Wenn Computer Menschen managen - Ein Klick auf die Stechuhr

Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement mit Hilfe moderner Technologien.

Alle, bei denen aufgrund des Headers „Wenn Computer Menschen managen“ Fantasien a la „I, Robot“ aufflammen, muss ich enttäuschen. Der Science Fiction Anteil des Folgenden hält sich in Grenzen. Es geht viel mehr darum, welchen Stellenwert die Verwaltung personenbezogener Daten durch IT-Systeme in der heuten Geschäftswelt eingenommen hat. Dabei ist der Aspekt, dass die Software (nicht zuletzt aufgrund häufig mangelnder Benutzerkenntnisse) immer wieder den Ton angibt, nicht zu vernachlässigen. Dennoch basieren die Darstellungen – bei einem IT-affinen Menschen wie mir wohl typischerweise – auf einer grundsätzlich optimistischen Einstellung gegenüber Programmen, die beim Umgang mit Daten aller Art unterstützen sollen.

Wo entstehen also in einem Unternehmen so viele personenbezogene Daten, dass man den Computer zur Hilfe ruft? Hier gibt es eine Vielzahl an passenden Beispielen, aber der Bereich mit der wohl größten Verbreitung ist die Zeiterfassung. Im Minimalfall sprechen wir hier von durchschnittlich zwei Einträgen pro Mitarbeiter pro Tag (Kommen & Gehen). Unter Berücksichtigung der immer häufiger an Bedeutung gewinnenden direkten Zuordnung von geleisteten Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten oder Kostenstellen sowie individueller Pausen- und Abwesenheitsinformationen sind so um die sechs Buchungen pro Tag auch keine Seltenheit mehr. Also sprechen wir bei einem mittelständischen Unternehmen schnell einmal von über 300.000 Datensätzen pro Jahr, mit denen es etwas Sinnvolles anzufangen gilt.

Die sich aus dieser Milchmädchenrechnung ergebende Notwendigkeit sowie die Tatsache, dass es sich bei den Arbeitszeiten um eine der Kerninformationen im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber handelt, haben dazu geführt, dass die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement mittlerweile bei einem Großteil der Unternehmen digital erfolgen.

Dass die gute, alte Stechuhr vielerorts auch optisch eher dem Computer als der Uhr verwandt ist und dass die Stechkarten immer seltener ohne Chip auskommen, führt ja kaum noch zu staunenden Blicken. Die Herausforderungen, denen moderne System möglichst einfach und trotzdem flexibel begegnen müssen, sind Mobilität und Heterogenität. Ein starres Konzept mit vorgefertigten Auswertungsmöglichkeiten kann da kaum noch die Anforderungen erfüllen. Ziel ist es vielmehr, die Daten der Produktionsmitarbeiter aus dem Terminal beim Werkseingang mit den Arbeitszeiten der Angestellten im Außendienst unter einen Hut zu bringen und analysieren zu können.

Wie soll demnach ein System aussehen, von dem Unternehmen und Ihre Mitarbeiter profitieren können? Der Innendienst braucht die Möglichkeit zur simplen Erfassung der Zeitbuchungen mit Hilfe einer digitalen Stechuhr am Computer. Mitarbeiter ohne regelmäßigen Computerzugang müssen über Terminals eingebunden werden können. Personen im Außendienst brauchen eine Möglichkeit sich mittels Handy anzumelden und an Standorten im Ausland geht es immer seltener ohne einer Online-Anbindung. Die Personalabteilung möchte einfach und detailgenau die Auswertungen erzeugen können, die das Management als Entscheidungsgrundlage benötigt, und der Arbeitgeber fordert eine Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen. Die Mitarbeiter wünschen sich eine aktuelle Übersicht Ihrer Daten im Intranet und die Möglichkeit einen Urlaubsantrag vielleicht auch einmal gemeinsam mit der Familie am Abend von zuhause einreichen zu können. Letztlich sind alle Beteiligten an hohen Sicherheitsstandards und einer möglichst unkomplizierten Abwicklung bei Fehlbuchungen und Änderungen interessiert.

Zukunftsmusik? Nein, keineswegs. Es gibt mittlerweile webbasierte System, die mit Hilfe flexibler Schnittstellen zu Terminals & Co als Drehscheibe für alle Zeit- und Abwesenheitsdaten dienen und mit den oben genannten Beispielen mühelos fertig werden. Diese möglichst ganzheitliche Sicht der Prozesse führt im Endeffekt auch zu einer Lösung, die dem Unternehmen einen echten Nutzen bringt und von der Belegschaft akzeptiert wird.