Mitarbeiterportale: Lösungen für eine effizientere Personalwirtschaft

Mitarbeiterportale: Lösungen für eine effizientere Personalwirtschaft Von Alexander Spitzer* Portallösungen sind ein zentrales IT-Thema der kommenden Jahre. Bisher dien- ten sie überwiegend der Information von Kunden und potenziellen Abnehmern. Das wird sich ändern. Business to Employee-Plattformen gehören laut Capgemi- ni zu den IT Trends des Jahres 2007. Mitarbeiterportale können zwar alle Unter- nehmensprozesse unterstützen, besonders sinnvoll aber sind sie für Human Re- sources Management. Mit Hilfe von Employee Self Services lassen sich perso- nalwirtschaftliche Prozesse deutlich effizienter, flexibler und transparenter ges- talten. Der Bedarf daran ist groß. Zwei Drittel aller Personalleiter klagen über zu hohen Administrationsaufwand und wünschen sich mehr Zeit für wertschöpfende Funktionen. Mitarbeiterportale gewinnen in der Unternehmenswelt immer stärker an Bedeu- tung und bilden einen wesentlichen Informations- und Koordinationsknoten- punkt. Sie versorgen die Mitarbeiter mit Informationen, bündeln Unternehmens- anwendungen und können ausgewählte Prozesse sinnvoll unterstützen. Durch die Personalisierung von Inhalten wird es möglich, die Informationsflut auf Mit- arbeiterportalen zu reduzieren und jedem Mitarbeiter ausschließlich die für ihn relevante Information anzubieten. Außerdem kann das Finden von Informatio- nen mit Hilfe einer integrierten Suchmaschine beschleunigt werden. Mehr Anwendung für alle Doch die Anforderungen an Mitarbeiterportale gehen inzwischen weit über die Informationsversorgung hinaus. Moderne B2E-Portale stellen unter einer ge- meinsamen Oberfläche die Funktionen bestimmter Anwendungen des Unter- nehmens bereit. So kann Software, die bisher nur einzelnen Abteilungen oder Bereichen zur Verfügung stand, unternehmensweit genutzt werden. Ein Beispiel 1 hierfür ist die Integration von eLearning-Systemen oder Diskussionsforen. Schließlich bieten Mitarbeiterportale die Möglichkeit, ausgewählte Geschäftspro- zesse des Unternehmens zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Prozesse wie zum Beispiel die Genehmigung von Dienstreisen oder Urlaub laufen direkt über diese Plattform. Selbstbedienung statt Personalabteilung Speziell im Bereich Human Resources kann durch Mitarbeiterportale ein deutli- cher Mehrwert für das Unternehmen erzielt werden. In diesem Zusammenhang hat sich der Begriff Employee Self Service (ESS) etabliert. Ausgewählte Aufga- ben des Personalmanagements werden dezentralisiert; das entlastet die Perso- nalabteilung und macht sie leistungsfähiger. Ziel ist es, den administrativen Aufwand der Personalabteilung zu senken, Routineprozesse effizienter zu gestal- ten und den Mitarbeitern mehr Transparenz sowie Eigenverantwortung zu ge- ben. Typische Funktionen des Employee Self Service: Verwalt ung der Personalst am m dat en: Mit dieser Funktion pflegt jeder Mitarbei- ter seine Personalstammdaten eigenständig. Dadurch liegen der Personalabtei- lung immer die aktuellsten Daten vor. I nt erne St ellenausschreibungen: Die Personalabteilung informiert über den Employee Self Service, welche Stellen aktuell zu besetzen sind. Schulungs- und Veranst alt ungskalender: Über den Employee Self Service wer- den alle Termine und Details zu Veranstaltungen und Schulungen veröffentlicht. Die Mitarbeiter melden sich direkt im Portal für einen Termin an. 2 Synergien mit der Zeitwirtschaft Eine Schnittstelle zur Zeitwirtschaft schafft zusätzliche Funktionen, beispielsweise das Anzeigen von Anwesenheitslisten: Alle Mitarbeiter werden mit Kontaktdaten, Qualifikationen und dem aktuellen Anwesenheitsstatus anzeigt. Diese Funktion eignet sich besonders für den Empfang oder das Sekretariat, um Anfragen über die Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter schnell beantworten oder an diese wei- terleiten zu können. Über den Fehltagekalender erhalten die Mitarbeiter einen Jahresüberblick ihrer Fehltage. Das Arbeitszeitkonto gibt Einblick in Saldenstände und Soll- bzw. Ist-Zeiten. Auch die Beantragung von Urlaub oder Dienstreisen wird mit dem Employee Self Service wesentlich einfacher und effizienter. Über eine Kalenderfunktion beantragt jeder Mitarbeiter seinen Urlaub. Der Vorgesetzte gibt den Antrag direkt im Employee Self Service frei oder lehnt ihn ab. Der Fehltagekalender Urlaub, Krankheitstage, Überstunden und Gleit zeit im Überblick Strategie statt Administration Durch den Employee Self Service wird die Personalabteilung von administrativen Routinetätigkeiten entlastet und hat mehr Zeit für strategische Aufgaben. Zudem werden auf diese Weise viele Basisprozesse, z.B. die Beantragung von Urlaub, maßgeblich beschleunigt und vereinfacht. Die Prozesse der Personalwirtschaft gewinnen an Transparenz, die Selbstverantwortung der Mitarbeiter wird aktiv 3 gefördert. Auch Druck- und Papierkosten gehören der Vergangenheit an, da der Zugriff per Internet Browser erfolgt. Nutzen durch Akzeptanz Besteht außerdem Konformität zum allgemein etablierten Portal-Standard JSR 168, lässt sich der Employee Self Service sehr leicht in das vorhandene Unter- nehmensportal integrieren. Das Erscheinungsbild kann schnell und einfach an die Unternehmensstandards und das Corporate Design angepasst werden. Im ver- trauten Look und in gewohnter Darstellungslogik sind die einzelnen Funktionen intuitiv bedienbar. Das beschleunigt die tägliche Arbeit und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Nur wenn sie bereit sind, das Portal aktiv zu nutzen, wird es sich als effizientes Werkzeug der Personalabteilung und der Belegschaft durch- setzen können. Die Bereitstellung des Employee Self Service allein ist sicherlich nicht ausreichend, um Akzeptanz für das Thema zu schaffen. Vielmehr muss die Belegschaft an die neue Plattform herangeführt werden. Informationsveranstal- tungen oder intensive Schulungsmaßnahmen wirken Akzeptanzbarrieren entge- gen und stellen die Weichen in Richtung eines effizienteren, flexibleren und transparenteren HR Managements. * Alexander Spitzer ist Produktmanager bei ATOSS 4