Customer Experience Lösung für erfolgreiches Employer Branding, Weiterbildung und Recruiting

HR Dokumentenprozesse Whitepaper Adobe Customer Experience Solutions für das Personalwesen Prozessfähige PDFs, Mitarbeiter und Bewerber, fehlerfreie Personal- dokumente und intuitives Recruiting überzeugen Personaler. Es gibt immer weniger Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt. Diese Situation zwingt die Personal- abteilungen dazu, neue Strategien im Kampf um die besten Köpfe zu entwickeln. Es gilt, die fähigsten Bewerber mit modernem Recruiting zu überzeugen, die Wahrnehmung des Unternehmens bei den eigenen Mitarbeitern regelmäßig zu überprüfen und diese mit Work-Life-Balance-Angeboten und zeitgemäßen Arbeitsumgebungen zu motivieren. Das Konzept nennt sich Employer Branding, zu deutsch, die Bildung von Arbeitgebermarken. Ziel ist es, das Unternehmen aktiv als starke Marke zu positionieren, Mitarbeiter zu binden und die Qualität der Bewerbungen zu steigern. Doch anstatt „Dokumente wie Verträge, sich diesen strategischen Aufgaben intensiv zu widmen, verlieren viele Personalabteilungen Zeit und Beförderungsschreiben Geld, weil sie Zeugnisse, Bewerbungen, Anträge und Bescheinigungen immer noch in Papierform und Zeugnisse bestehen bearbeiten. Das verursacht hohe Kosten, unnötige Mehrarbeit, lange Durchlaufzeiten und überwiegend aus Medienbrüche. Darüber hinaus lässt die aufwändige Verwaltungsarbeit Personalern oft zu wenig Standard-Textbausteinen. Zeit, die Chancen für moderne Weiterbildung, effizienten Wissenstransfer und Motivation der Es war wichtig für uns, eine Mitarbeiter zu nutzen. Lösung zu finden, mit der vorgegebene Textbausteine in einer Intelligente, dynamische PDFs straffen die Verwaltung zentralen Datenbank Personalakten, Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Recruiting-Unterlagen – im Personalwesen läuft vorgehalten und hieraus alles über Formulare und das ideale digitale Trägermedium dafür sind keineswegs Papierblätter, flexibel eingesetzt werden sondern intelligente Adobe PDF-Formulare, die Textbausteine aus Datenbanken übernehmen. Die können. Mit Adobe ist dies fertigen Formulare wiederum können einfach mit Kernsystemen wie SAP HR synchronisiert werden. sehr komfortabel Diesen Vorteil können Unternehmen selbstverständlich auch für Vertragsänderungen oder umsetzbar. Wir können so Bescheinigungen nutzen. Durch die konsequente Trennung von Layout (Templates) und Fachinhalten die Aktualität der (Textbausteine, Logo oder Fotos) gewinnt die Personalabteilung an Autonomie und kann selbst aktiv Dokumente sicherstellen gestalten. Und die zentralisierte, Serverseitige Dokumentenerzeugung bewirkt, dass Änderungen in und die User entlasten.“ den Modulen sofort für alle neu erzeugten Dokumente gültig sind. Die Einhaltung des Corporate Rainer Hahn, Leiter IT-Management Designs wird so endlich praktikabel und Anschreiben müssen nicht immer wieder neu entworfen, „Personal Service Telekom“ der kopiert und umgeschrieben werden. So lassen sich Texte schneller, in gestalterisch überzeugender Deutschen Telekom AG Form und zu deutlich niedrigeren Betriebskosten erstellen. Self-Service-Prozesse für Bewerbungen und Zeugnisse Mit Customer Experience Solutions von Adobe, die speziell für die Verwaltung und Kommunikation des HR-Bereiches entwickelt wurden, können Unternehmen ihre Formularflut standardisieren und ihre Mitarbeiter mit durchgängigen digitalen Prozessen entlasten. Diese zeitgemäßen Self-Service- Prozesse lassen sich unternehmensweit umsetzen. Es handelt sich um Genehmigungsworkflows und Bescheinigungen für Krankenversicherungen, Finanz- oder Versorgungsämter oder interne und externe Bewerbungsabläufe. So ist beispielsweise im Einstellungsprozess eine Vielzahl an Daten vom neuen Mitarbeiter zu erheben und Informationen an diesen zu verteilen – ein Informationsaustausch, der sich zentral steuern und automatisiert abwickeln lässt. Auch ganz klassische Aufgaben wie die Erstellung von Zeugnissen und Beurteilungen können bequem und zeitsparend mit PDF-Formularen umgesetzt werden. Gerade die Zeugniserstellung ist normalerweise äußerst aufwändig: Vorgesetzte liefern Beurteilungen, dafür müssen spezielle Erfassungsformulare vorgehalten werden, die Personalabteilung fertigt diese dann aus. Dabei besteht heute immer öfter der Wunsch nach Mehrsprachigkeit (Englisch oder die jeweilige Landessprache). Auch die geforderte Sorgfalt für das Zeugnis nimmt viel Zeit in Anspruch, pro Dokument ist oft ein ganzer Arbeitstag notwendig. „Dank Adobe Flex haben Hier schlummert ein riesiges Einsparpotenzial, das sich mit den Lösungen der Adobe Digital Enterprise wir ein smartes, Platform maximal ausschöpfen lässt: In 30 Minuten kann alles erledigt sein. Standardformulierungen benutzerfreundliches, zur für Zeugnisse können über eine Datenbank bereitgestellt werden. Die Führungskraft wählt aus, welche Corporate Identitiy Note der Zeugnisempfänger erhalten soll, das System bietet automatisch Formulierungen an, die sich passendes User-Interface. einfach per Mausklick auswählen lassen. Anschließend wird der individuelle Werdegang des So wird das Ausfüllen in Mitarbeiters, ebenfalls aus der Datenbank, ergänzt, das fertige Zeugnis als PDF ausgegeben und der Stellenbörse zum automatisch in der elektronischen Personalakte archiviert. Die zentrale Bereitstellung der echten Erlebnis.“ Formulierungen spart nicht nur Zeit, sondern vereinheitlicht auch den Stil der Zeugnisse. Marcus Fischer, Projekt-Manager Auch für die umfangreiche Korrespondenz der Personalabteilungen mit Mitarbeitern, Bewerbern bei der AUDI AG und Behörden bietet Adobe eine optimale Lösung. Mit Customer Communications, einer Komponente der Customer Experience Solutions, verwalten HR-Mitarbeiter ihre Korrespondenz in allen Phasen, angefangen bei der Generierung über die individuelle Zusammenstellung und den Versand bis hin zur Archivierung. Intuitive Werkzeuge unterstützen Anwender bei der Vorbereitung von Standardvorlagen. Mit vordefinierten Verfahrensregeln lässt sich rasch festlegen, welche Inhalte später eingefügt werden sollen. Vorlagen und Inhalte können weitgehend ohne Hilfe der IT aktualisiert werden. Mitarbeiter befüllen Briefvorlagen bequem mit Kundendaten, formlosen Textpassagen und vorab genehmigten Inhalten. Durch die Einbindung interaktiver Formulare werden aus Dokumenten bidirektionale Kommunikationsvehikel, die das Empfängererlebnis verbessern und zum effizienteren Informationsaustausch beitragen. Training, Weiterbildung, Bewerbungen – alles online Die Adobe Customer Experience Solutions für HR bieten auch web-basierte Lösungen für Weiterbildung und Recruiting. Regelmäßige Trainings und Schulungen halten Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ermöglichen ihnen produktives Arbeiten und dienen natürlich auch als Anreiz für die persönliche Weiterentwicklung. Der Trend geht weg von kostspieligen und zeitraubenden externen Seminaren hin zu effizienteren eLearning-Angeboten. Mit Adobe Connect können Personalabteilungen ohne großen Aufwand Schulungen gestalten und abhalten. Tutorials für den Einstieg neuer Mitarbeiter, Schulungen im kleinsten Kreis für sehr spezifische Anwendungen oder zur aktuellen Gesetzeslage, unternehmensweite Trainings über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg – der minimale Aufwand rechnet sich für alle Szenarien. Um ihr Arbeitgeber-Image aufzuwerten und Bewerber schon beim ersten Kontakt mit positiven Erlebnissen zu überraschen, setzen Unternehmen verstärkt auf eRecruiting.