E-Interview zum Thema HR - Business Process Outsourcing, Maik Degner, MDC Maik Degner Consulting

Virtual Roundtable „HR-BPO“ Name: Maik Degner Funktion/Bereich: Beratung / Interimsmanagement Organisation: MDC Maik Degner Consulting Liebe Leserinnen und liebe Leser, zunehmend setzen Unternehmen auf die Auslagerung von administrativen Prozessen im Personalwesen. Dafür sorgen unter anderem rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer machen, sowie der zunehmende Kostendruck in den Unternehmen. Ein anderer Grund für das große Interesse an HR-BPO ist das Bedürfnis der Personalabteilungen, sich stärker auf strategische Personalfragen zu konzentrieren. Mit steigendem Interesse an der Thematik der ausgelagerten Geschäftsprozesse im Personalwesen, nimmt auch die Schwierigkeit für den Anwender zu, einen geeigneten Partner auszuwählen. Daher möchten wir in diesem Virtuellen Roundtable mit führenden Branchen- Vertretern essentielle Fragen zu diesem spannenden Kompetenzgebiet klären. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team! www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Degner, Fragenblock 1: HR-BPO: Potenziale, Status quo, Zukunft HR-BPO ist weiterhin im Aufwind. Inwieweit ist dieser Hype gerechtfertigt? Für wen ist Ihrer Meinung nach HR- BPO geeignet (Branchen, Größen) bzw. wie groß ist der relevante HR-BPO- Markt? Wie reif ist dieser Markt heute schon bzw. wo stehen wir im Gartner- Zyklus und was erwarten Sie für die Zukunft? Inwieweit hat die Finanzkrise als Treiber oder Stopper für HR-BPO gewirkt? Antwort: Als erstes müsste geklärt werden, was verstehen wir oder die Kunden unter HR-BPO. Der Markt für die Auslagerung der Entgeltabrechnung ist definitiv gewachsen. Personalabteilungen lagern diese Themen aus, wobei die Motivationen sehr unterschiedlich sein können. Manche Unternehmen haben einfach keine Fachkräfte in der Entgeltabrechnung, andere wollen sich in den HR-Abteilung mehr auf operative und strategische Themen konzentrieren und wieder andere erhoffen sich Kosteneinsparungen. Manchmal ist so ein Prozess auch in einer weiter gefassten IT Strategie eingebettet, die auf externe Technik, ASP, Saas usw. setzt. Weiterreichendes BPO, bei dem tatsächlich ganze administrative Prozesse von der Einstellung, Vertragserstellung, Ausstellung usw. ausgelagert werden, finden nach wie vor nur selten statt. Insgesamt werden heute von den Dienstleistern sehr verschiedene Servicelevel angeboten, die in Teilen die gleichen Namen tragen und doch im Leistungsspektrum sehr verschieden sind. Das trägt natürlich eher zur Verunsicherung bei den Kunden bei und stellt damit aus unserer Sicht ein Hemmnis für Wachstum dar. Grundsätzlich sind wir jedoch davon überzeugt, dass die Auslagerung nicht nur von Software, sondern von ganzen Prozessen sich auch im Personalwesen mehr und mehr durchsetzen wird. www.competence-site.de Seite 2 Fragenblock 2: BPO vs. Dienstleistung Einigen unserer Leser ist u.U. nicht klar, welche Dienstleistungen konkret mit HR-BPO verbunden sind bzw. wie weit die Unterstützung durch Partner gehen kann. Was ist Ihr Verständnis von HR-BPO und welche Dienstleistungen umfasst HR- BPO Ihrer Meinung nach? Antwort: Diese Frage haben wir ja weiter oben bereits angesprochen. Wir nehmen HR-BPO eher wörtlich und meinen damit das tatsächliche Auslagern von ganzen Prozessen. Das können Prozesse in der Entgeltabrechung sein, wie das Erfassen der variablen Daten, der Stammdatenänderungen, das Starten der Abrechnung, das Absetzen der Meldungen usw. Nach unserer Meinung geht es aber weit darüber hinaus auch in andere Kernprozesse, wie dem Bewerbermanagement, dem Erstellen von Arbeitsverträgen oder auch der Durchführung von Ausstellungen. Im Grunde geht es doch beim HR BPO darum gemeinsam mit dem Kunden genau hinzusehen, wer welchen Prozess für welche Kosten in welcher Qualität erbringen kann. Ist das geklärt muss natürlich auch noch die Metaebene überprüft werden in dem Sinne, dass gefragt wird, welche Auswirkungen auf im Unternehmen bleibende Prozesse hat die Auslagerung der anderen? HR-BPO hilft also zu standardisieren und ist gleichzeitig eine kundenindividuelle Angelegenheit. www.competence-site.de Seite 3 Fragenblock 3: HR-BPO-Projekte - Voraussetzungen, Aufwand, ROI HR-BPO ist nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Was müssen Unternehmen, die auf HR-BPO setzen wollen, Ihrer Erfahrung nach mitbringen? Welche Potenziale können Unternehmen realisieren bzw. wie wichtig sind z.B. Kosten- versus Qualitäts-/Nachhaltigkeits -Aspekte? Wie hoch sind die Risiken zu scheitern? Wieviele Projekte scheitern wirklich und warum? Machen sich „outsourcende“ Unternehmen nicht abhängig von ihren Partnern? Antwort: Das sind ja wirklich viele Fragen auf einmal und nicht in wenigen Zeilen zu beantworten. Das typische Unternehmen, welches dafür geeignet ist oder auch nicht gibt es nicht. Gleichzeitig zeigt uns unsere Erfahrung, dass bisher eher kleine Unternehmen (bis ca. 100 -150 Mitarbeiter) diesen Weg gehen. Oft liegt es einfach daran, dass hier kein Fachpersonal für die verschiedenen Personalthemen da ist, sondern ein Allrounder, der die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten managed. Ein zweiter Markt sind die ganz großen Unternehmen, die teils in eigenen oder auch bei Dienstleistern den Gedanken des HR Service Center leben. Am Ende gibt es eine ganze Reihe von Fragen, die betrachtet werden muss, um zu entscheiden, ob und in wenn ja in welchem Umfang HR-BPO zu empfehlen ist. Dazu bieten wir mit der MDC auch entsprechende Beratungsprojekte an. Vielleicht noch einige Bemerkungen zu den Themen Abhängigkeit und Risiken. Natürlich entsteht eine gewisse Abhängigkeit zum Dienstleistungspartner. Nur ist das Unternehmen nicht vorher auch von den internen Dienstleistern „abhängig“? Was ist, wenn hier Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, krank werden usw. Eine Unabhängigkeit ist in unser Arbeitsteiligen Welt eine Illusion. Umso mehr kommt es auf die saubere Formulierung und Absprachen zu den Serviceleveln und kaufmännischen Gepflogenheiten an. Hier kann Abhängigkeit gemildert und Risiko verkleinert werden. Ansonsten beinhaltet natürlich ein BPO Projekt, wie jedes Projekt ein Risiko. Ein aus unserer Erfahrung oft unterschätztes ist das interne Changemanagement. Risiko wird versucht über Pflichtenhefte, www.competence-site.de Seite 4 Vertragswerk usw. zu mildern ohne darauf zu achten, das ein erhebliches Projektrisiko darin besteht, wie die Mitarbeiter des Unternehmens durch den Wandlungsprozess begleitet werden. www.competence-site.de Seite 5 Fragenblock 4: Eigene Erfahrungen mit HR-BPO Der ein oder andere HR-BPO-Interessierte scheut das Engagement u.U. aus Unsicherheit, weil Erfahrungen zum Thema noch nicht umfassend bekannt sind. Können Sie in einem Beispielprojekt von Ihren eigenen HR-BPO-Erfahrungen berichten? Was waren in Ihrem Projekt bzw. Ihren Projekten Ausgangssituation, Meilensteine, Herausforderungen, Ergebnisse? Welche Partner waren im Projekt engagiert und wer übernahm welche Rolle? Wie zufrieden sind Sie bisher mit den Ergebnissen? Antwort: Ich möchte der Frage nicht ausweichen und gleichzeitig ist doch auch klar, dass unsere Kunden von uns erwarten, das firmen- und projektinterne Informationen entsprechend behandelt werden. Das gilt ganz besonders für das BPO im Personalwesen. Haben wir es hier doch von Hause aus mit sehr sensible Daten zu tun. Wir können jedem Interessierten nur sagen, dass er auf uns zu kommen soll. Unsere Partner sind dann in individueller Absprache immer bereit entsprechende Kontakte zu Firmen herzustellen, die dann im direkten Gespräch von ihren Erfahrungen berichten. Ansonsten ist es ja eines der Geschäftsfelder für die wir als MDC Beratungsdienstleistung anbieten. Nicht immer und manchmal aber doch ist es hilfreich, wenn neben dem Unternehmen und dem potentiellen Dienstleister auch noch ein erfahrener neutraler Pol sitzt. www.competence-site.de Seite 6 Fragenblock 5: HR-BPO 2011 Was erwarten Sie im HR-BPO-Umfeld für 2011? Antwort: Wir sind überzeugt, dass der Markt weiter wachsen wird und das gilt in doppelter Hinsicht. Zum einen werden mehr Unternehmen ins HR-BPO eintreten und zum anderen werden die Servicelevel, also der Umfang der outgesourcten Prozesse zunehmen. Das führt gleichzeitig zu einer Zunahme der Komplexität, was also auch für uns als spezialisierte Berater eine Wachstumsmöglichkeit beinhaltet. Wir sehen einen starken Zusammenhang mit vernünftigen Investitionen im Projektvorfeld und der Nachhaltigkeit des Projektes und der Einschränkung der Risiken. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 7