mingerecht entzogen und sammeln sich in den Systemen an. den. Dadurch steigt die Gefahr, dass zu viele Berechtigungen zugewiesen oder diese nicht • Benutzerkonten werden bei Austritt eine mehr termingerecht entzogen werden. Mitarbeiters nicht rechtzeitig gelöscht Risiken stellen dabei unautorisierte oder aus- oder gesperrt. geschiedene Mitarbeiter dar. • Ihren neuen Namen kann Frau Schmidt (geb. Olsen) in den Systemen noch nicht Die zentrale Identity Management Lösung benutzen, da die IT-Abteilung davon „Employee Productivity Excellence“ hilft nichts mitbekommen hat. diese Probleme zu beheben. Herausforderungen Lösung Prozesssicht / Kommunikation Behalten Sie den Überblick Damit Berechtigungen effizient verwaltet wer- Die „Employee Productivity Excellence“ Lösung den können, müssen Änderungen des Mitar- nutzt SAP Master Data Management (MDM) als beiters aktiv kommuniziert werden. zentrales Metadirectory in dem alle benutzerspe- zifischen Informationen aus den verschiedenen Diese sollten von dezentralen Abteilungen Endsystemen gesammelt, bereinigt und zu einem über verteilte Prozesse in einem zentralen konsolidierten Mitarbeiterstammdatensatz zusam- System erfasst werden können, wodurch die mengefasst werden. Effizienz des Arbeitsablauf gesteigert wird. Dieser beinhaltet sowohl Identitätsinformationen aus den Endsystemen, sowie zusätzliche Daten Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen aus dem HR System. Durch die Abbildung der hie- rarchischen Struktur von SAP HR und dem Ver- Herausforderungen für die IT ergeben sich vor zeichnisdienst können Berechtigungen rollenspe- allem in der Verwaltung der Zugriffsberechti- zifisch anhand der organisatorischen Einheit und gungen in den verschiedenen Endsystemen. Stelle vergeben werden. Diese sollten über ein zentrales System ge- Verteilte Prozesse pflegt und automatisiert in die entsprechenden Durch dezentralen Zugriff auf das zentrale Meta- Endsysteme verteilt werden. Aus der Position directory können Mitarbeiterdaten und Berechti- des Mitarbeiters ergeben sich dabei dessen gungen schnell und einfach erstellt, geändert oder Berechtigungen, die von der Fachabteilung au- gesperrt werden. Gleichzeitig sind durch „Guided torisiert werden müssen. Procedures“ der korrekte und vollständige Ablauf der Prozesse und die Abgrenzung von Verantwort- lichkeiten gewährleistet. Integration von Anwendungen Zentrale Mitarbeiterverwaltung Standardisierte Schnittstellen sorgen für eine Eine zentralisierte Anlage von Benutzern stellt schnelle, unkomplizierte Integration von neuen sicher, dass Daten nicht zeitaufwendig für alle Systemen an das Identity Management. Endanwendungen einzeln erfasst werden. Fehler bei der Datenerfassung und doppelte Datenein- Durch einen zentralen Zugang werden kostspie- gaben können so vermieden werden. Die auto- lige Punkt-zu-Punkt Verbindungen vermieden. matisierte Verteilung der gültigen, vollständigen Stammdaten in die Endanwendungen sichert eine durchgängige Datenqualität. Harmonisierte Mitarbeiterstammdaten Mehrwert Durch eine Integration verschiedener Systeme Die zentrale „Employee Productivity Excellence mit einem zentralen Metadirectory sollen Mitar- Lösung“ der IBSolution bietet ein vollständiges, beiterstammdaten auf einen einheitlich gültigen integriertes Paket, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter- Stand gebracht werden, der zentral zur Verfü- stammdaten schnell im Griff haben. Durch die ver- gung steht. besserte Prozess- und Datenqualität sparen Sie entscheidende Zeit und somit auch Kosten. Die Rückverteilung in die Systeme muss eine Diese Ersparnis zieht sich durch den gesamten durchgehende Datenqualität gewährleisten. Lebenszyklus einer Identität: Von der Anlage, über Änderungen und Support bis hin zu Löschen von Daten und sorgt für einen schnellen Return on Investment.