Human Capital Management im Wandel

Human Capital Management im Wandel HR-BPO schafft Freiraum für strategische Personalarbeit In der Personalarbeit schafft die Auslagerung von Standardaufgaben Freiräume. Firmen entledigen sich so kosten- und zeitintensiver Routinetätigkeiten und können sich stärker auf strategische Aspekte in der Personalentwicklung fokussieren. Ein Blick in die Zeitungen offenbart auf den ersten Blick: Branchenübergreifend arbeiten Unternehmen am personellen Limit, müssen Aufträge zum Teil bereits ablehnen und konkurrieren um die Gunst gut ausgebildeter Experten. Insbesondere mittelständische Firmen suchen händeringend nach geeignetem Personal, um die Wachstumschancen umsetzen zu können. Neben dem viel zitierten Fachkräfte-Mangel verfügen die internen Personal-Abteilungen allerdings gar nicht über das notwendige Zeitbudget, um sich aktiv der strategischen Personalentwicklung zu widmen. Rund 30 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit werden in der Regel durch Verwaltung, Payroll-Services und Logistik blockiert. Einen weiteren Teil des Zeitbudgets bindet die Pflege und Erweiterung der HR-relevanten IT-Systeme, etwa um lokale Anforderungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu erfüllen. Auf übergreifende Transparenz wird hier meist von vorneherein verzichtet. Hinzu kommt, dass manche Dinge wie etwa die Personalakte noch auf traditionelle Weise in Papierform verwaltet werden. Die Herausforderungen in unserer globalen Wirtschaft setzt Unternehmen heute unter Zugzwang, das Potenzial und die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu maximieren. Der Schwerpunkt im Personalmanagement - dem Human Capital Management - betont deshalb den strategischen Part anstelle administrativer Tätigkeiten. Mit anderen Worten: Die bisherige, auf Personalverwaltung fokussierte Sicht wird ersetzt durch eine gestaltende, ganzheitliche Betrachtungsweise der mitarbeiterbezogenen Prozesse. Standortübergreifendes Recruiting, Performancemanagement, Personalentwicklung und Bindung der Leistungsträger an das Unternehmen soll(t)en das Wälzen von Lohnlisten, die Suche von Ausbildungsnachweisen etc. ablösen. Das neue Selbstverständnis der Personalwirtschaft drückt sich bereits in der Namensgebung einschlägige Softwarelösungen - mySAP ERP Human Capital Management bzw. mySAP ERP HCM aus. Angesichts dieses Wandels in der Ausrichtung nehmen 90 bis 95 Prozent aller Unternehmen ein HCM-Projekt zum Anlass, bestehende Prozesse zu hinterfragen und neu zu ordnen. Transparenz, Effizienz und Qualität der Personaldaten- und Prozesse sind hierbei die führenden Motive für den Ausbau und die Realisierung einer umfassenden HCM-Lösung. Hinzu gesellt sich der Wunsch, Kosten und Aufwand zu senken. Als Stellhebel dient dabei insbesondere das Business Process Outsourcing (BPO), die Auslagerung kompletter Geschäftsabläufe einschließlich der Betreuung der IT-Systeme. Denn laut Studien von Kienbaum und TPI können durch HR-BPO durchschnittlich zehn bis 15 Prozent der jährlichen Personal- und anteiligen IT-Kosten eingespart werden. Zugleich führt es zu einer verbesserten Kosten- und Prozesseffizienz, da Unternehmen im Tagesgeschäft entlastet werden (vergl. Projektbeispiele). In erster Linie sind es Standardaufgaben, die immer öfter im Rahmen des Business Process Outsourcing an professionelle Dienstleister übergeben werden. Zu den am häufigsten ausgelagerten Tätigkeiten zählen vornehmlich zeitraubende und damit kostenintensive Routineaufgaben wie die Entgelt- und Reisekostenabrechnung sowie spezifische Personalbetreuungsleistungen. Mit Hotline und Servicedesk bieten die Dienstleister den Mitarbeitern des outsourcenden Unternehmens Hilfestellung bei allen operativen Fragen, ob zu Entgelt, Altersteilzeit oder Rente. Die Personalabteilung wird damit spürbar von Routine-Tätigkeiten entlastet und kann sich wie beabsichtigt verstärkt auf strategische Aufgaben fokussieren. Die entscheidende Weichenstellung auf dem Weg zu einem solch durchgängigen Human Capital Management stellt die Einführung der digitalen Personalakt dar. Sie ersetzt den gewohnten Aktenordner und umfasst von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Gehaltsnachweise bis hin zu den Entlassungsunterlagen und Betriebsrentennachweis sämtliche relevanten Mitarbeiterinformationen. Im Vergleich zur konventionellen Papierform lassen sich so die anfallenden Analyse-, Recherche- und Verwaltungsarbeiten von den Mitarbeitern ohne nennenswerte Zeitverluste durchführen. Zugleich wird der Datenschutz erhöht, da Verschlüsselungsmechanismen und ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept allein autorisierten Mitarbeitern den Zugriff auf die sensiblen Personalinformationen erlauben. Da die Daten via Internet und Intranet standortunabhängig zur Verfügung stehen, entfallen die Zeiten für Vervielfältigung, Transport, Ablage o.ä.. Die vollständigen Vorteile der Digitalen Personalakte erschließen sich den Unternehmen stets dann, wenn eine durchgreifende Optimierung der zugehörigen Prozesse und Dokumente damit verbunden wird. Es macht beispielsweise wenig Sinn, die Inhalte der konventionellen Akten 1:1 abzubilden, da diese zum Teil unvollständig sind, zum Teil in unterschiedlichen Papieren redundante oder überflüssige, nicht archivierungspflichtige Informationen umfassen. Des Weiteren haben an den verschiedenen Stellen im Unternehmen mit der Zeit unterschiedliche Kriterien zur Ablage etabliert haben. Die Einführung der Digitalen Personalakte wird deshalb in der Regel von notwendigen „Aufräumarbeiten“ begleitet, um eine einheitliche Registerstruktur für personalbezogene Informationen durchzusetzen. Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung ist natürlich ebenso das Zusammenspiel der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware mit mySAP ERP HCM. Eine tiefe Integration wie sie beispielsweise EASY ENTERPRISE der EASY SOFTWARE AG auszeichnet, erlaubt, Daten aus dem SAP-System automatisch der Personalakte zuzuordnen. Auch lassen sich systemgesteuerte Löschfunktion einrichten, die termingerecht nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente (etwas Abmahnungen nach zwei Jahren, sozialversicherungsrelevante Dokumente nach zehn Jahren etc.) automatisch entfernen. Schlussendlich führen die Möglichkeiten der Workflow-Steuerung des eingebundenen Content Management-Systems und mySAP ERP HCM zu einer ganzheitlich gestalteten Verwaltung personalrelevanter Informationen und Prozesse, die einen Mitarbeiter während seiner gesamten Betriebszugehörigkeit begleitet. Routine-Aufgaben lassen sich mit Hilfe der neuen technischen Möglichkeiten zentralisieren und automatisieren. Über ein Mitarbeiterportal oder über einen Internet- Browser stehen Daten und Prozeduren jederzeit personalisiert den Mitarbeitern und Managern im Rahmen von Selfservice-Funktionen für strategische Tätigkeiten wie Führungskräfte- und Talent- Entwicklung, aber auch administrative Aufgaben wie Urlaubsplanung zur Verfügung. Wie das Beispiel der Digitalen Personalakte verdeutlicht, ist die Grundvoraussetzung für den Erfolg eines BPO-Projekts eine klare Ist-Aufnahme und in einem zweiten Schritt die Definition durchgängiger Wunsch-Prozesse. Mit der Neudefinition von Prozess- und Informationsfluss erhalten Unternehmen häufig erst einmal Klarheit über die bestehenden Kosten und Prozesse im Personalmanagement. Die dabei erstellte Dokumentation bildet eine hervorragende Grundlage, eine Sourcing-Strategie im HCM- Bereich zu entwickeln. Die Verantwortlichen in den Unternehmen können entscheiden, welche Aufgaben und Anwendungskomponenten in Eigenregie betrieben werden sollen und welche man einem Dienstleister verantwortet. Die vollständig dokumentierten Prozesse fließen als Basis für die Service Level Agreements mit dem Dienstleister ein. Die Erfahrung zeigt: Wer seine eigenen Prozesse kennt, kann sie auch dann erfolgreich steuern, wenn er sie nach außen gibt. Das erspart beiden Seiten Überraschungen und bildet die Basis für eine langfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit. Allerdings sollten die Unternehmen bei der Wahl des passenden Outsourcing-Partners vor allem auf eine überzeugende HR- und IT-Kompetenz achten. Denn breites Wissen über branchenspezifische Besonderheiten und Tarifverträge ist sehr wichtig und ist Garant für die erfolgreiche Umsetzung der definierten Soll- Prozesse. In keinem Fall vernachlässigen sollte man des Weiteren die persönliche Ebene. Denn nur wenn die Chemie stimmt und der Vertrag partnerschaftlich gelebt wird, kann sich ein Unternehmen auf das „Empowering“ des strategischen Personalmanagement konzentrieren. Tabelle: Vorteile Digitale Personalakte Sichere Aufbewahrung der Personaldaten im digitalen Archiv Verbesserter Datenschutz und stärkere Datensicherheit Wegfall des Transportrisikos bei Akteneinsicht durch Berechtigte Revisionssicher Standardisierte Ablage mit einheitlicher Struktur der Daten Eindeutige Zuordnung der Dokumente Schnelles und leichtes Wiederfinden der benötigten Unterlagen Informationen durch berechtigte User zentral abrufbar Daten stehen gleichzeitig überall zur Verfügung, wo sie benötigt werden Wirtschaftlich Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung Automatische Aktenerstanlage und Ablage elektronisch erzeugter Dokumente Systemseitige Prüfung der Aufbewahrungsfristen Wiedervorlagefunktion Beschleunigung der Suchvorgänge Platzsparend Vielfältige Analyse- und Recherchemöglichkeit Vermeidung von Redundanzen, Kopien etc. Checkliste: Passt der Dienstleister? 1. Passen Struktur und Kultur des Outsourcing-Partners zu Ihrem Unternehmen? Gibt es Referenzkunden mit vergleichbaren Aufgabenstellungen? 2. Bietet die wirtschaftliche Situation des Anbieters eine gesunde Basis für die langfristige Zusammenarbeit? 3. Besitzt der Dienstleister ausreichend IT-Expertise und eine geeignete Infrastruktur? 4.