SAP-Archivierung bei der Fleurop AG

SAP-Archivierung bei der Fleurop AG Kein Papierstau mehr zum Muttertag Februar, Mai und Dezember - das sind noch immer die heißesten Monate bei Fleurop. Zu Valentinstag, Muttertag, und Weihnachten stapeln sich Hunderttausende von Auf- tragsbelegen und Flora-Cheques von Fleurop-Floristen aus ganz Deutschland in der Berliner Unternehmenszentrale. Durch die moderne ECM-Infrastruktur von SAPERION in Anbindung an SAP R/3 ist man diesem Ansturm mittlerweile gewachsen und für die schnelle Verarbeitung der Dokumente gut gewappnet. „Weltweit Millionen von Doku- menten mit Höchstgeschwindigkeit verarbeiten“ - unter diesem Motto steht auch der 6. SAPERION Technology Day am 4. November 2004 in Berlin (9:00 - 17.15 Uhr, Hotel Palace Berlin). Renommierte Unternehmen stellen auf der kostenlosen Veranstaltung der SAPERION AG das Thema Enterprise Content Management (ECM) aus Anwender- und Beratersicht dar. Präsentiert werden erfolgreich umgesetzte ECM-Projekte und deren spezifischer Kundennutzen. Zielgruppe sind Mitglieder von Vorstand und Ge- schäftsführung, Führungskräfte, Projektverantwortliche, IT- und Organisationsleiter sowie leitende Mitarbeiter aus allen Branchen. Es waren die permanent ansteigenden Datenmengen und hohen Anforderungen an die schnelle Verfügbarkeit von Informationen, deretwegen sich die Fleurop AG Mitte 2002 für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zur langfristigen Archivierung ihrer SAP-Daten und -Dokumente entschieden hat. Ausgewählt wurde SAPERION u.a. wegen seiner guten Integration ins R/3 und der leichten Bedienbarkeit. Nachdem zunächst die SAP R/3-Datenbanken durch Anbindung von SAPERION entlastet wurden, realisierte der SAPE- RION-Partner CABUS Informations- Systeme GmbH in Lübeck in einem zweiten Schritt die Archivierung von Flora-Cheques (Blumen-Gutscheine), Fleurop-Auftragsbelegen und sonsti- gen Dokumenten mit SAPERION. Sämtliche Papiere werden dabei gescannt und mit den SAP-Buchungssätzen verknüpft. Der Einsatz der SAPERION-Zusatzfunktion R/Index erlaubt später eine vollständige Recherche unabhängig von SAP-Clients. Peter Broschinski, IT-Leiter der Fleurop AG: „Mit zunehmender Datenmenge verschlechterte sich die Performance unseres SAP-Systems, die Administration der Datenbanken wurde immer aufwändiger. Diese platzten zum Schluss ganz einfach aus den Nähten.“ Um die SAP-Umgebung zu entlasten, war die Einführung einer DMS-Lösung unumgänglich. Auch das Thema GDPdU spielte hierbei eine entscheidende Rolle. Eine Reihe von Fragen galt es im Vorfeld zu klären: Welche Daten sind zu archivieren? Wie gestaltet sich die Abhängigkeit zwischen den einzelnen SAP-Archivobjekten? Detaillierte Kri- terien zur Archivierung dieser Objekte wurden in einem Zeitschema festgelegt, wobei die Abhängigkeiten der einzelnen Archivobjekte untereinander berücksichtigt wurden. Nach drei Monaten konnte das Projekt im Herbst 2003 erfolgreich abgeschlossen werden: Alle SAP- Daten, die im Online-Betrieb nicht mehr benötigt werden, stehen nun revisionssicher archi- viert im SAPERION-DMS für die weitere Recherche zur Verfügung. Aktuell wird die zweite Stufe des aufwändigen DMS-Projektes realisiert. Sie beinhaltet die Archivierung sämtlicher Papierbelege, die in der Fleurop-Zentrale auflaufen. Ein Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern von Fleurop und Cabus, analysierte hierfür im November 2002 zunächst die monatlichen Abrechnungen im Unternehmen. Innerhalb von drei Tagen müssen dabei jeweils am Monatsende mehrere Hunderttausend Dokumente unterschiedlicher Güte - qualitativ gleichmäßige Flora-Cheques und höchst unterschiedliche Auftragsbelege von ge- lieferten Fleurop-Grüßen - parallel via OCR bzw. Barcode erkannt und gebucht werden. Die Belege werden von den Fleurop-Partnerfloristen per Post eingeschickt und bilden die Ab- rechnungsbasis für das Clearing zwischen den Partnern und Fleurop. Um eine solche Be- legmenge schnell und zuverlässig zu verarbeiten, wurde die Erkennung auf mehrere Rech- nersysteme verteilt. Pro Jahr sind es damit rund 3,5 Millionen Dokumente, die auf diese Wei- se künftig verarbeitet und in das DMS überführt werden. Nicht nur bei Fleurop ist eine SAP-Anbindung von SAPERION erfolgreich im Einsatz - zum SAPERION Technology Day präsentieren auch andere Unternehmen die effiziente ERP- Kopplung mit der Berliner ECM-Software, die Rosenthal AG, die Vodafone AG und die IVG Immobilien AG. Bernhard Lindgens vom Bundesministerium für Finanzen erläutert außerdem die „Anforderung an ein GDPdU-Projekt aus Sicht der Finanzverwaltung“ und in der Podi- umsdiskussion – geleitet von Renate Karl, Geschäftsführerin der dsk Beratungs-GmbH - geht es um "Compliance - notwendiges Übel oder der richtige Weg zu mehr Transparenz und Wirtschaftlichkeit?" Die Besucher können sich auf der Veranstaltung darüber hinaus über das Leistungspaket von SAPERION informieren, u.a. über die SAPERION Inbound Suite, fertige Integrations- module für SAP und mySAP ERP und das neue SAPERION GDPdU-Center. Weitere Infor- mationen und die Anmeldung zur kostenlosen Teilnahme sind noch bis zum 1. November 2004 möglich unter www.saperion.com/techday.htm.