RoI-Analyse für ERP-Systeme

Orientierung für die Praxis RoI-Analyse für ERP-Systeme Marcus Lindemann, alvalis GmbH und Simone Schmid, Center for Enterprise Research Dipl.-Ing. Marcus dene IT-Infrastruktur nicht mehr in der Rechfertigung der mit dem Projekt Lindemann ist Lage ist, die aktuellen Geschäftsprozesse verbundenen Ausgaben muss dem Geschäftsführer der alvalis GmbH adäquat abzubilden. Im Zuge der Ent- Management der zu erwartende Ge- scheidungsfindung gilt es sowohl über genwert aufgezeigt werden. Der IT- die absolute Vorteilhaftigkeit der Ein- Business Case bezeichnet in diesem führung eines ERP-Systems als auch die Zusammenhang ein Szenario zur be- relative Vorteilhaftigkeit der einzelnen triebswirtschaftlichen Beurteilung der Handlungsalternativen bzw. der angebo- Investition in ein IT-System. Im Mit- Dipl.-Kffr. Simone Schmid ist wissenschaftliche tenen ERP-Systeme zu urteilen. Begrün- telpunkt des Business Case steht die Mitarbeiterin am Center det durch das Fehlen formalisierter und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Jedoch for Enterprise Research der Universität Potsdam standardisierter Methoden, die exakt auf ist der Blickwinkel nicht auf rein fi- das individuelle Entscheidungsproblem nanzielle Größen beschränkt, vielmehr der ERP-Einführung anwendbar sind, werden auch nicht-monetäre Aspekte wird der Entscheidungsprozess an die- des Projekts wie nicht quantifizierbare ser Stelle oft durch improvisatorisches Potenziale, strategische Ausrichtung Handeln auf Basis eigener Erfahrungen, und Risikoadressierung bewertet. ERP-Systeme können dazu beitra- Überzeugungen und Ängste dominiert. Kern eines jeden Business Case ist gen, die Auftragsabwicklungsprozesse Dabei wird der erzielbare Nutzen der das Analysemodell. Seine Struktur und effizienter und kostengünstiger zu ge- einzelnen Handlungsalternativen abseits Vollständigkeit sollten dabei der Rea- stalten und die Zeit vom Auftragsein- funktionaler Unterschiede der Systeme lität so gut wie möglich, jedoch auch gang bis zur Auslieferung an den aufgrund unterschiedlicher Präferenzen nur soweit wie sinnvoll und praktikabel Kunden zu reduzieren. Investitionen in und verschiedenartiger Umsetzungskon- entsprechen. Üblicherweise besteht ein derartige Anwendungssysteme bedür- zepte höchst individuell wahrgenom- Analysemodell aus einem Kosten- und fen heute allerdings des Nachweises men. Die Forderung nach dem Nachweis einem Nutzenmodell, deren Daten und ihrer Wirtschaftlichkeit. In diesem Bei- des Return on Investment als „objektives Ergebnisse in einem Wirtschaftlichkeits- trag wird eine Methode zur effizienten Entscheidungskriterium“ kommt auf. modell zu aussagefähigen Informati- Bewertung der Wirtschaftlichkeit der onen verknüpft werden. Einführung von ERP-Systemen vorge- Der IT-Business Case In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stellt, die bei vergleichsweise geringem “ERP- Einführung” kann grundsätzlich zwischen Bereitstel- Aufwand fundierte und belastbare Er- lungs- und Verwendungswirtschaftlich- gebnisse liefert. Oftmals wird die Einführung eines keit unterschieden werden. Die Bereit- ERP-Systems als reines IT-Projekt ange- stellungswirtschaftlichkeit spiegelt da- Auslöser des mitunter langwährenden sehen. Real sind nur ein sehr kleiner Teil bei die Effizienz der IT-Abteilung bzw. Entscheidungsprozesses zur ERP-Ein- der Projekte der innerbetrieblichen In- der Informatik in ihrer Leistungserstel- führung ist oft ein existierender wirt- formatik reine IT-Projekte, also Projekte lung wider. Verwendungswirtschaftlich- schaftlicher oder technischer Leidens- ohne Auswirkungen außerhalb der IT- keit hingegen beschreibt die Leistung druck, beispielsweise wenn die vorhan- Abteilungen. Der Großteil der Projekte des IT-Einsatzes als Nutzeneffekt für wird mit Partnern aus den Fachabtei- das Unternehmen im Verhältnis zu den In diesem Beitrag lesen Sie: lungen des Unternehmens durchge- Aufwendungen für die Erstellung der führt. So hat die Einführung eines ERP- IT-Leistungen. Dieser Differenzierung • wie die Wirtschaftlichkeit einer Systems erhebliche Auswirkungen auf von Bereitstellung und Verwendung der ERP-Einführung betrachtet werden die Geschäftsprozesse verschiedenster IT-Leistungen muss auch innerhalb des kann, Funktionsbereiche des Unternehmens. Kosten- und des Nutzenmodells Rech- • welche Verfahren verwendet wer- Unabhängig vom identifizierten Lei- nung getragen werden. den können, densdruck kann sich jedoch auch die Ein generisches Kostenmodell, • welche Vorteile ein Unternehmen Informatik einer ökonomischen Be- welches sich für die Analyse des Busi- daraus gewinnen kann. trachtungsweise nicht entziehen. Zur ness Case einer ERP-Einführung eig- 18 ERP Management 3 (2007) 4 M. Lindemann u.a.: RoI-Analyse für ERP-Systeme net, unterscheidet zunächst zwischen den Cash Flow. Als weiterer Aspekt ist lässt sich beispielsweise über die Be- reinen IT-Kosten (Bereitstellung) und auch auf der Nutzenseite eine mögliche wertung mit Kostensätzen der Ressour- den mit der ERP-Einführung ver- Verringerung des Umlaufvermögens zu cenbindung indirekt monetär quan- bundenen Kosten in den einzelnen bewerten. So lassen sich beispielsweise tifizieren. Die Prozessanalyse stellt in Funktionsbereichen des Unternehmens durch die Einführung einer ERP-ge- diesem Zusammenhang eine geeignete (Verwendung). Im Sinne des Total stützten Disposition signifikante Lager- Erhebungsmethode für diese Potenzi- Cost of Ownership Ansatzes wird auf bestandsreduzierungen erreichen oder ale dar. Während zwischen Zeiten der Bereitstellungsseite zudem zwischen durch ein systembasiertes Forderungs- Ressourcenbindung und den damit be- einmaligen Investitionskosten und den management die Höhe der ausstehen- gründeten Kostenaufwendungen noch Kosten des laufenden Betriebs unter- den Forderungen vermindern. eine vergleichsweise enge Ursache-Wir- schieden, wobei letztere gegebenen- Während für die Bewertung der Ko- kungs-Beziehung besteht, erscheinen falls auch bereits absehbare Re-In- sten eines Projekts durchaus solide Ver- beispielsweise die Wirkzusammenhänge vestitionen enthalten sollten. In bei- fahren und Methoden zur Verfügung zwischen der Erfüllung externer Anfor- den Kategorien muss zudem zwischen stehen, gestaltet sich die Erhebung derungen oder der Kundenzufrieden- internen (z.B. Personalaufwand für des Nutzens erheblich schwieriger. Ei- heit und der Entwicklung des Umsatzes das Projektmanagement) und externen ne inzwischen bewährte Methode der weniger eindeutig und damit schwerer Kosten (z.B. Kosten für Lizenzen und Identifikation der Nutzenpotenziale der prognostizierbar, so dass in diesem Fall Anpassung der Software) unterschie- Einführung eines ERP-Systems ist die einer qualitative Bewertung, z.B. mittels den werden. systematische Analyse der einzelnen additiver Scoringmodelle der Vorzug Auf Seiten der potenziellen Anwen- ERP-Funktionen vor dem Hintergrund gegeben werden sollte. der eines ERP-Systems in den Fachab- ihres spezifischen Einsatzszenarios im Im Herzstück des IT-Business Case, teilungen (Verwendung) erfolgt eine Unternehmen. Nur so kann das gesamte dem Wirtschaftlichkeitsmodell, wer- ähnliche Aufteilung in einmalige und durch die ERP-Einführung realisierbare den Kosten- und Nutzenmodell nach laufende Kosten. Auch hier sollte je- Potenzial offen gelegt werden. den Prinzipien der Finanzmathema- weils zwischen externen Kosten (z.B. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse er- tik verknüpft und zu aussagefähigen Leistungen externer Berater) und in- fordert schließlich die Quantifizierung Kennzahlen aus dem Bereich der Inve- ternen Aufwänden (z.B. Arbeitsausfälle, der identifizierten Nutzenpotenziale. stitionsrechnung verdichtet.